Flächenbedarf nicht informell anmelden, sondern nachvollziehbar entscheiden
In vielen Organisationen entstehen Flächenanforderungen zunächst informell. Eine Abteilung wächst, ein Projektteam benötigt zusätzliche Räume, neue Funktionen sollen eingerichtet oder bisherige Bereiche verändert werden. Häufig erreicht das Facility Management dann eine Aussage wie: „Wir brauchen 20 zusätzliche Arbeitsplätze“ oder „Wir benötigen zwei weitere Räume.“
Die bestehende FM-Connect-Seite zur Belegungsplanung beschreibt bereits, dass angemeldeter, tatsächlich erforderlicher und zukünftiger Bedarf voneinander unterschieden werden müssen. Ein eigenständiger Prozess von der Anforderung bis zur formalen Flächenentscheidung fehlt jedoch bislang.
Flächenanträge und Genehmigungsprozesse strukturiert steuern
Ein Flächenantrag sollte nicht mit Quadratmetern beginnen.
Zunächst ist zu klären, welche Funktion räumlich ermöglicht werden muss.
Eine Organisationseinheit sollte deshalb beispielsweise angeben:
Anlass des Bedarfs,
betroffene Nutzergruppe,
geplante Personenzahl,
Arbeits- beziehungsweise Prozessfunktion,
notwendige Nähebeziehungen,
technische Anforderungen,
besondere Vertraulichkeit,
Zeitraum,
gewünschter Bereitstellungstermin.
Damit kann das Flächenmanagement unterschiedliche räumliche Lösungen prüfen.
Ein Bedarf für zehn zusätzliche Beschäftigte bedeutet beispielsweise nicht zwangsläufig zehn zusätzliche feste Schreibtische.
Angemeldeten Bedarf fachlich plausibilisieren
Der Antrag ist zunächst eine Nutzeranforderung und noch keine Freigabe.
Das Flächenmanagement sollte prüfen:
Personalkapazität: Ist das Wachstum beschlossen oder lediglich erwartet?
Anwesenheit: Wie häufig sind die Personen tatsächlich gleichzeitig vor Ort?
Arbeitsmodell: Feste Arbeitsplätze oder flexible Nutzung?
Bestand: Bestehen bisher ungenutzte Kapazitäten?
Funktion: Sind besondere Räume oder technische Voraussetzungen erforderlich?
Dadurch werden Wunsch und tatsächlich begründeter Bedarf getrennt.
Alternativen entwickeln
Vor zusätzlicher Flächenbereitstellung sollten unterschiedliche Varianten betrachtet werden.
Beispiele sind:
Optimierung der vorhandenen Belegung,
gemeinsame Nutzung vorhandener Räume,
Umzug innerhalb des Gebäudes,
zeitliche Mehrfachnutzung,
temporäre Projektfläche,
organisatorische Anpassung,
zusätzliche Anmietung.
Der Nutzer erhält damit nicht lediglich eine Ablehnung oder Zustimmung, sondern nachvollziehbare Lösungsalternativen.
Entscheidungskompetenz festlegen
Nicht jeder Flächenantrag benötigt die Geschäftsführung.
Eine Governance kann unterschiedliche Schwellen definieren.
Beispielsweise:
kleine operative Anpassung: Entscheidung Flächenmanagement.
größere interne Umbelegung: FM-Leitung und Nutzerbereich.
zusätzliche Kosten oder Umbauten: Budgetverantwortlicher.
neue Anmietung oder Standortveränderung: Managemententscheidung.
Damit werden Entscheidungen schneller und gleichzeitig kontrolliert.
Kostenwirkung sichtbar machen
Fläche ist nicht kostenlos, auch wenn sie intern bereits vorhanden ist.
Ein Antrag sollte deshalb möglichst erkennen lassen:
zusätzliche Fläche,
erforderliche Umbaukosten,
Möblierung,
IT,
laufende Bewirtschaftungskosten,
gegebenenfalls Mietkosten.
Das verbessert die Qualität der Entscheidung.
Am Ende steht ein eindeutiger Status:
genehmigt,
genehmigt mit Anpassung,
zurückgestellt,
abgelehnt.
Die Begründung sollte nachvollziehbar bleiben.
Vom Flächenwunsch zur gesteuerten Ressourcenzuteilung
Ein professioneller Flächenantragsprozess verhindert, dass Flächen nach Lautstärke einzelner Organisationseinheiten verteilt werden.
Er verbindet betriebliche Anforderung, tatsächlichen Bedarf, vorhandene Kapazität, Kosten und Managementpriorität.
Damit wird Fläche als knappe Unternehmensressource behandelt, deren Bereitstellung ebenso bewusst entschieden werden sollte wie Personal, Budget oder technische Investitionen.
