Bedarfs-, Funktions-, Flächen-, Raum-, Ausstattungs- und Nutzungskonzept – GEFMA 114

• Ein belastbares, von den zuständigen Stellen freigegebenes Zielbild für Bedarfs-, Funktions-, Flächen-, Raum-, Ausstattungs- und Nutzungskonzept herstellen.

• Muss-Anforderungen, betriebliche Standards und wirtschaftlich zu bewertende Optionen eindeutig trennen.

• Die gebündelten Teilmodule mit klaren Verantwortungen, Übergabepunkten und Nachweisen versehen.

• Nutzungsspezifische Prioritäten und Abweichungen transparent begründen.

• Eine umsetzbare Roadmap mit Terminen, Ressourcen, Kosten und Wirksamkeitskontrollen ableiten.

Der Wert des Pakets liegt in der gemeinsamen Steuerung eines zusammenhängenden Sachverhalts. Im Themenfeld „Bedarfs-, Funktions-, Flächen-, Raum-, Ausstattungs- und Nutzungskonzept“ werden Entscheidungen nicht mehr isoliert durch einzelne Gewerke, Standorte oder Dienstleister getroffen, sondern anhand einheitlicher Schutzziele, Leistungsbilder und Wirtschaftlichkeitskriterien. Rechtlich unterstützt das Konzept die nachvollziehbare Organisation, Delegation und Kontrolle, ersetzt jedoch weder die Prüfung des Einzelfalls noch Genehmigungen, Gefährdungsbeurteilungen oder fachplanerische Nachweise. Betriebspraktisch werden Schnittstellen, Störungsfolgen, Vertretungen und Datenbedarfe früh sichtbar. Kaufmännisch verbessert die Bündelung die Vergleichbarkeit von Varianten, Mengen und Leistungen. Für Nutzer und Kerngeschäft entsteht eine verlässlichere Leistung, weil Akzeptanzkriterien, Kommunikationswege und Eskalationen vor der Umsetzung geklärt sind.

Der Geltungsbereich ist für Portfolio, Standort, Gebäude, Fläche, Anlage, Service und Lebenszyklusphase ausdrücklich festzulegen. Für das Paket „Bedarfs-, Funktions-, Flächen-, Raum-, Ausstattungs- und Nutzungskonzept“ sind sowohl der Normalbetrieb als auch geplante Außerbetriebnahmen, Störungen, Umbauten, Spitzenlasten und Notfälle zu berücksichtigen. Einzubeziehen sind eigene Beschäftigte, Nutzer, Besucher, Fremdfirmen und gegebenenfalls Behörden oder Einsatzkräfte. Schnittstellen zum Kerngeschäft sowie zu zentralen und lokalen Organisationseinheiten müssen beschrieben werden. Ausnahmen dürfen nur mit Verantwortlichem, Begründung, Ersatzmaßnahme, Befristung und Freigabe geführt werden. Bei mehreren Standorten ist zwischen verbindlichem Konzern- oder Trägerstandard und objektspezifischer Ergänzung zu unterscheiden.

Die Priorität ist keine abstrakte Bewertung der Themenidee, sondern eine Projektsteuerungsentscheidung aus rechtlicher und betriebspraktischer Sicht. Prio. A bezeichnet den regelmäßig unverzichtbaren Steuerungsbedarf, Prio. B einen sehr hilfreichen und in komplexeren Objekten häufig erforderlichen Baustein; Optional bedeutet eine anlass-, risiko- oder reifegradabhängige Vertiefung. Für Banken / Versicherungen, Büro & Verwaltung, Hochschulen, Kulturbauten, Krankenhaus, Lager & Logistik, Schulen, Seniorenheime ist das Paket als verbindlicher Mindestbaustein in Projektauftrag, Freigabe und Wirksamkeitskontrolle zu verankern. Für Industrie & Produktion soll das Paket bei erhöhter Komplexität, Kritikalität oder Veränderungsdynamik ausdrücklich beauftragt werden. Bei den A-Anwendungen sind die nutzungstypischen Schwerpunkte unmittelbar in Schutzziele, Sollprozesse und Abnahmekriterien zu übersetzen; besonders zu beachten sind Banken / Versicherungen: Schutz vertraulicher Informationen, belastbare Zutritts- und Sicherheitsprozesse sowie eine unterbrechungsarme Geschäftsabwicklung; Büro & Verwaltung: Arbeitsfähigkeit, Nutzerkomfort, hybride Belegung und ein wirtschaftlicher, gut steuerbarer Regelbetrieb; Hochschulen: wechselnde Lehr- und Forschungsnutzungen, Semester- und Veranstaltungsrhythmen, Campusstrukturen sowie die Beteiligung vieler dezentraler Einheiten.

Die Anwendbarkeit beziehungsweise Priorität unterscheidet sich zwischen den Nutzungsarten oder das Paket ist bereits seinem Gegenstand nach nutzungsspezifisch. Deshalb müssen Schutzziele, Rechts- und Genehmigungsbezüge, Betriebszeiten, Kritikalitäten, Leistungsniveaus und Nachweise je betroffener Nutzung konkretisiert werden. Empfohlen wird ein gemeinsamer, versionierter Basisteil mit getrennten Nutzungsmodulen. Jedes Modul erhält einen eigenen Geltungsbereich, verantwortliche Freigabestellen, Abweichungen, Kennzahlen und bei Bedarf objektspezifische Anhänge; rechtlich eigenständige Nachweise bleiben separat.

Rechts- und Normenbezüge sind als projektbezogene Prüfliste zu verwenden, nicht als pauschale Vollständigkeitserklärung. Maßgeblich bleiben die aktuelle Fassung, der konkrete Anwendungsbereich, Genehmigungen, behördliche Auflagen, Landesrecht, Versicherungsbedingungen und vertraglich vereinbarte Regeln. Normen entfalten ihre Wirkung je nach gesetzlicher Verweisung, Vertrag, Genehmigung oder Anerkennung als Stand der Technik. Für dieses Paket sind typischerweise zu prüfen:

• Arbeitsstättenverordnung mit den einschlägigen Technischen Regeln für Arbeitsstätten

• Arbeitsschutzgesetz einschließlich Gefährdungsbeurteilung und menschengerechter Arbeitsgestaltung

• Bauordnungs-, Sonderbau- und Barrierefreiheitsrecht des jeweiligen Landes beziehungsweise Trägers

• DIN 277 und DIN 276 für Flächen- und Kostensystematik

• DIN 18040 für barrierefreies Bauen im jeweils einschlägigen Teil

• ASR A1.2, A3.4, A3.5, A3.6 und ASR V3a.2 nach konkretem Anwendungsfall

• Nutzerzahlen, Tätigkeiten und Belegungsverläufe.

• Flächen- und Raumbücher.

• Arbeitsplatz- und Ausstattungsstandards.

• Gefährdungsbeurteilungen und Nutzerfeedback.

• Vorgaben und Bestandsnachweise der gebündelten Teilkonzepte.

• Ereignis-, Mängel-, Audit-, Beschwerde- und Abweichungsdaten.

• Betriebszeiten, Kritikalitäten, Nutzergruppen und Abhängigkeiten zum Kerngeschäft.

• Modul 1 – Funktionsprogramm – GEFMA 114: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Benötigte Funktionen, Funktionsbereiche, Nutzungsprozesse, funktionale Beziehungen, Qualitätsniveaus und Abhängigkeiten strukturiert beschreiben. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 2 – Flächenprogramm – GEFMA 114: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Flächenarten, Mengen, Kennwerte, Zuordnungen, Reserven, Kapazitäten und Zielgrößen der Flächeneffizienz festlegen. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 3 – Raumprogramm – GEFMA 114: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Räume, Größen, Qualitäten, Belegungen, Ausstattung, technische Anforderungen und räumliche Beziehungen konkretisieren. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 4 – Ausstattungsprogramm – GEFMA 114: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Möbel, Geräte, Betriebsmittel, technische Ausstattung, Mengen, Standards, Budgets und Beschaffungsverantwortung bestimmen. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 5 – Bedarfsplan – GEFMA 114: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Projektziele, Nutzerbedarf, Funktionen, Flächen, Qualitäten, Kostenrahmen, Termine, Rahmenbedingungen und Freigaben dokumentieren. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 6 – Nutzungskonzept Gebäude – GEFMA 114: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Nutzungsarten, Nutzergruppen, Kapazitäten, Betriebszeiten, Abläufe, Raumqualitäten, Sicherheits- und Technikbedarf beschreiben. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 7 – Nutzungskonzept Außenanlagen – GEFMA 114: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Verkehrs-, Aufenthalts-, Grün-, Liefer-, Park-, Entsorgungs- und Sicherheitsflächen samt Betriebsanforderungen ordnen. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 8 – Raumkonzept – GEFMA 114: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Funktionsbereiche, Räume, Wege, Zonen, Nachbarschaften, Zugänge, Flexibilität und Aufenthaltsqualitäten räumlich ordnen. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 9 – Nutzeranforderungskonzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Anforderungen der Nutzergruppen erheben, priorisieren, dokumentieren und in überprüfbare Akzeptanzkriterien und Entscheidungsregeln übersetzen. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 10 – Belegungs- und Kapazitätskonzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Anwesenheiten, Sollbelegung, Spitzenlasten, Teilzeit, Wachstum, Reserven und zeitliche Nutzungsmuster analysieren und prognostizieren. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Modul 11 – Flächenmanagementkonzept: Dieses Teilmodul bearbeitet folgende Regelungsaufgabe: Flächendaten, Verantwortlichkeiten, Zuordnung, Nutzung, Kosten, Änderungen, Optimierung und Reporting systematisch regeln. Festzulegen sind mindestens Ausgangszustand, Zielzustand, räumliche und organisatorische Grenzen, verantwortliche Rollen, erforderliche Daten, Varianten beziehungsweise Maßnahmen, Abnahmekriterien und fortzuführende Nachweise. Abweichungen zu anderen Modulen des Pakets sind als bewusste Entscheidung zu dokumentieren.

• Integrationsregel: Die Teilmodule verwenden ein gemeinsames Begriffs-, Rollen-, Daten- und Kennzahlensystem. Widersprüche werden nicht durch Textangleichung verdeckt, sondern über eine dokumentierte Prioritäts- oder Variantenentscheidung gelöst. Rechtlich eigenständige Prüfungen, Verantwortungsübertragungen und Freigaben bleiben auch innerhalb des zusammengeführten Pakets separat nachweisbar.

Federführend sollte eine fachlich und organisatorisch entscheidungsfähige Stelle sein. Typisch einzubinden sind Bedarfsträger, Nutzervertretungen, FM, Personal/Organisation, Arbeitsschutz, Schwerbehindertenvertretung, IT, Planung, Eigentümer und Flächencontrolling. Der Auftraggeber legt Ziele, Geltungsbereich, Budget und Freigaberechte fest. Die fachliche Konzeptleitung strukturiert Anforderungen, Varianten und Entscheidungen. Betreiber- und Anlagenverantwortliche bestätigen Umsetzbarkeit und Nachweisführung; Nutzer und Kerngeschäft definieren Bedarfe und Akzeptanzkriterien. Recht, HSE, Datenschutz oder Informationssicherheit prüfen nur die jeweils einschlägigen Teile, müssen aber frühzeitig beteiligt werden. Dienstleister liefern Fachwissen und Daten, ersetzen jedoch nicht die Auftraggeberentscheidung. Eine RACI- oder vergleichbare Verantwortungsmatrix ist für Erstellung, Freigabe, Umsetzung, Betrieb, Kontrolle und Fortschreibung verbindlich zu führen.

• Grundlage: 01-K04 – Innovations-, Transformations-, Change-, KVP- und Stakeholdermanagementkonzept. Die Abstimmung muss gemeinsame Eingangsdaten, Entscheidungsgrenzen, Verantwortungen, Übergabeergebnisse und Kennzahlen benennen; ein bloßer Querverweis genügt nicht.

• Koordination: 02-K02 – Arbeitsplatz-, Büro- und Workplace-Konzept einschließlich hybrider Nutzung, ABW, Desk Sharing, Besprechung und Buchung. Die Abstimmung muss gemeinsame Eingangsdaten, Entscheidungsgrenzen, Verantwortungen, Übergabeergebnisse und Kennzahlen benennen; ein bloßer Querverweis genügt nicht.

• Umsetzung und Kontrolle: 10-K02 – Beschaffungs-, Vergabe-, Ausschreibungs-, Losbildungs-, Präqualifikations- und Verhandlungsverfahrenskonzept. Die Abstimmung muss gemeinsame Eingangsdaten, Entscheidungsgrenzen, Verantwortungen, Übergabeergebnisse und Kennzahlen benennen; ein bloßer Querverweis genügt nicht.

• Auftrag klären: Anlass, Schutzziele, Geltungsbereich, Auftraggeber, Entscheidungsgremium und Abnahmekriterien festlegen.

• Bestand und Pflichten erfassen: Dokumente, Daten, Prozesse, Anlagen, Verträge, Ereignisse und rechtliche Anforderungen strukturiert aufnehmen.

• Bedarf und Risiken bewerten: Nutzungsanforderungen, Kritikalitäten, Schwachstellen, Abhängigkeiten und Szenarien priorisieren.

• Varianten entwickeln: technische, organisatorische, personelle und vertragliche Optionen einschließlich Lebenszykluskosten und Risiken vergleichen.

• Konzept entscheiden: Sollbild, Teilmodule, Verantwortungen, Schnittstellen, Maßnahmen, Nachweise und Abweichungen formal freigeben.

• Umsetzung und Wirksamkeit steuern: Roadmap, Budget, Vergabe, Schulung, Systemabbildung, Prüfungen, Kennzahlen und Reviewzyklus etablieren.

Die Umsetzung beginnt mit einer priorisierten Maßnahmenliste, in der jede Festlegung einem Verantwortlichen, Termin, Budget, Abnahmekriterium und Zielnachweis zugeordnet ist. Kurzfristige organisatorische Maßnahmen sind von baulichen, technischen oder systemischen Investitionen zu trennen. Bestehende Verträge, Leistungsbeschreibungen, CAFM-/IWMS-Workflows, Betriebs- und Notfallhandbücher sowie Schulungsunterlagen werden kontrolliert angepasst. Pilotierungen sind sinnvoll, wenn Nutzerverhalten, Datenqualität oder neue Technik wesentliche Unsicherheiten verursachen. Vor dem Roll-out sind betroffene Beschäftigte und Interessenvertretungen einzubinden. Die Betriebsübernahme verlangt benannte Verantwortliche, funktionsfähige Prozesse, verfügbare Ersatz- und Rückfalllösungen sowie vollständige Nachweise. Die Reihenfolge der Umsetzung richtet sich nach den Teilmodulen Funktionsprogramm – GEFMA 114, Flächenprogramm – GEFMA 114, Raumprogramm – GEFMA 114, Ausstattungsprogramm – GEFMA 114, Bedarfsplan – GEFMA 114, Nutzungskonzept Gebäude – GEFMA 114, Nutzungskonzept Außenanlagen – GEFMA 114, Raumkonzept – GEFMA 114, Nutzeranforderungskonzept, Belegungs- und Kapazitätskonzept, Flächenmanagementkonzept und der dokumentierten Priorität der betroffenen Nutzungsart. Erst nach gemessener Wirksamkeit und geschlossenem Restpunktregister gilt das Paket als implementiert.

• Flächeneffizienz und Belegungsgrad.

• Nutzerzufriedenheit und Beschwerdequote.

• Erfüllungsgrad der Funktions- und Qualitätsanforderungen.

• Arbeitsplatz- beziehungsweise Raumverfügbarkeit.

• Erfüllungsgrad der freigegebenen Anforderungen des Pakets 02-K01.

• Anteil fristgerecht geschlossener Abweichungen und Maßnahmen.

Eine planmäßige Überprüfung erfolgt mindestens jährlich beziehungsweise im festgelegten Managementzyklus. Anlassbezogen ist das Konzept nach Rechts- oder Normänderungen, Umbauten, Nutzungsänderungen, neuen Anlagen oder Systemen, Betreiber- oder Dienstleisterwechseln, erheblichen Störungen, Unfällen, Audits, Beschwerden oder geänderten Geschäftsanforderungen fortzuschreiben. Version, Freigabe, Änderungsgrund, betroffene Teilmodule und Umsetzungsstatus müssen nachvollziehbar bleiben.

• Dokumentierte Nutzer- und Funktionsanforderungen.

• Mengen- und Qualitätsgerüst.

• Flächen- beziehungsweise Raumzuordnung.

• Standards.

• Entscheidungsvarianten.

• Akzeptanz- und Erfolgskriterien.

• freigegebenes Zielbild mit Geltungsbereich und Abgrenzung.

• Anforderungs-, Varianten- und Entscheidungsdokumentation.

• Rollen-, Schnittstellen- und Eskalationsmatrix.

• Maßnahmen-, Termin-, Budget- und Nachweisplan.

• Momentaufnahmen werden ohne belastbare Belegungs- und Wachstumsszenarien fortgeschrieben.

• Komfort, Barrierefreiheit oder Arbeitsschutz werden erst nach der Flächenentscheidung geprüft.

• Raum- und Ausstattungsstandards widersprechen den Betriebs- und Reinigungsvorgaben.

• Die Zusammenfassung der Teilkonzepte führt zu einer unscharfen Sammelbeschreibung ohne modulbezogene Verantwortungen.

• Das Konzept wiederholt den Ist-Zustand, ohne Variantenentscheidung, Umsetzungsplan und messbaren Sollzustand.

• Rechts- und Normenlisten werden ungeprüft übernommen und nicht auf Anlagen, Tätigkeiten, Nutzung und Landesrecht bezogen.

• Prüfen: Sind Anlass, Geltungsbereich, Auftraggeber, Freigabe und Dokumentenstatus eindeutig?

• Prüfen: Sind alle gebündelten Teilmodule fachlich abgegrenzt und in einem gemeinsamen Steuerungsmodell integriert?

• Prüfen: Sind gesetzliche Muss-Anforderungen, vertragliche Standards und freiwillige Ziele getrennt gekennzeichnet?

• Prüfen: Sind alle neun Nutzungsarten mit Priorität, Abweichung und besonderem Betriebsfokus berücksichtigt?

• Prüfen: Ist ausdrücklich entschieden und begründet, ob nutzungsbezogene Varianten notwendig, angemessen oder entbehrlich sind?

• Prüfen: Sind Schnittstellen, Rollen, Ressourcen, Eskalationen und Vertretungen belastbar geregelt?

• Prüfen: Sind Datenquellen, Kennzahlen, Nachweise, Aufbewahrung und Systemabbildung festgelegt?

• Prüfen: Sind Maßnahmen, Kosten, Termine, Abnahmekriterien und Fortschreibungsanlässe entschieden?

Die FM-Connect-Microsites dienen als redaktionelle und fachliche Vertiefung. Sie ersetzen keine objektspezifische Rechtsprüfung, liefern aber Begriffe, Methoden, Praxisbezüge und anschlussfähige Dokumente für die weitere Bearbeitung.

• Primärbezug: Flächenmanagement

• Fachliche Vertiefung: Gebäude

• Fachliche Vertiefung: Konzeption

• Fachliche Vertiefung: Vermessung

• Fachliche Vertiefung: Design