Workspace‑Management‑System
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Arbeitsplatz-Managementsystem für Flächenmanagement
Wir sind FM-Connect.com, ein Partner im FM-Beratungs- und Ingenieurnetzwerk, der Arbeitsplätze mit digitalen Lösungen optimiert. In modernen Büros sind Echtzeitdaten und intuitive Buchungswerkzeuge entscheidend für Effizienz. Mit unserer Erfahrung im Facility Management und moderner Technologie unterstützen wir Unternehmen dabei, ihre Raumbelegung zu überwachen und zu optimieren, ungenutzte Flächen zu reduzieren und gleichzeitig rechtliche Vorgaben wie die DSGVO einzuhalten. So ermöglichen wir kosteneffizientes, nutzerorientiertes Flächenmanagement, das Aufwand senkt und die Mitarbeiterzufriedenheit steigert. Unsere Beratung begleitet Sie dabei, digitale Systeme nahtlos in Ihre Geschäftsprozesse zu integrieren.
Digitale Steuerung moderner Arbeitsplatzstrukturen
- Systemimplementierung
- Echtzeit
- Buchungslösungen
- Rollenbasierte
- Nutzungsanalysen
- Kostenreduzierung
- Datenverarbeitung
- Optimierung
- Kundennutzen
Systemimplementierung & -konfiguration
Wir erarbeiten ein passgenaues Konzept und richten das Managementsystem so ein, dass es in Ihre Organisation passt. Dazu gehören die Erfassung Ihrer Grundrisse, Bürozonen und Ausstattung sowie die Integration in Ihre bestehende IT. Beispielsweise verknüpfen wir das System mit Ihrem Verzeichnisdienst (z. B. Active Directory) und Kalender-Tools (Outlook, Teams). So ermöglichen wir sicheres Single Sign-On und synchronisierte Terminverwaltung. Das System liefert Ihnen Echtzeit-Statusinformationen und eine benutzerfreundliche Oberfläche, die genau auf Ihre Arbeitsprozesse abgestimmt ist. So werden alle Räume und Arbeitsplätze akkurat abgebildet und leicht auffindbar.
Echtzeit-Verfügbarkeitsüberwachung
Wir setzen Sensoren und digitale Terminals ein, um die tatsächliche Raumnutzung zu erfassen und Konflikte zu vermeiden. Bewegungsmelder oder Belegungssensoren (etwa unter Schreibtischen oder an der Decke) registrieren, ob ein Bereich gerade genutzt wird, und melden dies sofort ans System. Bleibt ein gebuchter Raum unbesetzt, kann das System die Reservierung automatisch wieder freigeben. Durch diese Echtzeit-Monitoring-Funktion wird angezeigt, welche Schreibtische oder Besprechungsräume gerade frei oder besetzt sind. So werden Doppelbelegungen vermieden und die Auslastung optimiert.
Multikanal-Buchungslösungen
Wir ermöglichen Buchungen über verschiedene Wege. Mitarbeiter können Arbeitsplätze per Web-Portal am PC, per Mobile-App oder direkt vor Ort reservieren. QR-Codes an Schreibtischen oder Türen führen mit einem Scan zur Raumübersicht, sodass man Verfügbarkeit prüfen und sofort buchen kann. In Empfangsbereichen oder Fluren installierte Terminals zeigen interaktive Grundrisse, auf denen man verfügbare Plätze sehen und reservieren kann. Diese Multikanal-Lösung stellt sicher, dass das Buchen immer und überall einfach funktioniert – am Schreibtisch, unterwegs oder spontan im Büro.
Rollenbasierte Zugriffsrechte
Wir richten rollenbasierte Berechtigungen ein, die Ihrer Firmenstruktur entsprechen. Unterschiedliche Zugriffsebenen sorgen dafür, dass nur befugte Personen sensible Funktionen nutzen können. Facility Manager oder Administratoren erhalten etwa volle Kontrolle über Raumplanung und Genehmigungsprozesse, während normale Mitarbeiter nur sichtbare Ressourcen einsehen und buchen können. Durch diese Zugriffskontrolle bleiben Ihre Daten geschützt und Abläufe geregelt. Gleichzeitig lassen sich Workflows abbilden, etwa indem Buchungen für bestimmte Räume genehmigt werden müssen.
Nutzungsanalysen & Reporting
Das System liefert Dashboards und Berichte, damit Sie datenbasierte Entscheidungen treffen können. Sie sehen Belegungsraten, stark oder schwach genutzte Räume sowie Stoßzeiten. Mit diesen Erkenntnissen lassen sich ungenutzte Flächen umgestalten oder Arbeitsplätze neu verteilen. Z. B. können Sie anhand von Auslastungsdiagrammen ermitteln, welche Bereiche kaum belegt sind und damit Kosten sparen. Regelmäßige Reports nach Abteilung, Etage oder Zeitraum unterstützen langfristige Raumplanung und zeigen die Entwicklung der Arbeitsplatznutzung transparent auf.
Kostenreduzierung & Ressourcenoptimierung
Optimierte Flächennutzung senkt direkt die Betriebskosten. Anhand der gewonnenen Nutzungsdaten identifizieren wir Einsparmöglichkeiten. Sind bestimmte Bereiche dauerhaft leer, kann Ihre Organisation Fläche freigeben oder neu gestalten und so Miet- oder Wartungskosten senken. Durch Buchungssysteme wie Desk-Sharing reduzieren Sie Ihren Platzbedarf weiter. Auch Energieverbrauch lässt sich minimieren, etwa indem Heizung und Licht automatisch an die tatsächliche Anwesenheit angepasst werden. Insgesamt sorgt das System dafür, dass Ihr Raum- und Ressourcenverbrauch genau dem Bedarf entspricht – für maximale Wirtschaftlichkeit.
DSGVO-konforme Datenverarbeitung
Der Schutz personenbezogener Daten ist bei uns selbstverständlich. Alle erfassten Belegungs- und Nutzungsdaten werden gemäß DSGVO und anderen Datenschutzgesetzen behandelt. Unsere Sensoren sind datenschutzfreundlich (z. B. registrieren sie nur anonymisierte Bewegungen, keine Kamerabilder). Personenbezogene Buchungsdaten werden verschlüsselt und mit Zugriffskontrollen gesichert abgelegt. Wir unterstützen Sie dabei, klare Datenschutzrichtlinien umzusetzen – etwa Daten nur so lange zu speichern wie nötig und Nutzereinwilligungen einzuholen. Damit ist sichergestellt, dass Ihr digitales Buchungssystem allen Compliance-Anforderungen genügt.
Kontinuierlicher Support & Optimierung
Auch nach der Einführung bleiben wir Ihr Partner. Wir bieten fortlaufenden Support, Aktualisierungen und Schulungen an, damit das System reibungslos läuft. Dazu gehört die Einarbeitung der Mitarbeiter in neue Funktionen sowie regelmäßige Updates der Software. Wir sammeln Feedback und prüfen die Systemleistung, um Einstellungen bei Bedarf anzupassen. So gewährleisten wir, dass Ihre Lösung mit den sich wandelnden Anforderungen – etwa bei organisatorischem Wachstum oder neuen gesetzlichen Vorgaben – Schritt hält und dauerhaft optimal funktioniert.
Kundennutzen
Flexible Serviceauswahl: Sie buchen gezielt nur die Funktionen, die Sie wirklich benötigen. Das spart Kosten und macht die Lösung genau so komplex, wie es für Ihre Organisation sinnvoll ist.
Rechtssicherheit: Unser System ist revisionssicher und DSGVO-konform implementiert. Sie erfüllen alle gesetzlichen Auflagen und sind für Audits gut vorbereitet.
Bessere Nutzererfahrung: Durch einfache Buchungs-Apps und klare Live-Informationen finden Mitarbeiter schnell einen Arbeitsplatz. Das verringert Frust, steigert Akzeptanz und trägt zu höherer Zufriedenheit im Team bei.
Effizienzsteigerung und Kostensenkung: Data Analytics und Transparenz optimieren Ihre Flächennutzung. Weniger Leerstand und bedarfsgerechte Ressourcenzuteilung reduzieren Miet-, Betriebs- und Energieaufwand messbar.
Fundierte Entscheidungsgrundlage: Die eingebauten Auswertungen bieten handfeste Erkenntnisse für Raumplanung und künftige Strategien. Mit belastbaren Zahlen treffen Sie sicherere Entscheidungen für Ihre Arbeitswelt.