Prüflisten Betriebsfähigkeit Flächenmanagement

1

Definierter Auftrag

Umfang und Ziele des Flächenmanagements sind verbindlich bestimmt. Flächenbereitstellung, Datenführung, Belegungssteuerung und betriebliche Nutzbarkeitsentscheidung sind nachvollziehbar abgegrenzt.

Leistungsauftrag mit Aufgaben und Entscheidungsbefugnissen.

Unternehmensleitung; vor Einrichtung und Organisationsänderung.

2

Erfasstes Portfolio

Eigene, gemietete und gemeinschaftlich genutzte Flächen sind vollständig bekannt. Außenflächen, Nebenräume und vorübergehend genutzte Bereiche bleiben nicht unberücksichtigt.

Standort- und Flächenverzeichnis mit Nutzungsrechten.

Flächenmanagement; bei Übernahme und Fortschreibung.

3

Flächenarten

Büro-, Besprechungs-, Service-, Lager-, Verkehrs- und Sonderflächen sind funktional unterschieden. Eine gemeinsame Quadratmeterzahl ersetzt keine nutzungsbezogene Eignungsbewertung.

Einheitliche Flächentypologie mit räumlicher Zuordnung.

Flächenmanagement und Nutzervertretungen; vor Planung.

4

Eigentümer und Nutzer

Aufgaben von Eigentümer, Vermieter, Betreiber, Arbeitgeber und Nutzern sind getrennt zugeordnet. Vertragliche Kostenverteilung lässt keine notwendigen Betriebsaufgaben ungeklärt.

Verantwortungs- und Schnittstellenvereinbarung.

Unternehmensleitung und Vertragsverantwortliche; vor Nutzung.

5

Leistungsniveau

Notwendige Nutzungsvoraussetzungen werden von vereinbartem Komfort und weiterführenden Entwicklungszielen unterschieden. Eine optionale Verbesserung wird nicht ohne Begründung zur Sperrvoraussetzung.

Raumbezogene Mindest- und Zielprofile.

Betreiber und Nutzerverantwortliche; vor Bereitstellung.

6

Gültige Nutzungsgrenzen

Zweck, Belegungsgrenze, Zeiten und besondere Bedingungen sind je Bereich bekannt. Eine freie Fläche wird nicht automatisch für jede Tätigkeit bereitgestellt.

Verbindliche Raum- und Nutzungsprofile.

Flächenmanagement und Arbeitgeber; vor Zuordnung.

7

Nachvollziehbare Entscheidungen

Bedarfe, Zuordnungen und Einschränkungen werden nach festgelegten Kriterien entschieden. Persönliche Einzelabsprachen erzeugen keine widersprüchlichen Parallelbelegungen.

Geregeltes Entscheidungsverfahren und dokumentierte Zuordnungen.

Flächenverantwortliche; im laufenden Betrieb.

8

Zulässige Nutzung

Vorgesehene Tätigkeiten stimmen mit der zulässigen baulichen Nutzung überein. Die frühere Verwendung eines Raums belegt nicht automatisch die Zulässigkeit einer neuen Nutzung.

Genehmigungs- und Nutzungsabgleich.

Betreiber und Bauverantwortliche; vor Erstnutzung und Änderung.

9

Nutzungsrechte

Miet-, Mitnutzungs- und Zugangsrechte decken den vorgesehenen Zeitraum und Zweck ab. Ein technisch geeigneter Raum wird nicht ohne gesicherte Verfügungsberechtigung eingeplant.

Gültige Verträge und dokumentierte Übergaben.

Vertragsverantwortliche; vor Flächenzuweisung.

10

Behördliche Bedingungen

Auflagen zu Personenzahl, Rettungswegen, Technik und Betriebszeiten sind in den Raumprofilen umgesetzt. Zeitweilige Nutzungen bleiben hinsichtlich erforderlicher Entscheidungen geprüft.

Auflagenverzeichnis mit Erfüllungsnachweisen.

Betreiber; vor Nutzungsaufnahme.

11

Arbeitsstätten bewerten

Tatsächliche Arbeitsplätze und Arbeitsabläufe sind sicher und gesundheitsgerecht eingerichtet. Eine rechnerische Flächenquote allein erfüllt diese Bewertung nicht.

Gefährdungsbeurteilung mit örtlichem Abgleich.

Arbeitgeber und Fachkraft für Arbeitssicherheit; vor Verwendung.

12

Besondere Nutzungen

Veranstaltung, Labor, Fertigung, Lagerung oder Betreuung werden bei Bedarf gesondert eingeordnet. Anforderungen eines Büros werden nicht pauschal auf Sonderflächen übertragen.

Nutzungsbezogene fachliche Bewertung.

Betreiber und zuständige Fachplanung; vor Umnutzung.

13

Vertragliche Beschränkungen

Ausbau, Untervermietung, gemeinsam genutzte Dienste und Rückbaupflichten sind bekannt. Interne Belegung überschreitet keine verbindlichen Grenzen unbemerkt.

Vertragsprüfung und festgelegte Umsetzungspflichten.

Vertragsverantwortliche und Flächenmanagement; vor Änderung.

14

Änderungsanzeige

Nutzungsänderungen und genehmigungsrelevante Umbauten werden vor Umsetzung geprüft. Ein interner Buchungs- oder Belegungsstatus ersetzt keine notwendige externe Zustimmung.

Änderungsbewertung und erforderliche Entscheidungen.

Betreiber; bei jedem relevanten Änderungsanlass.

15

Tätigkeiten erfassen

Konzentration, Zusammenarbeit, Kommunikation, vertrauliche Arbeit und Sonderaufgaben sind getrennt ermittelt. Anwesenheit allein beschreibt noch nicht den Flächenbedarf.

Bestätigte Tätigkeits- und Nutzungsprofile.

Nutzerverantwortliche und Flächenmanagement; vor Planung.

16

Personengruppen

Beschäftigte, Besucher, Fremdfirmen und weitere Nutzer sind mit ihren tatsächlichen Aufenthaltszeiten berücksichtigt. Externe Personen werden nicht aus der Kapazitätsbetrachtung ausgeblendet.

Belegungs- und Nutzerübersicht.

Nutzerverantwortliche; bei Bedarfsermittlung.

17

Gleichzeitigkeit

Zeitliche Überschneidung und wiederkehrende Spitzen sind erfasst. Ein niedriger Wochendurchschnitt beweist keine ausreichende Kapazität an stark belegten Tagen.

Zeitbezogene Bedarfsanalyse mit Spitzenszenarien.

Flächenmanagement; vor Bemessung.

18

Funktionale Nähe

Notwendige Nähe, Erreichbarkeit und funktionale Beziehungen sind bekannt. Eine rein rechnerische Verteilung auf Restflächen verschlechtert keine unverzichtbaren Arbeitsabläufe.

Abgestimmtes Funktions- und Beziehungsdiagramm.

Organisationsentwicklung; bei Standort- und Belegungsplanung.

19

Vertraulichkeit

Gespräche, Unterlagen und Bildschirmarbeit mit erhöhtem Schutzbedarf erhalten geeignete Bedingungen. Offene Flächen werden nicht ohne Prüfung für jede vertrauliche Aufgabe vorgesehen.

Aufgabenbezogene Schutz- und Raumprofile.

Nutzerverantwortliche und Datenschutz; vor Zuordnung.

20

Besondere Bedürfnisse

Individuelle funktionale Anforderungen werden unter Wahrung der Privatsphäre berücksichtigt. Pauschale Durchschnittsarbeitsplätze verdrängen keine notwendigen Anpassungen.

Bedarfsklärung und geeignete Arbeitsplatzentscheidung.

Arbeitgeber und zuständige Beratungsfunktionen; vor Bereitstellung.

21

Änderung des Bedarfs

Personalentwicklung, neue Aufgaben und Arbeitsmodelle lösen eine Fortschreibung aus. Historische Stellenpläne werden nicht dauerhaft als aktueller Nutzungsbedarf behandelt.

Geregelte Aktualisierung mit bestätigtem Bedarfsstand.

Nutzerverantwortliche; bei Organisationsänderung und regelmäßig.

22

Messzweck

Planungsfläche, betriebliche Nutzfläche und mietvertragliche Abrechnungsfläche sind eindeutig unterschieden. Ein Wert wird nur innerhalb seines definierten Messzwecks verwendet.

Festgelegte Begriffe und Messregeln je Auswertung.

Flächenmanagement und Vertragsverantwortliche; vor Datenerfassung.

23

Verbindliche Systematik

Angewendete Flächengliederung und Ausgabestand sind dokumentiert. Unterschiedliche Berechnungsregeln werden nicht unbemerkt in einer Kennzahl zusammengeführt.

Datenstandard mit definierter Flächenzuordnung.

Datenverantwortliche; vor Aufbau des Bestands.

24

Geometrischer Bestand

Raumgrenzen, Nischen, Einbauten und relevante Höhen sind tatsächlich aufgenommen. Veraltete Entwurfspläne werden nicht als geprüfter Bestand ausgegeben.

Aufmaß und Abgleich mit den vorhandenen Räumen.

Vermessung und Flächenmanagement; bei Übernahme und Umbau.

25

Nutzbare Fläche

Durch Einbauten, Möblierung und erforderliche Wege eingeschränkte Nutzbarkeit ist erkennbar. Brutto- oder Mietfläche wird nicht direkt in Arbeitsplatzkapazität umgerechnet.

Nutzungsbezogener Flächen- und Möblierungsabgleich.

Fachplanung und Flächenmanagement; vor Belegung.

26

Mehrgeschossige Bereiche

Ebenen, Galerien und gegebenenfalls Lufträume sind eindeutig behandelt. Doppelte Erfassung und fiktiv nutzbare Flächen werden ausgeschlossen.

Plausibilitätskontrolle der Geschoss- und Raumgeometrie.

Datenverantwortliche; bei Bestandsaufnahme.

27

Messqualität

Genauigkeit und Unsicherheit passen zur Entscheidung. Grobe Schätzwerte werden nicht als belastbare Grundlage einer engen Belegungs- oder Abrechnungsentscheidung verwendet.

Aufmaßnachweis mit Verfahren und Genauigkeit.

Vermessung und Auftraggeber; vor Übernahme der Werte.

28

Nachmessung

Umbau, Raumteilung und auffällige Abweichungen führen zur Aktualisierung. Geänderte Geometrien werden nicht nur in der grafischen Darstellung korrigiert.

Änderungsaufmaß und nachgeführte Flächenwerte.

Flächenmanagement; nach baulichen Änderungen.

29

Eindeutige Raumkennung

Jeder Raum und relevante Teilbereich besitzt eine dauerhafte, eindeutige Kennung. Umbenennungen erzeugen keine verwechslungsfähigen Dubletten.

Raumverzeichnis und örtliche Beschriftung.

Flächenmanagement; vor Inbetriebnahme und nach Teilung.

30

Hierarchische Zuordnung

Standort, Gebäude, Geschoss, Zone und Raum sind widerspruchsfrei verknüpft. Gleichnamige Räume an unterschiedlichen Orten bleiben eindeutig unterscheidbar.

Geprüfte Raumhierarchie.

Datenverantwortliche; bei Datenanlage.

31

Raumprofil

Nutzung, zulässige Kapazität, Ausstattung und wesentliche Einschränkungen sind strukturiert verfügbar. Kritische Bedingungen sind nicht ausschließlich in freien Notizen verborgen.

Vollständiges Raumdatenblatt.

Flächenmanagement und Fachverantwortliche; vor Bereitstellung.

32

Zuständigkeit

Verantwortliche Nutzer- und Betreiberfunktionen sind dem Raum zugeordnet. Eine organisatorische Zuordnung ersetzt nicht die Zuständigkeit für Wartung oder Gefahrenabwehr.

Raumbezogene Verantwortungsdaten.

Betreiber; bei Übernahme und Umorganisation.

33

Ausstattungsbezug

Möbel, technische Anschlüsse und besondere Hilfsmittel sind soweit betriebsnotwendig dem Raum zugeordnet. Austausch und Verlagerung werden zeitnah nachgeführt.

Ausstattungsverzeichnis und örtliche Kontrolle.

Flächenmanagement und Serviceverantwortliche; nach Änderungen.

34

Nachweisbezug

Nutzungsrelevante Prüfungen und Einschränkungen sind auffindbar dem Raum zugeordnet. Ein vorhandenes Dokument ohne erkennbaren Geltungsbereich belegt keine Eignung.

Verknüpfte Nachweise mit gültigem Raumbezug.

Betreiber; vor Nutzungsentscheidung.

35

Gültigkeit

Daten enthalten Bearbeitungsstand und verantwortliche Pflege. Veraltete oder ungeprüfte Angaben sind erkennbar und werden nicht als bestätigter Zustand genutzt.

Geregelte Datenfreigabe und Aktualitätskontrolle.

Datenverantwortliche; laufend.

36

Führende Datenquelle

Für Geometrie, Kapazität, Belegung und Raumstatus ist jeweils die maßgebende Quelle festgelegt. Mehrere Systeme erzeugen keine konkurrierenden Wahrheiten.

Datenführungs- und Schnittstellenregelung.

Flächenmanagement und Informationstechnik; vor Einführung.

37

Grafik und Sachdaten

Grundrisse und strukturierte Raumdaten stimmen überein. Raumteilung und Zusammenlegung werden in beiden Darstellungen vollständig nachgeführt.

Abgleich zwischen Plan, Datenbank und Örtlichkeit.

Datenverantwortliche; nach Umbauten.

38

Modellnutzung

Gebäudemodelle werden nur mit bekanntem Bestandsstand und passender Informationstiefe verwendet. Ein visuell vollständiges Modell wird nicht als automatisch geprüfter Nutzbarkeitsnachweis behandelt.

Modell- und Bestandsprüfung für den konkreten Verwendungszweck.

Modellverantwortliche und Flächenmanagement; vor Übernahme.

39

Datenaustausch

Kennungen, Einheiten und Statuswerte bleiben beim Austausch erhalten. Unvollständige Übertragungen werden erkannt und kontrolliert korrigiert.

Schnittstellentest und Fehlerprotokolle.

Informationstechnik; bei Einrichtung und Änderungen.

40

Plausibilitätskontrolle

Unmögliche Flächenwerte, doppelte Räume und widersprüchliche Kapazitäten werden systematisch gefunden. Korrekturen erhalten nachvollziehbare Verantwortlichkeit.

Regelmäßige Qualitätsprüfung mit bereinigten Befunden.

Datenverantwortliche; nach festgelegtem Plan.

41

Zugriffsrechte

Schreibrechte sind auf befugte Personen begrenzt. Nutzer können notwendige Informationen lesen, ohne vertrauliche Daten unzulässig einzusehen.

Rollen- und Berechtigungskonzept.

Betreiber und Datenschutz; vor Systemnutzung.

42

Sicherung und Ausfall

Notwendige Bestands- und Statusinformationen bleiben bei Systemausfall zugänglich. Wiederherstellung und Datenexport sind praktisch erprobt.

Sicherungs- und Wiederherstellungstest.

Informationstechnik und Flächenmanagement; regelmäßig.

43

Reale Kapazität

Personenzahl und Arbeitsplatzanzahl folgen Raumgeometrie, Tätigkeit, Ausstattung und Schutzbedingungen. Die Anzahl hineingestellter Stühle definiert keine zulässige Belegung.

Fachlich geprüfte Kapazität je Nutzungsart.

Arbeitgeber und Fachplanung; vor Bereitstellung.

44

Spitzen nach Flächentyp

Engpässe werden für Arbeitsplätze, Besprechung, Rückzug und Gemeinschaftsbereiche getrennt untersucht. Freie Schreibtische gleichen fehlende vertrauliche Gesprächsräume nicht automatisch aus.

Zeitbezogene Kapazitätsbilanz nach Nutzungstyp.

Flächenmanagement; bei Planung und Monitoring.

45

Präsenzannahmen

Annahmen zu Anwesenheit und mobiler Arbeit sind nachvollziehbar und tatsächlich belastbar. Abwesenheit im Jahresmittel wird nicht mit gleichmäßiger täglicher Verfügbarkeit verwechselt.

Begründete Präsenzszenarien und Sensitivitätsprüfung.

Nutzerverantwortliche; vor Entscheidung über Verdichtung.

46

Gemeinschaftliche Kapazitäten

Sanitär-, Pausen-, Garderoben- und Verkehrsflächen passen zur vorgesehenen Gesamtbelegung. Eine größere Zahl von Arbeitsplätzen überlastet diese Nebenfunktionen nicht.

Gesamtbelegungsabgleich aller unterstützenden Flächen.

Betreiber und Fachplanung; vor Erweiterung.

47

Technische Kapazität

Lüftung, elektrische Anschlüsse und weitere Versorgung reichen für die tatsächlich belegten Räume aus. Raumgröße allein belegt keine ausreichende technische Kapazität.

Leistungsabgleich mit maximal vorgesehener Nutzung.

Fachplanung; vor Belegungserhöhung.

48

Reserve und Puffer

Erforderliche Reserve folgt realistischen Ausfällen, Projektspitzen und Unsicherheiten. Als Reserve bezeichnete Räume sind tatsächlich geeignet und verfügbar.

Begründete Reservestrategie mit nutzbaren Ausweichflächen.

Flächenmanagement; bei Kapazitätsplanung.

49

Engpassgrenzen

Es ist festgelegt, wann zeitliche Entzerrung genügt und wann zusätzliche Kapazität erforderlich wird. Sicherheits- und Eignungsgrenzen werden nicht durch Überbuchung umgangen.

Eskalations- und Ausweichregeln.

Betreiber und Nutzerverantwortliche; vor Engpasssituationen.

50

Kapazität fortschreiben

Neue Teams, geänderte Aufgaben und veränderte Anwesenheit führen zur Neubewertung. Alte Kapazitätswerte bleiben nicht ungeprüft in Buchungssystemen bestehen.

Aktualisierte Kapazitätsdaten mit Entscheidung.

Flächenmanagement; bei Änderungen und regelmäßig.

51

Arbeits- und Bewegungsraum

Menschen können ihre Aufgaben mit den erforderlichen Bewegungsflächen ausführen. Engstellen werden nicht durch eine günstige Gesamtfläche des Raums gerechtfertigt.

Maßprüfung am eingerichteten Arbeitsplatz.

Arbeitgeber und Fachplanung; vor Nutzung.

52

Verkehrsflächen

Wege zwischen Arbeitsplätzen, Türen und gemeinsamen Einrichtungen sind ausreichend nutzbar. Laufwege werden nicht als frei belegbare Arbeitsplatzreserve behandelt.

Möblierungs- und Wegeprüfung.

Betreiber; vor Einrichtung und nach Umstellung.

53

Türbereiche

Türflügel, Bedienung und erforderliche Bewegungsflächen bleiben frei. Nachträglich abgestellte Möbel verhindern weder Zugang noch Flucht.

Örtliche Funktions- und Freiraumkontrolle.

Flächenverantwortliche; laufend.

54

Raumhöhe und Einbauten

Lichte Höhe, Dachschrägen und Installationen passen zur vorgesehenen Nutzung. Flächen unter eingeschränkten Höhen werden nicht ungeprüft gleichwertig angerechnet.

Aufmaß und nutzungsbezogene Eignungsprüfung.

Fachplanung; vor Belegung.

55

Möblierungsvarianten

Zulässige Bestuhlungs- und Tischanordnungen sind bei wechselnder Nutzung definiert. Jede Variante erhält eine passende Kapazität und sichere Wege.

Geprüfte Layoutvarianten mit Belegungsgrenzen.

Betreiber und Veranstaltungsleitung; vor Nutzung.

56

Wartungs- und Bedienflächen

Technik, Fenster und erforderliche Bedienelemente bleiben erreichbar. Flächeneffizienz verdrängt keine notwendigen Wartungs- oder Rettungszugänge.

Abgleich mit technischen Bedien- und Wartungsanforderungen.

Betreiber und Fachplanung; vor Möblierung.

57

Boden und Lasten

Bodenbeschaffenheit und Tragfähigkeit passen zu Möblierung, Lagerung und gegebenenfalls Transport. Verdichtete Akten- oder Materiallager werden gesondert bewertet.

Zustands- und Lastnachweis.

Bauverantwortliche; vor Nutzungsänderung.

58

Geeigneter Arbeitsplatz

Tisch, Sitz und Arbeitsmittel passen zur Tätigkeit und erforderlichen Körperhaltung. Vorhandene Möbel werden nicht allein wegen ihrer Stückzahl als ausreichende Ausstattung gewertet.

Arbeitsplatzbeurteilung und praktische Nutzungsprobe.

Arbeitgeber und Nutzerverantwortliche; vor Bereitstellung.

59

Anpassbarkeit

Notwendige Einstellungen sind möglich, funktionsfähig und verständlich. Wechselnde Nutzer können den Arbeitsplatz ohne vermeidbare Hindernisse passend einrichten.

Funktionsprüfung und verständliche Einstellhinweise.

Arbeitsplatzservice; bei Übergabe und Kontrollen.

60

Bildschirmarbeit

Bildschirme, Eingabemittel und Anordnung erlauben die vorgesehene Arbeit. Ein mobiler Rechner auf beliebiger Fläche gilt nicht automatisch als geeigneter Dauerarbeitsplatz.

Aufgabenbezogene Beurteilung des eingerichteten Platzes.

Arbeitgeber; vor dauerhafter Nutzung.

61

Elektrische Anschlüsse

Steckdosen und Datenanschlüsse sind sicher erreichbar und ausreichend vorhanden. Provisorische Leitungen schaffen keine Stolperstellen oder unzulässige elektrische Belastung.

Anschluss- und Sichtprüfung.

Betreiber und Elektrofachkräfte; vor Nutzung.

62

Stauraum

Arbeitsmittel und persönliche Gegenstände können sicher aufbewahrt werden. Fehlender Stauraum führt nicht zu belegten Flucht- und Bewegungsflächen.

Bedarfsgerechtes Aufbewahrungskonzept und örtliche Kontrolle.

Flächenmanagement und Nutzerverantwortliche; vor Belegung.

63

Spezielle Hilfsmittel

Erforderliche individuelle Ausstattung ist tatsächlich verfügbar und dem Nutzer zugänglich. Geteilte Arbeitsplätze beseitigen keine arbeitsplatzbezogenen Anpassungsbedarfe.

Bereitstellungs- und Funktionsnachweise.

Arbeitgeber und Arbeitsplatzservice; vor Nutzung.

64

Möbelzustand

Beschädigte oder instabile Möbel werden erkannt, gesperrt und ersetzt. Eine abgeschlossene Reparatur wird vor Wiederbereitstellung geprüft.

Kontroll- und Reparaturnachweise.

Betreiber und Serviceverantwortliche; nach Meldung und regelmäßig.

65

Ausreichende Luftversorgung

Lüftung und nutzbare Öffnungen passen zur vorgesehenen Personenzahl und Tätigkeit. Eine hohe Raumkapazität wird nicht ohne Nachweis der Luftversorgung festgelegt.

Lüftungsbewertung unter maßgebender Belegung.

Fachplanung und Arbeitgeber; vor Nutzung.

66

Raumtemperaturen

Raumtemperatur, Sonneneinstrahlung und Wärmequellen sind für die Tätigkeit bewertet. Eine gebuchte Fläche bleibt bei unzulässigen Bedingungen nicht ungeprüft verfügbar.

Arbeitsplatzbezogene Temperaturbeurteilung und Reaktionsplan.

Betreiber und Arbeitgeber; saisonal und bei Beschwerden.

67

Bedienbarkeit

Notwendige Lüftungs- und Sonnenschutzeinrichtungen sind zugänglich und verständlich bedienbar. Möblierung oder fehlende Berechtigung verhindert keine erforderliche Nutzung.

Funktions- und Zugangskontrolle.

Betreiber; vor Übergabe und nach Umstellung.

68

Feuchte und Schäden

Feuchte, Schimmelverdacht und sonstige hygienische Auffälligkeiten werden fachlich untersucht. Überstreichen oder Geruchsüberdeckung gelten nicht als Ursachenbeseitigung.

Befundbewertung und überprüfte Sanierungsmaßnahmen.

Betreiber; bei Auffälligkeiten.

69

Stoffeinträge

Reinigungsmittel, neue Ausstattungen und benachbarte Tätigkeiten erzeugen keine unbewertete Raumluftbelastung. Beschwerden werden mit tatsächlicher Nutzung und Exposition betrachtet.

Gefährdungsbeurteilung und gegebenenfalls geeignete Untersuchung.

Arbeitgeber und Fachverantwortliche; bei Änderungen und Beschwerden.

70

Raum-in-Raum-Systeme

Kabinen und geschlossene Einbauten besitzen ausreichende Luft-, Licht- und Sicherheitsbedingungen. Die technische Eignung des umgebenden Großraums wird nicht auf ihren Innenraum übertragen.

Produkt- und Einbaubewertung mit Funktionsprüfung.

Fachplanung und Betreiber; vor Aufstellung.

71

Einschränkungen

Ausfall von Lüftung oder Temperaturführung wird nach tatsächlicher Nutzung bewertet. Zulässige reduzierte Belegung ist konkret festgelegt und wirksam kommuniziert.

Befristete Nutzungsentscheidung mit Kontrollen.

Arbeitgeber und Betreiber; vor Weiterbetrieb.

72

Aufgabenbezogenes Licht

Beleuchtung unterstützt die tatsächlich ausgeführten Sehaufgaben. Allgemeinbeleuchtung und Arbeitsplatzbeleuchtung sind aufeinander abgestimmt.

Beleuchtungsbewertung und geeignete Messungen.

Arbeitgeber und Elektrofachplanung; vor Nutzung.

73

Blendung und Reflexion

Fenster, Leuchten und Bildschirmstellung erzeugen keine unzumutbaren Blend- oder Reflexionsbedingungen. Umstellungen berücksichtigen die tatsächliche Blickrichtung.

Nutzungsprobe und Arbeitsplatzkontrolle.

Flächenmanagement und Nutzerverantwortliche; nach Möblierung.

74

Sonnenschutz

Erforderlicher Schutz gegen direkte Sonneneinstrahlung funktioniert und bleibt bedienbar. Defekte Einrichtungen werden bei der Raumnutzbarkeit berücksichtigt.

Funktionsprüfung und Mängelbearbeitung.

Betreiber; vor saisonaler Belastung und nach Meldung.

75

Störende Geräusche

Gespräche, Technik und benachbarte Nutzungen sind hinsichtlich der Arbeitsaufgabe bewertet. Ein freier Tisch in lauter Umgebung ersetzt keinen notwendigen Konzentrationsplatz.

Akustische Bewertung und Nutzerbeobachtung.

Arbeitgeber und Fachplanung; vor Zonierung.

76

Raumakustik

Oberflächen, Absorber und Raumgestaltung passen zu Belegung und Nutzung. Nachträglicher Möbelaustausch verändert die akustische Wirkung nicht unbewertet.

Raumakustischer Nachweis und praktische Überprüfung.

Fachplanung; vor Nutzung und nach Umbau.

77

Vertrauliche Kommunikation

Sprachschutz und erforderliche Abtrennung passen zu Gesprächen mit Schutzbedarf. Sichtschutz allein ersetzt keinen ausreichenden akustischen Schutz.

Aufgabenbezogene Raumprüfung.

Nutzerverantwortliche; vor Nutzung vertraulicher Bereiche.

78

Rückzug und Alternativen

Bei gemischten Tätigkeiten stehen geeignete Ausweich- und Rückzugsräume tatsächlich zur Verfügung. Geplante, aber dauerhaft ausgebuchte Angebote gelten nicht als gesicherte Lösung.

Zeitbezogener Kapazitäts- und Verfügbarkeitsnachweis.

Flächenmanagement; bei Betriebsbewertung.

79

Erreichbare Nutzungskette

Zugang, Arbeitsplatz, Nebenräume und erforderliche Hilfen sind als zusammenhängender Weg geeignet. Eine barrierefrei erreichbare Eingangstür allein genügt nicht.

Begehung der vollständigen Nutzungskette.

Betreiber und zuständige Fachplanung; vor Bereitstellung.

80

Bewegung und Transfer

Erforderliche Bewegungs-, Wende- und Transferflächen bleiben in der tatsächlichen Möblierung frei. Flexible Belegung verkleinert notwendige Freiräume nicht.

Maßprüfung und praktische Nutzungsprobe.

Flächenmanagement; vor Belegung und nach Umstellung.

81

Bedienelemente

Türen, Schalter, Buchungsanzeigen und andere notwendige Elemente sind erreichbar und wahrnehmbar. Ausschließlich visuelle oder akustische Bedienhinweise werden bedarfsgerecht ergänzt.

Prüfung mit den betroffenen Nutzungsanforderungen.

Betreiber; vor Einführung und nach Änderungen.

82

Orientierung

Räume und Wege sind verständlich erkennbar. Eindeutige Bezeichnungen, Kontraste und geeignete Informationsformen unterstützen unterschiedliche Wahrnehmungs- und Verständigungsbedürfnisse.

Orientierungstest und Rückmeldungen der Nutzer.

Flächenmanagement und Nutzervertretungen; vor Nutzung.

83

Individuelle Ausstattung

Notwendige Hilfsmittel und geeignete Plätze stehen zu den tatsächlich benötigten Zeiten bereit. Eine allgemeine Poolregel verhindert keine begründete individuelle Zuordnung.

Bedarfsgerechte Zuordnung und Verfügbarkeitsprüfung.

Arbeitgeber; bei Einrichtung und Belegungsänderung.

84

Gemeinsame Einrichtungen

Sanitär-, Pausen- und Besprechungsräume sind für die betroffenen Personen nutzbar und erreichbar. Ein passender Einzelarbeitsplatz gleicht fehlende Nebenfunktionen nicht aus.

Bereichsübergreifende Eignungsprüfung.

Betreiber und Arbeitgeber; vor Nutzung.

85

Sichere Räumung

Raumzuordnung und Unterstützungsbedarf sind mit der Evakuierungsorganisation abgestimmt. Ein geeigneter Alltagszugang belegt noch keine sichere Flucht im Ereignisfall.

Abgestimmtes Hilfs- und Räumungskonzept.

Arbeitgeber und Sicherheitsverantwortliche; vor Zuordnung.

86

Vertraulicher Bedarf

Besondere Anforderungen werden nur im erforderlichen Umfang weitergegeben. Buchungssysteme machen keine Gesundheitsdaten öffentlich sichtbar.

Datenschutzgerechte Informations- und Berechtigungsregelung.

Arbeitgeber und Datenschutz; vor Datenverarbeitung.

87

Belegungsgrenze

Personenzahl und Nutzung passen zu den verfügbaren Flucht- und Rettungsbedingungen. Zusätzliche Sitzplätze werden nicht allein durch die Buchungssoftware zugelassen.

Fachlich bestätigte Kapazität mit Schutzbedingungen.

Betreiber und Brandschutzplanung; vor Nutzung.

88

Freie Wege

Flucht- und Verkehrswege bleiben frei von Möbeln, Kartons und Zwischennutzung. Eine vorübergehende Ablage wird nicht automatisch als unkritisch behandelt.

Regelmäßige Begehungen und umgesetzte Mängelbeseitigung.

Nutzerverantwortliche und Betreiber; laufend.

89

Türfunktion

Erforderliche Ausgänge sind während der Nutzung ohne unzulässige Hindernisse verwendbar. Zutrittsregelungen beeinträchtigen keine notwendige Fluchtfunktion.

Funktionsprüfung in der tatsächlichen Betriebsart.

Betreiber und Fachfirma; vor Nutzung und nach Änderungen.

90

Alarmwahrnehmung

Warn- und Räumungssignale sind in allen vorgesehenen Aufenthaltsbereichen wahrnehmbar. Geschlossene Kabinen und Sonderräume sind mitbewertet.

Praktische Alarmierungsprüfung.

Sicherheitsverantwortliche; vor Belegung und nach Umbau.

91

Schutzanlagen freihalten

Trennwände, Deckenobjekte und hohe Möbel behindern keine erforderlichen Melde-, Lösch- oder Rauchschutzfunktionen. Jede neue Abschirmung wird fachlich geprüft.

Abgleich der Möblierung mit dem Schutzkonzept.

Fachplanung und Betreiber; vor Umsetzung.

92

Brandlasten

Lagerung, Dekorationen und zusätzliche Ausstattung bleiben im zulässigen Rahmen. Eine leere Verkehrsfläche wird nicht ohne Bewertung zum Akten- oder Materiallager.

Nutzungs- und Brandlastkontrolle.

Nutzerverantwortliche; laufend und bei Änderungen.

93

Einsatz- und Rettungszugang

Notwendige Zugänge und Hilfsmittel bleiben erreichbar. Raumteilungen und Nummernänderungen werden in Einsatz- und Orientierungsinformationen nachgeführt.

Begehung und aktualisierte Unterlagen.

Betreiber; nach baulichen und organisatorischen Änderungen.

94

Sanitärversorgung

Sanitärbereiche sind für die tatsächliche Belegung geeignet, erreichbar und funktionsfähig. Sperrungen werden hinsichtlich verbleibender Kapazität und zumutbarer Wege bewertet.

Belegungsabgleich und Zustandskontrolle.

Betreiber und Arbeitgeber; vor Nutzung und bei Ausfällen.

95

Pausen und Erholung

Erforderliche Pausen- und gegebenenfalls Bereitschaftsflächen sind verfügbar. Sie werden nicht ohne Prüfung dauerhaft in Arbeits- oder Lagerflächen umgewandelt.

Nutzungskonzept und tatsächliche Verfügbarkeitskontrolle.

Arbeitgeber und Flächenmanagement; vor Umwidmung.

96

Umkleiden und Aufbewahrung

Tätigkeitsbedingt notwendige Umkleiden und persönliche Aufbewahrung sind ausreichend vorhanden. Reine Arbeitsplatzanzahl berücksichtigt diesen Bedarf nicht automatisch.

Bedarfsermittlung und Ausstattungsnachweis.

Arbeitgeber; vor Belegung.

97

Druck- und Materialzonen

Geräte, Papier und Verbrauchsmaterial sind sicher angeordnet und erreichbar. Geräusche, Wärme und Verkehrsbewegungen beeinträchtigen benachbarte Arbeitsplätze nicht unbewertet.

Standort- und Gefährdungsbeurteilung.

Flächenmanagement und Nutzerverantwortliche; vor Einrichtung.

98

Reinigungs- und Serviceräume

Personal, Geräte und Mittel der Gebäudedienste erhalten geeignete Arbeits- und Lagerflächen. Flächenverdichtung verdrängt keine notwendige betriebliche Unterstützung.

Serviceflächenkonzept und örtlicher Eignungsnachweis.

Betreiber und Dienstleistungssteuerung; vor Bereitstellung.

99

Besucherunterstützung

Empfang, Wartebereiche, Garderoben und gegebenenfalls Besprechungsversorgung passen zum erwarteten Besucheraufkommen. Gäste blockieren keine Flucht- oder Arbeitsbereiche.

Besucherablauf und Kapazitätskontrolle.

Empfangs- und Flächenverantwortliche; vor Nutzung.

100

Technikräume

Erforderliche Technikflächen bleiben zugänglich und frei von zweckfremder Lagerung. Ihre ungenutzte Bodenfläche wird nicht als frei verfügbare Reserve ausgewiesen.

Raumwidmung und wiederkehrende Zugangskontrolle.

Betreiber; laufend.

101

Besprechung und Veranstaltung

Kapazität, Bestuhlung, Technik und Rettungswege passen zum konkreten Veranstaltungsformat. Steh-, Reihen- und Tischbestuhlung werden nicht mit einer einheitlichen Personenzahl geführt.

Geprüfte Nutzungsvarianten und Aufbaukontrolle.

Veranstaltungsleitung und Betreiber; vor Nutzung.

102

Lager und Archiv

Lasten, Lagerhöhen, Brandschutz und Zugriff passen zum Lagergut. Eine ehemalige Bürofläche wird nicht ungeprüft zum verdichteten Archiv.

Last- und Nutzungseignungsnachweis.

Betreiber und Fachplanung; vor Umwidmung.

103

Fertigung und Werkstatt

Medien, Boden, Absaugung, Verkehrswege und Schutzmaßnahmen passen zu den Tätigkeiten. Flächenmanagement bestätigt die räumliche Bereitstellung, nicht eigenständig die Maschinensicherheit.

Schnittstellen- und Nutzungseignungsprüfung.

Produktion und Fachverantwortliche; vor Einrichtung.

104

Labor und kontrollierte Bereiche

Stoffe, Reinheit, Druckverhältnisse und Zugangsbeschränkungen sind für die tatsächliche Nutzung bewertet. Eine allgemeine Raumfreigabe ersetzt keine notwendige fachliche Betriebsentscheidung.

Fachspezifischer Eignungs- und Übergabenachweis.

Zuständige Labor- oder Prozessverantwortliche; vor Nutzung.

105

Betriebsgastronomie

Speise-, Ausgabe- und Küchenbereiche werden mit Hygiene, Lieferwegen und technischer Ausstattung abgestimmt. Ausgewiesene Sitzplätze beweisen keine ausreichende Versorgungsleistung.

Betriebskonzept und Kapazitätsabgleich.

Gastronomieleitung und Betreiber; vor Änderung.

106

Außen- und Verkehrsflächen

Witterung, Beleuchtung, sichere Wege und tatsächliche Belastung sind berücksichtigt. Außenflächen werden nicht nur geometrisch als verfügbare Nutzfläche geführt.

Standortbezogene Gefährdungs- und Nutzungsbewertung.

Betreiber; vor Nutzung und saisonal.

107

Temporäre Räume

Container, Zwischenflächen und Projektflächen besitzen geeignete Versorgung und Schutzbedingungen. Eine begrenzte Nutzungsdauer ersetzt keine notwendige Eignungsprüfung.

Befristetes Nutzungskonzept mit Nachweisen.

Betreiber und Nutzerverantwortliche; vor Belegung.

108

Eindeutige Zustände

Nutzbar, eingeschränkt nutzbar, gesperrt und außer Betrieb sind verständlich definiert. Ursachen und Prioritäten werden zusätzlich geführt, ohne den Zustand zu verschleiern.

Verbindliches Statusmodell mit Beispielen.

Betreiber und Flächenmanagement; vor Einführung.

109

Zustandsverantwortung

Es ist festgelegt, wer vorsorglich sperren, Bedingungen bestimmen und die Nutzung wieder zulassen darf. Meldungsannahme verleiht nicht automatisch fachliche Entscheidungsbefugnis.

Zuständigkeits- und Befugnisregelung.

Unternehmensleitung; vor Betrieb.

110

Geltungsbereich

Statusentscheidungen beziehen sich eindeutig auf Raum, Teilfläche, Zone und Nutzungsart. Eine Teilstörung führt nicht zu einer unklaren Aussage für das gesamte Gebäude.

Bereichsbezogener Statuseintrag.

Entscheidungsbefugte Funktion; bei jeder Änderung.

111

Dokumentierter Anlass

Relevante Statuswechsel enthalten Ursache, Zeitpunkt, Entscheidung und notwendige Bedingungen. Ein freier Kommentar ersetzt keine eindeutige Nutzbarkeitsaussage.

Nachvollziehbarer Statusverlauf.

Flächenmanagement; bei Statuspflege.

112

Wirksame Sperre

Gesperrte Flächen werden in Buchung, Nutzerinformation und erforderlicher örtlicher Kennzeichnung berücksichtigt. Eine digitale Markierung allein verhindert noch keine gefährliche Nutzung.

Abgleich aller betroffenen Informations- und Zugangskanäle.

Betreiber; unmittelbar bei Sperrung.

113

Mehrere Ursachen

Die Behebung eines Einzelmangels hebt eine weitere Nutzungsbeschränkung nicht automatisch auf. Fachliche Teilbestätigungen werden zu einer begründeten Raumentscheidung zusammengeführt.

Vollständige Liste relevanter Ursachen und Abschlussnachweise.

Betreiber und Fachverantwortliche; vor Wiederfreigabe.

114

Auflagen überwachen

Reduzierte Belegung, zeitliche Begrenzung und andere Bedingungen sind praktisch kontrollierbar. Überschreitung oder Fristablauf löst eine erneute Entscheidung aus.

Befristeter Status mit Kontrolle und Eskalation.

Betreiber und Nutzerverantwortliche; während der Einschränkung.

115

Schlanke Nachweisform

Dokumentationsumfang passt zum Risiko und bleibt im Alltag pflegbar. Ein formaler Raumfreigabeschein wird nicht ohne Rechts- oder Betriebsgrund für jeden geringfügigen Statuswechsel vorausgesetzt.

Risikogerechte Dokumentationsregel.

Betreiber; bei Prozessfestlegung.

116

Vollständiger Antrag

Bedarf nennt Zweck, Zeitraum, Personen, Ausstattung und besondere Bedingungen. Die reine Anforderung einer Quadratmeterzahl genügt nicht zur geeigneten Bereitstellung.

Bestätigtes Anforderungsprofil.

Nutzerverantwortliche; vor Flächenentscheidung.

117

Bedarf plausibilisieren

Vorhandene Möglichkeiten und tatsächliche Engpässe werden geprüft. Begründeter Bedarf wird nicht allein wegen einer pauschalen Flächenquote zurückgewiesen.

Nachvollziehbare Bedarfs- und Bestandsprüfung.

Flächenmanagement; vor Zuordnung.

118

Eignung vergleichen

Mögliche Räume werden nach Funktion, Erreichbarkeit, Kapazität und notwendigem Aufwand verglichen. Niedrige Kosten allein machen eine ungeeignete Fläche nicht nutzbar.

Dokumentierter Eignungsvergleich.

Flächenmanagement und Fachverantwortliche; vor Entscheidung.

119

Konflikte entscheiden

Überlappende Anforderungen werden transparent mit geregelter Priorität behandelt. Sicherheits- und Anpassungsbedarfe bleiben von verhandelbaren Komfortwünschen unterscheidbar.

Zuordnungsentscheidung mit Begründung.

Entscheidungsbefugte Leitung; bei Konflikten.

120

Leistungen bestellen

Notwendige Möbel, Technik, Reinigung und Zugang werden mit Termin und Verantwortung veranlasst. Eine Flächenzusage gilt nicht als Nachweis erledigter Bereitstellung.

Abgestimmter Bereitstellungsauftrag.

Flächenmanagement; nach Zuordnung.

121

Nutzung übergeben

Tatsächlicher Raumzustand und vereinbarte Ausstattung werden gemeinsam geprüft. Restpunkte erhalten eine nachvollziehbare Bewertung ihrer Nutzungswirkung.

Übergabeprotokoll und Nutzungsinformation.

Betreiber und Nutzerverantwortliche; vor Bezug.

122

Befristung nachhalten

Zeitweilige Zuordnungen besitzen Endtermin und Rückgabe- oder Verlängerungsentscheidung. Projektflächen bleiben nicht unbemerkt dauerhaft blockiert.

Fristenkontrolle und bestätigte Folgeentscheidung.

Flächenmanagement; vor Ende der Nutzung.

123

Buchbare Eignung

Buchbare Räume und Plätze besitzen ein bestätigtes Nutzungsprofil. Kapazität und notwendige Ausstattung sind vor der Reservierung erkennbar.

Abgleich von Buchungsangebot und Raumprofil.

Flächenmanagement; vor Veröffentlichung im internen System.

124

Statuskopplung

Gesperrte oder eingeschränkt nutzbare Flächen werden korrekt behandelt. Eine vorhandene Reservierung überstimmt keine betriebliche Sperre.

Test der Status- und Buchungsschnittstelle.

Systemverantwortliche; bei Einführung und Änderungen.

125

Doppelbuchung verhindern

Parallele Reservierungen und wiederkehrende Termine werden konsistent geprüft. Verschiedene Buchungskanäle erzeugen keine widersprüchlichen Zusagen.

Funktionstest typischer Konfliktszenarien.

Buchungsverantwortliche; vor Systembetrieb.

126

Nicht genutzte Reservierungen

Nicht wahrgenommene Buchungen werden nach transparenten Regeln behandelt. Rückgabe und erneute Nutzung erfolgen ohne unzulässige Überwachung einzelner Beschäftigter.

Verständliche Nutzungsregeln und datensparsame Verfahren.

Arbeitgeber und Flächenmanagement; vor Einführung.

127

Erforderliche Wechselzeiten

Reinigung, Aufbau, Technikprüfung und barrieregerechte Anpassung erhalten ausreichende Zeit. Lückenlose Buchbarkeit wird nicht mit sofortiger Einsatzbereitschaft gleichgesetzt.

Raumbezogene Vor- und Nachbereitungszeiten.

Service- und Buchungsverantwortliche; bei Planung.

128

Passende Arbeitsplatzwahl

Nutzer finden tatsächlich geeignete Plätze für ihre Aufgaben und Bedürfnisse. Ein genereller Pool ersetzt keine notwendige individuelle Zuordnung oder besondere Ausstattung.

Verfügbarkeitsprüfung nach Arbeitsplatzprofilen.

Arbeitgeber und Flächenmanagement; im Betrieb.

129

Ausfallalternative

Bei Buchungsausfall bestehen erreichbare Hilfe und eindeutige Ersatzregeln. Ein fehlender digitaler Zugang führt nicht zu unkontrollierter Mehrfachbelegung.

Erprobtes manuelles Ersatzverfahren.

Betreiber und Serviceverantwortliche; bei Systemausfall.

130

Verständliche Raumangaben

Raumbezeichnungen, Geschosse und Zugänge sind konsistent angegeben. Veraltete Namen in Einladung, Buchung und Türschild führen nicht zu vermeidbaren Fehlwegen.

Abgleich der Informationskanäle.

Flächenmanagement; nach Umbenennung und Umzug.

131

Nutzungsregeln

Belegung, Ausstattung, Ruhebereiche und Aufräumpflichten sind verständlich beschrieben. Regeln widersprechen keinen individuellen Schutz- oder Anpassungsbedarfen.

Zugängliche Nutzungsinformationen.

Arbeitgeber und Nutzerverantwortliche; vor Einführung.

132

Einweisung

Neue Nutzer kennen erforderliche Bedienung, Meldung und Ausweichmöglichkeiten. Sonderräume erhalten eine ihrer Nutzung angemessene Einweisung.

Einweisungsnachweis oder geeignete praktische Einführung.

Nutzerverantwortliche; vor Erstnutzung.

133

Erreichbare Unterstützung

Für fehlende Ausstattung, Zugang und Nutzbarkeitsprobleme ist eine handlungsfähige Stelle erreichbar. Zuständigkeitswechsel führen nicht zu unbearbeiteten Anfragen.

Geprüfter Melde- und Bearbeitungsweg.

Betreiber; während der vorgesehenen Nutzung.

134

Information bei Sperrung

Betroffene Reservierungen und Nutzer werden rechtzeitig über Einschränkungen informiert. Wo erforderlich, wird eine geeignete Alternative konkret benannt.

Nachweis der Information und Ersatzzuordnung.

Flächenmanagement; bei Zustandsänderung.

135

Orientierung nach Änderung

Umzüge und neue Wege werden mit aktualisierter Kennzeichnung und Information begleitet. Vorübergehende Umleitungen bleiben sicher und nachvollziehbar.

Begehung und aktualisierte Orientierungshilfen.

Betreiber; vor Wiederöffnung.

136

Rückmeldung bearbeiten

Beschwerden und Nutzungserfahrungen werden nach Ursache und Bedeutung bewertet. Wiederkehrende Hinweise bleiben nicht durch wiederholtes Schließen einzelner Vorgänge ungelöst.

Auswertung und dokumentierte Wirksamkeitskontrolle.

Flächenmanagement und Serviceverantwortliche; laufend.

137

Verarbeitungszweck

Bedarfsermittlung, Buchung und Auslastungsanalyse besitzen klar getrennte Zwecke. Flächendaten werden nicht ohne Prüfung zur Leistungs- oder Verhaltensüberwachung verwendet.

Zweck- und Datenschutzbewertung.

Arbeitgeber und Datenschutz; vor Datenerhebung.

138

Datenminimierung

Erhoben werden nur für die konkrete Aufgabe erforderliche Daten. Aggregierte oder anonyme Informationen werden genutzt, soweit sie den Zweck zuverlässig erfüllen.

Dokumentiertes Daten- und Auswertungskonzept.

Datenverantwortliche; vor Einführung.

139

Rechtsgrundlage

Personenbezogene Verarbeitung besitzt eine passende Rechtsgrundlage und transparente Information. Eine technische Messmöglichkeit begründet keine unbegrenzte Nutzungserlaubnis.

Rechtliche Datenschutzprüfung und Nutzerinformation.

Verantwortliche Organisation; vor Verarbeitung.

140

Sensoren bewerten

Belegungssensoren sind hinsichtlich Erfassungsbereich, Aussagekraft und Personenbezug geprüft. Zählwerte gelten nicht ungeprüft als tatsächliche Anwesenheit bestimmter Menschen.

Technische und datenschutzbezogene Eignungsbewertung.

Betreiber und Datenschutz; vor Installation.

141

Aufbewahrung

Zugriffe, Löschfristen und notwendige Auswertungszeiträume sind festgelegt. Historische Einzelbelegungen werden nicht ohne begründeten Bedarf unbegrenzt gespeichert.

Berechtigungs- und Löschkonzept.

Datenverantwortliche; im Systembetrieb.

142

Beteiligung

Erforderliche Beteiligungs- und Mitbestimmungsprozesse werden bei Arbeitsformen und technischen Systemen rechtzeitig durchgeführt. Eine räumliche Umstellung ersetzt keine notwendige organisatorische Vereinbarung.

Abgeschlossene Beteiligungs- und Entscheidungsnachweise.

Arbeitgeber und zuständige Vertretungen; vor Einführung.

143

Externe Verarbeitung

Dienstleisterzugriff und gegebenenfalls Auftragsverarbeitung sind geregelt. Datenexport und Anbieterwechsel erhalten den erforderlichen Schutz.

Vereinbarungen und überprüfte technische Maßnahmen.

Verantwortliche Organisation und Einkauf; vor Beauftragung.

144

Reinigungsbedarf

Nutzungsart, Belegung und hygienische Anforderungen bestimmen Verfahren und Umfang. Ein unveränderter Reinigungsplan wird nach Nutzungswechsel überprüft.

Raumbezogenes Reinigungsprofil.

Betreiber und Reinigungsleitung; vor Nutzung und Änderungen.

145

Nutzungszeiten abstimmen

Reinigung und andere Dienste passen zu tatsächlichen Belegungszeiten. Gleichzeitige Nutzung erzeugt keine vermeidbaren Rutsch-, Lärm- oder Zugangshindernisse.

Abgestimmter Leistungs- und Zeitplan.

Dienstleistungssteuerung; vor Betriebsbeginn.

146

Bereitstellungsqualität

Raumwechsel und Veranstaltungen erhalten erforderliche Reinigung und Wiederherstellung. Eine erledigte Buchung bedeutet nicht automatisch, dass der Raum für die nächste Nutzung bereitsteht.

Übergabe- oder Zustandskontrolle.

Serviceverantwortliche; nach Nutzungswechsel.

147

Verbrauchsmaterial

Notwendige Materialien und Ausstattung sind verfügbar. Wiederkehrende Fehlbestände werden in der tatsächlich erforderlichen Versorgung behoben.

Bestandskontrolle und geregelte Nachversorgung.

Serviceverantwortliche; nach Bedarf und Kontrollplan.

148

Abfall und Ordnung

Sammelstellen und Abholwege passen zur Nutzung und Belegung. Abfälle blockieren weder Wege noch schaffen sie unbewertete hygienische oder Brandgefahren.

Entsorgungs- und Ordnungskontrollen.

Betreiber und Nutzerverantwortliche; laufend.

149

Mängel erkennen

Gebäudedienste melden erkennbare Schäden und Nutzungsprobleme über eindeutige Wege. Meldung und fachliche Bewertung bleiben voneinander unterscheidbar.

Meldeanweisung und nachverfolgte Befunde.

Dienstleistungssteuerung; bei Feststellung.

150

Dienstleistungswechsel

Schlüssel, Zugänge, Raumprofile und offene Mängel werden geordnet übergeben. Ein neuer Vertrag führt nicht zu einer vorübergehend unbetreuten Fläche.

Übergabeplan und kontrollierte Leistungsaufnahme.

Betreiber; bei Dienstleisterwechsel.

151

Verantwortliche Leitung

Eine benannte Funktion steuert Flächenprozesse und deren Schnittstellen. Eindeutige Befugnisse verbinden Datenpflege, Belegung und notwendige Betreiberentscheidungen.

Organisations- und Aufgabenbeschreibung.

Unternehmensleitung; vor Betriebsbeginn.

152

Fachliche Unterstützung

Bau, Arbeitsschutz, Technik, Sicherheit und Datenschutz sind bei Bedarf erreichbar. Flächenmanagement ersetzt keine erforderlichen Fachqualifikationen.

Beteiligungsregeln und verfügbare Ansprechpartner.

Betreiber; vor Prozessaufnahme.

153

Kompetenz der Bearbeitung

Zuständige Personen verstehen Flächenbegriffe, Raumstatus und Grenzen ihrer Entscheidung. Softwarebedienung allein gilt nicht als ausreichende fachliche Befähigung.

Tätigkeitsbezogene Schulung und Einweisung.

Arbeitgeber; vor Aufgabenübertragung.

154

Vertretung

Abwesenheit führt nicht zu unbearbeiteten Sperrungen, Belegungsentscheidungen oder kritischen Datenänderungen. Vertretungen besitzen die erforderlichen Rechte.

Vertretungs- und Zugriffsplan.

Flächenleitung; laufend.

155

Ausreichende Kapazität

Bestandsaufnahme, Änderungen und Nutzerbetreuung sind personell realistisch leistbar. Dauerhafter Rückstand in sicherheitsrelevanten Daten wird nicht als Normalzustand hingenommen.

Ressourcen- und Rückstandsplanung.

Unternehmensleitung; bei Jahres- und Projektplanung.

156

Finanzielle Handlungsfähigkeit

Notwendige Bereitstellung und Mängelbeseitigung sind mit geklärten Kostenverantwortungen gesichert. Unklare Budgets verhindern keine erforderliche Gefahrenabwehr.

Verbindliche Beauftragungs- und Budgetregeln.

Unternehmensleitung und Betreiber; vor Nutzung.

157

Beteiligte Funktionen koordinieren

Nutzer, Gebäudebetrieb, Personalbereich und Flächenmanagement stimmen wesentliche Entscheidungen ab. Einseitige Umstellungen erzeugen keine unbeachteten Folgeprobleme.

Geregelte Abstimmung mit dokumentierten Entscheidungen.

Bereichsleitungen; bei Änderungen und regelmäßig.

158

Leistungen vereinbaren

Bereitstellungszeiten, Ausstattung und Bearbeitungswege sind je Flächenleistung beschrieben. Eine schnelle Zuordnung ohne tatsächlich nutzbaren Raum gilt nicht als erfüllte Bereitstellung.

Leistungsvereinbarung mit messbaren Ergebnissen.

Betreiber und Nutzerverantwortliche; vor Leistungsaufnahme.

159

Kostenbasis

Flächenbezogene Kosten sind sachgerecht abgegrenzt und zugeordnet. Unterschiedliche Kostenbestandteile werden nicht unbemerkt in Vergleichswerte eingerechnet.

Dokumentierte Kosten- und Flächenbasis.

Controlling und Flächenmanagement; bei Auswertung.

160

Verteilungsschlüssel

Interne Umlagen und mietvertragliche Berechnungen folgen ihren jeweiligen Regeln. Eine betriebliche Raumfläche wird nicht automatisch als vertragliche Abrechnungsfläche verwendet.

Geprüfte Berechnungsregeln und Zuordnungen.

Vertragsverantwortliche und Controlling; vor Abrechnung.

161

Gesamtwirkung

Umzug, Ausstattung, Betrieb und notwendige Anpassungen sind in Entscheidungen berücksichtigt. Ein niedriger Mietpreis beweist keine günstige nutzbare Gesamtleistung.

Vergleich der tatsächlichen Bereitstellungs- und Betriebskosten.

Controlling und Betreiber; vor Standortentscheidung.

162

Qualität schützen

Einsparungen erhalten notwendige Arbeitsbedingungen und verfügbare Kapazität. Verdichtung wird mit Suchzeiten, Störungen und Nutzungskonflikten bewertet.

Wirtschaftlichkeitsbewertung mit Qualitätskriterien.

Unternehmensleitung; vor Optimierung.

163

Vereinbarte Abweichung

Nichterfüllte Leistungen werden mit ihrer Nutzungswirkung erfasst und bearbeitet. Eine finanzielle Gutschrift stellt keine ausgefallene Sicherheits- oder Raumfunktion wieder her.

Mängel- und Leistungsnachweis.

Betreiber und Dienstleistungssteuerung; bei Abweichung.

164

Änderungskosten

Zusatzbedarfe und Umbauten besitzen klare Beauftragungswege. Ungeklärte Kostenfolgen führen nicht zu unkontrollierten Eigenumbauten.

Freigegebener Änderungsauftrag.

Nutzerverantwortliche und Betreiber; vor Umsetzung.

165

Nutzungszeiten übergeben

Tatsächliche Belegungszeiten werden an Gebäudebetrieb und Dienste übermittelt. Energie- und Servicesteuerung verwendet nicht dauerhaft veraltete Kalender oder bloße Buchungsannahmen.

Abgestimmte Zeitprofile und geprüfte Datenübergabe.

Flächenmanagement und Gebäudebetrieb; bei Belegungsänderung.

166

Teilbereiche schließen

Zeitweilige Stilllegung von Zonen erhält notwendige Wege, Sanitärfunktionen und Unterstützung der verbleibenden Nutzer. Ein gesperrtes Geschoss beeinträchtigt keine notwendige Fluchtkette.

Bereichsbezogene Betriebs- und Schutzbewertung.

Betreiber; vor Teilstilllegung.

167

Grundfunktionen erhalten

Leerstands- und Absenkbetrieb berücksichtigt Frost, Feuchte, Hygiene und sicherheitsrelevante Technik. Ein unbelegter Raum wird nicht automatisch vollständig energiefrei geschaltet.

Fachlich bestätigte Betriebsarten und Kontrollen.

Gebäudebetrieb; vor Absenkung und saisonal.

168

Wiederbelegung vorbereiten

Erforderliche Vorlaufzeiten für Raumtemperatur, Lüftung, Reinigung und Technik sind in der Buchbarkeit berücksichtigt. Sofortige Reservierung bedeutet nicht sofortige Nutzungsbereitschaft.

Raumtypbezogene Vorbereitungs- und Freigabelogik.

Betreiber und Buchungsverantwortliche; vor Aktivierung.

169

Flexible Umrüstung

Bewegliche Trennungen und mehrfach nutzbare Möbel sind in ihren zulässigen Konfigurationen geprüft. Anpassungsfähigkeit wird nicht mit beliebig erlaubter Umstellung gleichgesetzt.

Geprüfte Varianten und verständliche Umrüstregeln.

Flächenmanagement und Fachplanung; vor Einführung.

170

Bestand wiederverwenden

Wiederverwendete Möbel und Bauteile werden auf Zustand, Sicherheit und Eignung geprüft. Materialeinsparung rechtfertigt keine ungeeignete Ausstattung oder fehlende Anpassbarkeit.

Zustands- und Verwendungsprüfung.

Betreiber und Beschaffung; vor Wiedereinsatz.

171

Betriebswirkung messen

Flächenbezogene Einsparungen werden mit Nutzungsqualität und verursachten Zusatzaufwänden bewertet. Eine Verlagerung von Personen oder Verbräuchen wird nicht als nachgewiesene Gesamteinsparung ausgegeben.

Vergleich auf konsistenter Leistungs- und Bilanzbasis.

Flächencontrolling und Energiemanagement; nach Umsetzung.

172

Vollständige Herrichtung

Ausbau, notwendige Ausstattung und technische Anschlüsse sind abgeschlossen. Nicht fertiggestellte Bereiche und Provisorien sind eindeutig abgegrenzt.

Vollständigkeitsbegehung mit Restpunktbewertung.

Bauherr und Betreiber; vor Bezug.

173

Technische Nachweise

Erforderliche Prüfungen der betroffenen Anlagen und Schutzfunktionen liegen vor. Die bloße Übergabe eines Schlüssels ersetzt keine technische Nutzbarkeit.

Zugeordnete Prüf- und Inbetriebnahmeprotokolle.

Betreiber und Fachfirmen; vor Nutzung.

174

Raumbezogene Prüfung

Zugang, Belegung, Möbel, Raumqualität und Dienste sind gemeinsam bewertet. Einzelabnahmen verschiedener Gewerke belegen nicht automatisch ihre passende Gesamtwirkung.

Raumbezogene Bereitschaftsprüfung.

Betreiber und Nutzerverantwortliche; vor Bereitstellung.

175

Nutzungsprobe

Kritische Abläufe werden praktisch erprobt, einschließlich Wege, Technik und besonderer Bedürfnisse. Ein passender Plan wird mit der tatsächlichen Nutzung abgeglichen.

Dokumentierte Nutzungsprobe und bearbeitete Befunde.

Flächenmanagement und Nutzervertretungen; vor Regelbelegung.

176

Bestandsdaten

Raumkennungen, Flächenwerte, Kapazitäten und Ausstattung entsprechen dem übergebenen Zustand. Datenpflege wird nicht unbestimmt auf die Zeit nach Bezug verschoben.

Abgeschlossener Bestands- und Systemabgleich.

Datenverantwortliche; vor Betriebsübernahme.

177

Betreuung gesichert

Reinigung, Meldungsannahme, Instandhaltung und Nutzerinformation beginnen rechtzeitig. Die bauliche Fertigstellung endet nicht in einer organisatorisch unbetreuten Fläche.

Leistungsaufnahme- und Übergabenachweise.

Betreiber; vor Nutzungsbeginn.

178

Begrenzte Teilnutzung

Ein vorzeitiger Teilbezug besitzt sichere Abgrenzungen und tragfähige Bedingungen. Baustellenreste und fehlende Dienste sind nicht pauschal durch eine Projektentscheidung akzeptiert.

Fachlich bewertete Teilnutzungsentscheidung.

Betreiber und gegebenenfalls zuständige Stellen; vor Teilbezug.

179

Frühe Prüfung

Raumteilung, Verdichtung und neue Nutzungsarten werden vor Umsetzung bewertet. Möbelbestellung oder Teamentscheidung ersetzt keine erforderliche Eignungsprüfung.

Geregelter Änderungsantrag.

Nutzerverantwortliche und Flächenmanagement; vor Planung.

180

Gesamtauswirkung

Belegung, Technik, Akustik, Sicherheit und Dienste werden gemeinsam betrachtet. Eine kleine Grundrissänderung wird nicht allein wegen geringer Baukosten als unkritisch behandelt.

Fachübergreifende Änderungsbewertung.

Betreiber und Fachplanung; vor Freigabe.

181

Arbeitsmodell

Wechselnde Anwesenheit und geteilte Arbeitsplätze besitzen geeignete Regeln, Ausstattung und Kapazität. Ein geringerer Schreibtischbestand wird nicht ohne nachgewiesene Alltagstauglichkeit eingeführt.

Arbeits- und Flächenkonzept mit erprobten Nutzungsszenarien.

Arbeitgeber und Nutzervertretungen; vor Umstellung.

182

Umzugsreife

Zielraum, Ausstattung, Zugänge und Dienste sind vor dem eigentlichen Umzug bestätigt. Personal wird nicht in eine nur rechnerisch verfügbare Fläche verlagert.

Bereitschaftsprüfung des Zielbereichs.

Umzugsleitung und Betreiber; vor Umzug.

183

Bauen im Betrieb

Staub, Lärm, Wege und abgeschaltete Funktionen werden sicher beherrscht. Nachbarbereiche behalten ihre notwendigen Nutzungsbedingungen.

Bauphasenbezogener Schutz- und Belegungsplan.

Bauleitung und Betreiber; während der Arbeiten.

184

Daten und Orientierung

Geänderte Räume werden in Plänen, Buchung, Beschriftung und Einsatzinformationen nachgeführt. Alte Angaben bleiben nicht parallel als gültig bestehen.

Vollständiger Änderungsabschluss.

Flächenmanagement; vor Wiederöffnung.

185

Nachbewertung

Die neue Nutzung wird im Alltag auf Kapazität, Qualität und Konflikte geprüft. Geplante Vorteile werden nicht ohne tatsächlichen Nachweis als erreicht geführt.

Nutzungsbeobachtung und abgeschlossene Korrekturen.

Flächenmanagement und Nutzerverantwortliche; nach Einführung.

186

Geordnete Rückgabe

Ende der Nutzung, zurückzugebende Ausstattung und Verantwortungswechsel sind festgelegt. Organisatorischer Auszug allein beendet keine offenen Aufgaben.

Rückgabeprotokoll mit zuständigen Funktionen.

Nutzerverantwortliche und Betreiber; bei Nutzungsende.

187

Räume räumen

Gegenstände, Abfälle und sensible Unterlagen werden ordnungsgemäß entfernt. Zurückgelassene Bestände bleiben mit klarer Verantwortung und Frist erfasst.

Räumungs- und Zustandskontrolle.

Abgebende Organisation; vor Abschluss der Rückgabe.

188

Zugänge bereinigen

Schlüssel, Berechtigungen und Reservierungen werden angepasst. Ehemalige Nutzer behalten keinen unbegründeten Zugang zu anschließend anderweitig genutzten Bereichen.

Nachweis der Berechtigungsbereinigung.

Betreiber und Zutrittsverantwortliche; bei Rückgabe.

189

Zustand feststellen

Schäden, fehlende Ausstattung und erforderliche Reinigung sind aufgenommen. Eine frei gewordene Fläche wird nicht ohne Prüfung wieder als nutzbar angeboten.

Abnahme des Rückgabezustands und Maßnahmenplan.

Betreiber; vor neuer Bereitstellung.

190

Leerstand betreuen

Frostschutz, Hygiene, Sicherheit und notwendige Kontrollen bleiben im erforderlichen Umfang organisiert. Leerstand bedeutet nicht vollständigen Entfall der Betreiberpflichten.

Leerstands- und Kontrollplan.

Betreiber; während der Nichtnutzung.

191

Rückbaupflichten

Erforderlicher Rückbau und vertragliche Wiederherstellung sind fachgerecht geplant. Eingriffe erhalten Schutz- und Versorgungsfunktionen verbleibender Bereiche.

Rückbauentscheidung und Abschlussnachweise.

Vertrags- und Bauverantwortliche; bei Aufgabe.

192

Neue Eignung bestätigen

Vor erneuter Nutzung werden Raumprofil, Kapazität und tatsächliche Bedingungen geprüft. Frühere Verwendung ist keine unbegrenzte Freigabe für die nächste Nutzung.

Aktuelle Nutzungs- und Bereitstellungsentscheidung.

Betreiber und Flächenmanagement; vor Wiederbelegung.

193

Engpass erkennen

Fehlende geeignete Plätze, wiederkehrende Überbuchung und unbenutzbare Reservierungen werden erkannt. Durchschnittswerte verdecken keine konkreten Nutzungsausfälle.

Zeit- und aufgabenbezogene Engpassauswertung.

Flächenmanagement; laufend.

194

Wirkung bewerten

Einschränkungen werden nach Sicherheit, Tätigkeit und Zahl betroffener Nutzer beurteilt. Nicht jede Komfortabweichung verlangt Sperrung, notwendige Schutzdefizite verlangen aber sofortige Reaktion.

Raum- und nutzungsbezogene Bewertung.

Betreiber und Arbeitgeber; bei Feststellung.

195

Geeigneter Ersatz

Ersatzflächen erfüllen die notwendigen Bedingungen der ausfallenden Funktion. Ein freier Raum ohne passende Ausstattung oder Zugang gilt nicht automatisch als geeignete Alternative.

Abgleich mit dem tatsächlichen Nutzungsprofil.

Flächenmanagement; vor Ersatzzuordnung.

196

Verlagerung abstimmen

Nutzer, Dienste, Zugang und Technik sind vor einem kurzfristigen Wechsel koordiniert. Die Alternative schafft keine neuen Überbelegungen oder unzulässigen Wege.

Abgestimmter Verlagerungsplan.

Betreiber und Nutzerverantwortliche; bei Umsteuerung.

197

Zeitliche Entzerrung

Flexible Nutzung wird nur innerhalb tragfähiger Arbeits- und Betriebsregeln eingesetzt. Eine kurzfristige Flächenknappheit rechtfertigt keine einseitig ungeklärte Änderung von Arbeitsbedingungen.

Bestätigte organisatorische Lösung.

Arbeitgeber und Nutzerverantwortliche; vor Umsetzung.

198

Befristete Nutzung

Provisorische Räume und Einschränkungen besitzen Dauer, Auflagen und Kontrolle. Endtermin und notwendige Folgemaßnahmen bleiben sichtbar.

Befristete Bereitstellungsentscheidung.

Betreiber; vor Zwischenbetrieb.

199

Überforderung vermeiden

Kann eine notwendige Funktion nicht ausreichend bereitgestellt werden, wird die Nutzung angepasst oder unterbrochen. Improvisierte Verdichtung wird nicht als gesicherte Betriebsfähigkeit ausgegeben.

Entscheidung über Grenzen und weitere Maßnahmen.

Arbeitgeber und Betreiber; bei nicht beherrschbarem Engpass.

200

Ursache beseitigen

Die zugrunde liegende Störung ist geklärt und wirksam behandelt. Eine verschwundene Anzeige oder ein geschlossener Auftrag beweist noch keine Wiederherstellung.

Ursachen- und Abschlussnachweis.

Zuständige Fachverantwortliche; vor Wiederfreigabe.

201

Folgeschäden bewerten

Wasser, Rauch, Kontamination oder Eingriffe werden auf weitere Auswirkungen untersucht. Sichtbar reparierte Bauteile schließen verdeckte Folgeprobleme nicht automatisch aus.

Ereignisbezogene Zustandsbewertung.

Betreiber und erforderliche Fachkräfte; nach Ereignis.

202

Alle Voraussetzungen prüfen

Zugang, Technik, Schutzfunktionen, Ausstattung und Reinigung sind im erforderlichen Umfang wiederhergestellt. Der reparierte Einzeldefekt wird mit dem tatsächlichen Raumprofil abgeglichen.

Raumbezogene Abschlusskontrolle.

Betreiber; vor Nutzungsentscheidung.

203

Kapazität aktualisieren

Veränderte Möblierung, Technik oder Schutzbedingungen führen zu angepasster Belegungsgrenze. Alte Buchungskapazitäten werden nicht ungeprüft wieder aktiviert.

Aktualisiertes Kapazitäts- und Nutzungsprofil.

Flächenmanagement und Fachplanung; nach Änderungen.

204

Restpunkte entscheiden

Verbleibende Abweichungen sind nach Nutzungswirkung bewertet. Zulässige Einschränkungen erhalten konkrete Bedingungen und Fristen.

Begründete Entscheidung mit Maßnahmenverfolgung.

Betreiber und Arbeitgeber; vor Weiterbetrieb.

205

Status rückmelden

Buchung, örtliche Kennzeichnung, Dienste und betroffene Nutzer erhalten den tatsächlich gültigen Zustand. Widersprüchliche Sperr- und Freigabeinformationen werden beseitigt.

Kontrollierte Statusumschaltung und Information.

Flächenmanagement; nach bestätigter Entscheidung.

206

Nachkontrolle

Erforderliche Beobachtung nach Wiederaufnahme ist organisiert. Wiederkehrende Beschwerden oder Störungen führen zur erneuten Untersuchung.

Terminierte Nachkontrolle mit Ergebnissen.

Betreiber und Nutzerverantwortliche; nach Wiederöffnung.

207

Verfügbarkeit messen

Nutzbare Kapazität wird von vorhandener, zugeordneter und reservierter Kapazität getrennt. Gesperrte Flächen erhöhen nicht scheinbar das verfügbare Angebot.

Eindeutige Kennzahlendefinition und Statusabgleich.

Flächenmanagement; bei Berichterstattung.

208

Nutzungsspitzen erkennen

Auslastung wird nach Zeit, Ort und Flächentyp ausgewertet. Unterschiedliche Tätigkeiten werden nicht in einem unbrauchbaren Gesamtmittelwert verborgen.

Zeitlich differenzierte Analyse.

Flächencontrolling; regelmäßig.

209

Qualität berücksichtigen

Beschwerden, Suchzeiten, Konflikte und nicht nutzbare Buchungen ergänzen Mengen- und Kostenkennzahlen. Eine kleinere Fläche gilt nicht ohne Wirkungskontrolle als Verbesserung.

Zusammengeführte Qualitäts- und Leistungsbewertung.

Flächenmanagement und Nutzerverantwortliche; bei Optimierung.

210

Datenqualität prüfen

Stichproben vergleichen Räume, Ausstattung und Belegung mit den geführten Daten. Festgestellte Abweichungen erhalten Korrekturverantwortung und Termin.

Dokumentierte Bestandskontrollen.

Datenverantwortliche; nach risikogerechtem Prüfplan.

211

Ursachen bearbeiten

Wiederkehrende Sperrungen und Nutzungskonflikte werden strukturell untersucht. Einzelne Vorgänge werden nicht immer wieder ohne dauerhafte Lösung abgeschlossen.

Ursachenanalyse und Maßnahmenabschluss.

Betreiber; bei wiederkehrenden Befunden.

212

Änderungswirkung nachweisen

Neue Raumkonzepte werden mit realen Aufgaben und veränderten Randbedingungen bewertet. Erwartete Effekte werden von tatsächlich beobachteter Wirkung getrennt.

Nachnutzungsbewertung mit Vergleichsgrundlage.

Flächenmanagement; nach Umsetzung.

213

Leitungsentscheidung

Wesentliche Engpässe, Risiken und Investitionsbedarfe werden mit belastbaren Informationen entschieden. Beschlüsse erhalten Umsetzung und spätere Wirksamkeitskontrolle.

Dokumentierte Leitungsbewertung und Maßnahmenverfolgung.

Unternehmensleitung; in festgelegten Abständen.

214

Anwendbarkeit klären

Jeder Prüfpunkt ist den tatsächlichen Flächen und Nutzungen zugeordnet. Unbekannte Bedingungen werden nicht als nicht anwendbar behandelt.

Begründete Anwendbarkeitsentscheidung.

Betreiber und Flächenmanagement; bei Erstbewertung.

215

Eignung belegen

Raum, Ausstattung, Kapazität und Schutzbedingungen erfüllen gemeinsam den vorgesehenen Zweck. Quadratmeter und Buchbarkeit allein bilden keinen ausreichenden Nachweis.

Zusammengeführte raumbezogene Bewertung.

Betreiber und Fachverantwortliche; vor Bereitstellung.

216

Organisation belegen

Datenpflege, Belegungssteuerung, Dienste und Zustandsentscheidungen sind tatsächlich besetzt und ausführbar. Ein eingeführtes System ersetzt keine handlungsfähige Organisation.

Verantwortungs-, Ressourcen- und Prozessnachweise.

Unternehmensleitung und Betreiber; vor Regelbetrieb.

217

Unbekannter Zustand

Fehlende Nachweise begründen Klärungsbedarf und eine risikogerechte Zwischenentscheidung. Sie beweisen nicht automatisch einen baulichen Defekt, erlauben aber keine vorbehaltlose Bestätigung.

Klärungsauftrag mit Termin und Verantwortlichem.

Betreiber; bei Feststellung.

218

Beeinträchtigte Nutzung

Fehlende notwendige Bedingungen sind mit Zweck, Umfang und betroffenen Zeiten benannt. Erforderliche Sperrung oder Einschränkung wird tatsächlich durchgesetzt.

Zustandsentscheidung und umgesetzte Maßnahmen.

Betreiber und Arbeitgeber; unverzüglich.

219

Begrenzte Nutzbarkeit

Eine zulässige Nutzung mit Auflagen ist konkret, befristet und kontrollierbar. Sie wird weder als vollständige Eignung noch als dauerhafte Problemlösung dargestellt.

Befristete Entscheidung mit Nachweis der Bedingungen.

Betreiber; vor Weiterbetrieb.

220

Bestätigter Nutzungszustand

Eine spätere Bestätigung nennt Raum, Zweck, Kapazität, Zeitraum und Nachweisstand. Sie gilt nicht automatisch für eine andere Möblierung oder Nutzungsart.

Datierte Entscheidung der zuständigen Organisation.

Betreiber nach erforderlichen Fachprüfungen; vor Nutzungsfreigabe.

221

Erneute Beurteilung

Änderungen, Störungen und neue Erkenntnisse lösen eine Aktualisierung aus. Verbesserungskennzahlen gleichen keine fehlende notwendige Nutzungsvoraussetzung aus.

Geregelte Überprüfung und nachgeführter Raumstatus.

Flächenmanagement und Betreiber; anlassbezogen und regelmäßig.