Flächenmanagement: Apps für Smartphones und Tablets
Die fortschreitende Digitalisierung und die zunehmende Verbreitung von Smartphones und Tablets ermöglichen es, auch Flächenmanagement-Prozesse mobil und effizient zu gestalten. Mobile Apps bieten eine schnelle, flexible und intuitive Möglichkeit, Informationen zu erfassen, zu analysieren und bereitzustellen. Smartphone- und Tablet-Apps im Flächenmanagement eröffnen vielfältige Möglichkeiten, um Buchungen, Instandhaltung und Standortinformationen in Echtzeit verfügbar zu machen. Sie beschleunigen die Datenerfassung, fördern die Transparenz und erhöhen die Nutzerfreundlichkeit. Eine sorgfältige Auswahl, Einführung und Integration in bestehende Prozesse ist jedoch entscheidend, um Akzeptanz und Mehrwert dauerhaft zu sichern. Durch den zielgerichteten Einsatz solcher mobilen Lösungen wird das Flächenmanagement flexibler, digitaler und letztlich effizienter – ein wichtiger Baustein für zukunftsfähige Arbeitsumgebungen und Immobilienverwaltung.
Schnelle Reservierung von Schreibtischen („Desk Sharing“) sowie Meeting- und Projekträumen direkt via App.
Echtzeit-Informationen über Verfügbarkeit von Räumen oder freien Arbeitsbereichen.
Erfassung und Dokumentation
Digitalisierung von Gebäude- und Rauminformationen: Aktuelle Bestands- und Belegungsdaten können direkt vor Ort per Smartphone oder Tablet eingegeben werden.
Erfassung von Mängeln oder Störungen (z. B. Beleuchtung, Klimaanlagen) mittels Foto-Upload und Standortzuordnung.
Navigation und Indoor-Positioning
Apps mit Indoor-Navigation (z. B. via Bluetooth-Beacons oder WLAN-Ortung) helfen Nutzern, schnell den richtigen Raum, Arbeitsplatz oder Servicebereich zu finden.
Ideal für komplexe oder weitläufige Gebäudekomplexe (z. B. Campus-Umgebungen).
Veranstaltungs- und Ressourcenmanagement
Übersichten über verfügbare Flächen für Events oder Schulungen, incl. Buchungs- und Freigabeprozesse.
Integration von Catering- oder Ausstattungsanfragen (z. B. Technik, Bestuhlung)
Instandhaltungs- und Wartungsprozesse
Mobile Wartungsaufträge: Mitarbeiter können direkt vor Ort Arbeitsaufträge erstellen, bearbeiten und abschließen.
Echtzeit-Statusmeldungen zu laufenden Reparaturen oder Wartungen.
Anbindung an CAFM- oder IWMS-Systeme
Viele Apps bieten eine Schnittstelle zu bestehenden Computer-Aided Facility Management- (CAFM) oder Integrated Workplace Management-Systemen (IWMS).
Somit ist eine durchgängige Datennutzung gewährleistet: Daten, die mobil erfasst werden, fließen automatisch in zentrale Systeme ein.
Offline-Funktionalität
Gerade auf weitläufigen Geländen oder in Kellergeschossen kann die Netzabdeckung eingeschränkt sein.
Einige Apps ermöglichen die Datenerfassung offline, die Synchronisation erfolgt bei nächster Verbindung ins WLAN oder Mobilfunknetz.
Standort- und kontextbasierte Services
Push-Benachrichtigungen zu aktuellen Raumänderungen, Umzügen oder Wartungen, die den eigenen Arbeitsbereich betreffen.
Gezielte Infos, wenn man sich in bestimmten Zonen aufhält (z. B. Meldung an Techniker, sobald er im relevanten Stockwerk ist).
Sicherheit und Datenschutz
Verschlüsselte Datenübertragung (z. B. HTTPS), Zugriffskontrolle und Rollenmanagement, um sensible Gebäudedaten zu schützen.
Beachten von Datenschutzrichtlinien, insbesondere bei der Erfassung personenbezogener Daten (z. B. Belegung, Ortung).
Zeitersparnis und Effizienz
Weniger Papierformulare und doppelte Dateneingaben, da Informationen direkt vor Ort und in Echtzeit erfasst werden.
Kürzere Reaktionszeiten bei Störungen oder Raumänderungen durch sofortige Meldung und Bearbeitung.
Transparenz und Aktualität
Stets aktuelle Daten zur Raumnutzung, Auslastung und Verfügbarkeit.
Zentrale Informationsquelle für alle Beteiligten (Mitarbeitende, Facility-Management-Team, externe Dienstleister).
Verbesserte Nutzerfreundlichkeit
Intuitive Bedienung der Apps senkt die Hemmschwelle, tatsächlich auf Flächen- und Buchungssysteme zuzugreifen.
Schnelles Navigieren und Buchen steigert die Zufriedenheit der Beschäftigten, da Suchaufwand für freie Plätze und Räume minimiert wird.
Fundierte Entscheidungsgrundlagen
Durch die automatisierte Datenerhebung entstehen valide Kennzahlen (z. B. Auslastung, Buchungsverhalten, Wartungsbedarf).
Nachhaltige Flächenplanung und Optimierung können auf Basis dieser Informationen gezielter erfolgen.
Open-Space-Umgebungen
Desk-Sharing-Apps, mit denen Mitarbeitende von unterwegs (z. B. vom Homeoffice oder auf Dienstreise) ihren Arbeitsplatz buchen.
Unterstützung von spontanen Ad-hoc-Meetings durch den schnellen Blick in die App zur Raumverfügbarkeit.
Größere Campus- oder Industrieareale
Digitale Lagepläne und Indoor-Navigation, um kurze Wege zu planen und den richtigen Raum, das richtige Labor, oder die richtige Abteilung zu finden.
Mobile Instandhaltungs-Tools für Techniker, die Standorte, Bauteile oder Störungen vor Ort per QR-Code oder NFC-Tag identifizieren.
Veranstaltungsmanagement in Mehrzweckgebäuden
Apps zur Buchung von Konferenzsälen, Schulungsräumen oder auch Freizeit- und Sportflächen.
Automatisierte Buchungsabläufe und Bestuhlungspläne durch schnelle Dokumentation mit Fotos und Checklisten.
Flexible Arbeitsmodelle
Unterstützung von Hybrid-Work-Konzepten, bei denen Mitarbeitende zwischen Homeoffice und Büro wechseln.
Arbeitsplatzauslastung wird erfasst und optimiert, ohne dass fixe Zuweisungen längerfristig nötig sind.
Bedarfsanalyse und Auswahl
Passende Software anhand des konkreten Nutzungsbedarfs auswählen (z. B. Schwerpunkt auf Buchung, Wartung oder Navigation).
Kompatibilität mit vorhandenen IT-Systemen und Datenstandards sicherstellen.
Integration in bestehende Prozesse
Mit den relevanten Abteilungen (IT, Facility Management, Personal) ein abgestimmtes Konzept erstellen.
Schnittstellen zu Hardware-Komponenten (z. B. Türschlösser, Zutrittskontrolle, Raumanzeigen) prüfen.
Schulung und Change Management
App-Einführungen mit gezielten Schulungsmaßnahmen und einfachen Erklärungsmedien begleiten.
Akzeptanz steigern durch eine klare Kommunikation der Vorteile und durch Einbindung der Mitarbeitenden in Pilotphasen.
Datenschutz und Sicherheit
Rechtliche Vorgaben und interne Datenschutzrichtlinien beachten (DSGVO-Konformität in Europa).
Nur notwendige Daten erfassen, rolespezifische Zugriffsberechtigungen einrichten.
Laufende Evaluation und Weiterentwicklung
Regelmäßiges Einholen von Nutzerfeedback, Behebung von Schwachstellen, iterative Verbesserung der App.
Updates hinsichtlich Funktionsumfang oder Bedienoberfläche, damit die Lösung stets den aktuellen Anforderungen entspricht.
