Erhebungsrahmen und Verantwortliche festlegen
Die Projektleitung bestimmt, welche Raumentscheidung die Erhebung vorbereiten soll und welche Beschäftigtengruppen, Standorte und Arbeitsrhythmen dafür relevant sind. Der Zeitraum muss typische Wochentage und regelmäßig wiederkehrende Belastungen abbilden. Besondere Ereignisse werden gekennzeichnet. Zeitauflösung und Erhebungsdauer richten sich nach den Tätigkeitswechseln und der benötigten Planungsaussage. Beschäftigtenvertretung und Datenschutzverantwortliche werden frühzeitig beteiligt. Vor dem Start stehen Zweck, Zugriffsrechte, Aufbewahrungsdauer und ausreichend große Auswertungsgruppen fest. Eine kurze Probeerhebung zeigt, ob die Kategorien verständlich sind und sich mit vertretbarem Aufwand ausfüllen lassen.
Arbeitsarten systematisch für die Flächenplanung erfassen
Tätigkeit und benötigte Funktion erfassen
Die Teilnehmenden dokumentieren ihre Arbeitsabschnitte möglichst zeitnah. Sie trennen die tatsächlich ausgeführte Tätigkeit, den tatsächlichen Arbeitsort und die dafür benötigte Raumfunktion. Eine vertrauliche Besprechung am ungeeigneten Schreibtisch bleibt damit als Besprechungsbedarf erkennbar. Erfasst werden außerdem die Beteiligung vor Ort oder aus der Ferne, notwendige Ausstattung und Einschränkungen. Gemeinsame Termine erhalten eine neutrale Kennung zur späteren Zusammenführung. Ausweichorte, verschobene Tätigkeiten und mangels geeigneter Räume unterlassene Arbeit werden gesondert vermerkt. Die Erhebungsleitung erläutert anhand kurzer Beispiele, wie Tätigkeitswechsel und gleichzeitig genutzte Arbeitsmittel einzutragen sind.
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| Zeitraum | Tag, Beginn und Ende | Dauer und Gleichzeitigkeit bestimmen |
| Arbeitsart | Tätigkeit und Beteiligungsform | Benötigte Funktion zuordnen |
| Ort und Personen | Arbeitsort und örtliche Gruppengröße | Plätze je Standort zählen |
| Gemeinsamer Termin | Neutrale Vorgangskennung | Mehrfachzählungen bereinigen |
| Raumanforderung | Ruhe, Vertraulichkeit und Ausstattung | Funktionale Eignung bestimmen |
| Abweichung | Ausweichlösung oder unerfüllter Bedarf | Verdeckte Nachfrage erkennen |
Angaben prüfen und Mehrfachzählungen bereinigen
Die Auswertung prüft Zeitlücken, Überschneidungen, unklare Zuordnungen und den Rücklauf je Gruppe und Tagesart. Fehlende Antworten bleiben als Datenlücke sichtbar; sie gelten weder als Abwesenheit noch als fehlender Raumbedarf. Auffälligkeiten werden mit den Teilnehmenden geklärt und Korrekturen dokumentiert. Mehrere Meldungen desselben Termins werden je gemeinsam genutztem oder benötigtem Raum zusammengeführt. Die zugehörige örtliche Gruppe bestimmt dessen Platzbedarf; räumlich getrennte Teilnehmende behalten ihren eigenen Platzbedarf am jeweiligen Arbeitsort. Unzureichend vertretene Gruppen oder Zeiträume werden gezielt nacherhoben, bevor belastbare Hochrechnungen erfolgen.
Zeitgleiche Nachfrage nach Funktionen auswerten
Die geprüften Abschnitte werden entlang einer gemeinsamen Zeitachse nach Arbeitsfunktion und Standort verdichtet. So entsteht für jedes Zeitfenster die Nachfrage nach Einzelplätzen und gemeinsam genutzten Räumen unterschiedlicher Größe und Ausstattung. Regelmäßig auftretende Spitzen, ihre Dauer und seltene Sonderfälle bleiben unterscheidbar. Unerfüllter Bedarf wird getrennt ausgewiesen. Ersetzt er eine ungeeignete Ausweichnutzung, werden beide Angaben für die betroffene Person nicht addiert. Die Auswertung beschreibt, welche Gruppen und Situationen abgedeckt sind und wie verbleibende Unsicherheit das Ergebnis beeinflusst. Eine rechnerische Hochrechnung erläutert ihre Bezugsgröße und Annahmen; lückenhafte Angaben begründen keine scheinbar genaue Sollkapazität.
Ergebnisse abstimmen und Planung übergeben
Die Projektleitung bespricht die Bedarfsverläufe mit repräsentativen Nutzergruppen und gleicht sie mit ergänzenden Beobachtungen ab. Erwartete Änderungen von Aufgaben, Personalbestand oder Anwesenheitsregeln werden als eigene Zukunftsszenarien ergänzt. Das Ergebnis enthält nachvollziehbare Zuordnungsregeln, Datenqualität, offene Fragen und die zeitbezogene Nachfrage je Raumfunktion. Daraus entwickelte Raumvarianten werden mit typischen Arbeitsabläufen erprobt. Die Flächenplanung erhält einen freigegebenen, datierten Erhebungsstand und eine verantwortliche Ansprechperson. Eine erneute Erhebung wird bei wesentlichen Änderungen der Arbeit oder wiederkehrenden Nutzungskonflikten ausgelöst. Flächenumfang und Investitionen werden anschließend unter Berücksichtigung der baulichen und betrieblichen Anforderungen entschieden.
