Timeline zum betrieblichen Flächenmanagement bei Standortverlagerungen

Zeitraum: April 2025 – Januar 2027

Ziel: Implementierung eines digitalen, nachhaltigen und wirtschaftlich optimierten Flächenmanagements zur Erhöhung der Flächeneffizienz, Reduzierung von Betriebskosten, Erfüllung regulatorischer Anforderungen (ArbStättV, DIN 277, ESG-Kriterien) und Nutzung smarter Technologien zur Automatisierung und Optimierung der Gebäudenutzung.

• April – Juni 2025: Strategische Ziele und Grundlagen

  Verantwortlich: Facility Management, Geschäftsleitung, Nachhaltigkeit, Personalvertretung, IT

  -Definition strategischer Zielbilder für Flächennutzung: Effizienz, Flexibilität, ESG-Konformität

  -Abgleich mit Arbeitsplatzstrategien, ESG-Vorgaben, Mobilitäts- und Klimazielen

  -Entscheidung über Flächenkategorien (z. B. Büro, Meeting, Kommunikation, Fokus, Sondernutzung)

  -Festlegung der Reportingstruktur und zukünftiger Kennzahlen (m²/MA, Nutzungsrate, CO₂/m²)

  

• Mai 2025: Start der Mitbestimmung

  Verantwortlich: Facility Management in Zusammenarbeit mit dem Flächenmanagement-Team, dem Nutzermanagement und dem Betriebsrat

• Juni – Juli 2025: Bestandsaufnahme und Zielbildentwicklung (Neubau & Bestand)

  Verantwortlich: Facility Management, Nutzervertretung, IT, externe Berater

  -Erhebung aktueller Flächennutzungen, Belegungsquoten, Workflows und Raumarten

  -Definition von Nutzertypen und Personas (z. B. Hybrid, Stationär, Mobil, Teamorientiert)

  -Analyse von Flächenbedarf, Aufenthaltsdauern, Kommunikationsanforderungen

  -Erstellung eines Zielkonzepts inkl. Belegungslogik, Buchungssysteme, Shared Spaces

  

• Juli – August 2025: Leistungsbeschreibung, Ausschreibung und Vergabeverfahren

  Verantwortlich: Einkauf, Facility Management, IT, Rechtsabteilung

  -Erstellung technischer Anforderungen für Flächenmonitoring, Buchung, Raumverwaltung

  -Definition von KPIs: Belegungsquote, m²/Person, Flächenproduktivität, Nutzerzufriedenheit

  -Erstellung der Leistungsverzeichnisse für Planung, Software, Ausstattungen

  -Auswahl von Dienstleistern für digitale Flächensteuerung, Möblierung und Nutzermanagement

  

• September – Oktober 2025: Information der bestehenden Vertragspartner in Bezug auf die anstehenden Anpassungsnotwendigkeiten der bestehenden Zusammenarbeit aufgrund des Neubaus und Anfrage

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

  

• Oktober 2025 – Januar 2026: Anpassung bestehender Verträge mit Change Request Verfahren

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf, Rechtsabteilung

  

• Dezember 2025 – März 2026: Digitalisierung & Smart Workspace (Pilotvorbereitung)

  Verantwortlich: IT, Facility Management, Datenschutz, Personalentwicklung

  -Implementierung von Sensorik, Buchungssystemen und Belegungserfassung im Pilotbereich

  -Anbindung an CAFM, HR-Systeme, Arbeitsplatzprofile und Auslastungsanalysen

  -Test der Benutzerführung, Datenverarbeitung, Reporting und Eskalationslogik

  -DSGVO-konforme Definition der Flächenbelegung und Personalisierung

  

• März – Juni 2026: Pilotphase & Schulungen

  Verantwortlich: Objektleitung, Nutzermanagement, IT, Personalentwicklung

  -Inbetriebnahme neuer Flächenkonzepte in Pilotbereichen

  -Schulung von Mitarbeitenden zu Buchung, Nutzung, Rollenmodellen und Regeln

  -Erhebung von Nutzungskennzahlen, Verfügbarkeiten und Rückmeldungen

  -Feedback-Schleifen zur Optimierung von Belegung, Technik und Möblierung

• Juni – Juli 2026: Rollout und Systemfreigabe

  Verantwortlich: Facility Management, IT, Change Management

  -Vollständige Einführung der Flächenmanagementlösung in Neubau und Bestand

  -Finale Definition von Buchungsregeln, Nutzungszonen, Eskalationspfaden

  -Einbindung in Berichtswesen (m²-Kosten, CO₂/m², Auslastung pro Zone)

  -Kommunikation an alle Stakeholder, inkl. Betriebsrat und Nutzungsgruppen

• August – September 2026: Optimierung und Abschlussevaluation

  Verantwortlich: Facility Management, interne Audits, Nachhaltigkeit

  -Analyse der realen Nutzungsdaten vs. Planwerten

  -Optimierung der Flächenverteilung, Möblierungsmodelle, Sharing-Regelungen

  -Freigabe zur Weiterverwendung des Modells für andere Standorte

• September 2026 – Dezember 2027: Schrittweise Reduzierung der Leistungen

  Verantwortlich: Facility Management, Einkauf

• Dezember 2026 – Januar 2027: Go-Live im Neubau

  Verantwortlich: Facility Management, Objektleitung, Unternehmenskommunikation

  -Offizielle Betriebsfreigabe der neuen Flächenkonzepte im Neubau

  -Kommunikation an alle Mitarbeitenden und Nutzungsgruppen

  -Start des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

  -Integration in ESG-, Arbeitsplatz- und Immobilienstrategie

• Laufender Betrieb des Flächenmanagements (beide Gebäude)

  - Ein datenbasiertes Flächenmanagement steigert Effizienz, Nutzerzufriedenheit und ESG-Performance

  -Regelmäßige Auswertungen zu Belegung, Verfügbarkeit, Nutzerfeedback und CO₂/m²

  -Anpassung an neue Arbeitsformen, Technologien und rechtliche Rahmenbedingungen

  -Schulungen und Change-Maßnahmen für neue Nutzer und Führungskräfte

  -Integration in CAFM, Reporting-Tools und Governance-Strukturen