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Temporäre Projekt- und Interimsflächen

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Temporäre Projekt- und Interimsflächen im Flächenmanagement mit flexiblen Nutzungskonzepten

Kurzfristigen Flächenbedarf flexibel bedienen

Organisationen benötigen nicht jede Fläche dauerhaft. Projekte wachsen für einige Monate, Umbauten verdrängen Teams vorübergehend, neue Organisationseinheiten befinden sich im Aufbau oder temporäre Arbeitsgruppen benötigen gemeinsame Räume.

Die bestehende Microsite erwähnt Projektflächen und temporäre Arbeitsbereiche bereits als Bestandteile flexibler Flächenkonzepte. Ein eigenständiges Betriebsmodell für diese Flächen fehlt jedoch.

Temporäre Projekt- und Interimsflächen flexibel bereitstellen

Temporären Bedarf von Dauerbedarf unterscheiden

Am Anfang steht die Frage, ob ein zusätzlicher Bedarf tatsächlich dauerhaft ist.

Ein Projekt mit neun Monaten Laufzeit rechtfertigt möglicherweise keine langfristige Anmietung.

Ein temporäres Flächenmodell kann flexibler und wirtschaftlicher sein.

Dazu sollte der Antrag enthalten:

  • Zweck,

  • Nutzerzahl,

  • Beginn,

  • geplantes Ende,

  • technische Anforderungen,

  • gewünschte Nähe zu anderen Funktionen.

Einen Flächenpool vorbereiten

Besonders größere Standorte können bestimmte Bereiche bewusst als flexible Reserve organisieren.

Solche Flächen können unterschiedlich genutzt werden:

  • Projektteams,

  • Umbaumaßnahmen,

  • Onboarding,

  • temporäre externe Mitarbeitende,

  • Krisen- oder Sonderorganisationen.

Die Ausstattung sollte möglichst standardisiert und schnell anpassbar sein.

Unterschiedliche Interimsqualitäten zulassen

Nicht jeder temporäre Bedarf benötigt vollständigen Bürostandard.

Ein Projektteam mit vertraulichen Gesprächen benötigt beispielsweise andere Räume als eine kurzfristige Arbeitsgruppe.

Deshalb können verschiedene Kategorien definiert werden:

vollwertige Bürointerimsfläche,

Projektfläche,

temporäre Teamzone,

kurzfristiger Arbeitsplatzpool.

Damit wird Überausstattung vermieden.

Beginn und Ende verbindlich vereinbaren

Temporäre Flächen besitzen eine besondere Gefahr: Sie werden dauerhaft.

Deshalb sollte bereits bei der Bereitstellung ein geplantes Rückgabedatum dokumentiert sein.

Vor Ablauf erfolgt ein Review:

  • Bedarf beendet? Fläche zurückgeben.

  • Bedarf weiterhin temporär? begrenzt verlängern.

  • Bedarf dauerhaft geworden? regulären Flächenantrag stellen.

So bleibt der temporäre Status glaubwürdig.

Ausstattung und IT standardisieren

Je standardisierter temporäre Bereiche sind, desto schneller können sie bereitgestellt werden.

Hilfreich können sein:

  • Standardmöbel,

  • einheitliche Monitore,

  • WLAN,

  • flexibel buchbare Räume,

  • mobile Trennsysteme.

Spezielle Einbauten sollten nur vorgenommen werden, wenn sie wirklich erforderlich sind.

Reinigungs- und Serviceumfang anpassen

Interimsflächen können schwankend genutzt werden.

Facility Services sollten deshalb flexibel an Belegung und Nutzungszeitraum angepasst werden.

Kosten transparent machen

Temporäre Flächen sind nicht kostenlos.

Organisationseinheiten sollten zumindest erkennen können, welchen wirtschaftlichen Aufwand ihre Nutzung erzeugt.

Dies erhöht den Anreiz, nicht mehr benötigte Flächen tatsächlich zurückzugeben.

Interimsflächen als strategische Flexibilitätsreserve

Temporäre Flächen reduzieren die Notwendigkeit, bei jeder organisatorischen Veränderung sofort dauerhafte bauliche Lösungen zu schaffen.

Sie wirken wie ein räumlicher Puffer für Veränderungen.

Richtig organisiert erhöhen sie die Anpassungsfähigkeit der Organisation erheblich – vorausgesetzt, ihre Nutzung ist zeitlich begrenzt, standardisiert und mit einer konsequenten Rückgabelogik verbunden.