Standortverlagerung

• Dokumentation einfrieren: Nach dem Umzug erster Bereiche muss man im Altstandort keine großen Umbelegungen mehr nachhalten. Die Flächendaten bleiben statisch, es sei denn, man schrumpft Bereiche zusammen – aber das ist eher Stilllegung als Umorganisation. Somit entfällt Flächenmanagement im klassischen Sinne, außer dem Plan, wer wann wo rausgeht (das gehört zur Umzugsplanung).

• Keine Optimierungen mehr: Solange der Betrieb runterfährt, wird man keine neuen Bürokonzepte etc. im Altwerk umsetzen. Das Flächenmanagement-Team kann sich voll auf den Neubau konzentrieren. Also Reduktion auf Null im Alt – was eh nahe Null war.

• Belegungsplanung des Umzugs: Das Flächenmanagement unterstützt den Umzug selbst – legt fest, welche Abteilung in welchen Bereich im Neubau kommt. Das ist bereits im Vorfeld gelaufen. Während des stufenweisen Umzugs werden die Pläne bei jedem Schritt geprüft und ggf. angepasst (z.B. falls doch mehr Platz gebraucht wird).

• Inbetriebnahmedokumentation: Alle Flächen im CAFM werden initial erfasst (Büro A hat x m², gehört zu Abtlg Y, etc.). Das Flächenmanagement pflegt diese Stammdaten, sodass ab Vollbetrieb eine aktuelle Flächenbilanz vorliegt.

• Steuerung Auslastung: Falls im Neubau moderne Konzepte (Open Space, Shared Desk) eingeführt wurden, beobachtet das Flächenmanagement die Auslastung. Möglicherweise kommen IoT-Belegungsdaten zum Einsatz; das Team analysiert diese und schlägt Optimierungen vor (z.B. Umbau eines wenig genutzten Besprechungsraums in zusätzlichen Fokusraum).

• Regelbetrieb: Nach Abschluss des Umzugs etabliert sich ein Zyklus, Flächenänderungen zu begleiten – beim Neubau vermutlich anfangs wenig Änderungen, aber das Flächenmanagement ist eingerichtet, um auf zukünftiges Wachstum oder Umstrukturierungen reagieren zu können.

Im Alt gab es kein dediziertes Flächenmanagement, im Neubau dann schon – aber diese Kosten (20k) fallen ohnehin an, unabhängig vom Umzugstempo. Während der Umzugsmonate selbst könnte man argumentieren, dass mehr Planungsaufwand nötig ist, weil der Umzug orchestriert werden muss. Dieser Aufwand (Umzugsplanung) ist jedoch meist als Projekt zu sehen, nicht als Teil des laufenden FM-Budgets. Hier betrachten wir nur laufendes Flächenmanagement. Rechnersich: 12 Monate Übergang => ~10.000 € (Mittelwert aus 0 und 20k), 18 Monate => 15.000 €. Gegenüber 20k Endzustand sind das scheinbar Einsparungen von 10k bzw. 15k – was bedeutet: das Flächenmanagement-Team war in der Übergangszeit noch im Aufbau und nicht voll im Einsatz. Praktisch könnte es aber so sein, dass gerade während der Umzugsphase einige Mehrarbeit anfällt (Planung), die aber nach Projektbudget läuft. Im operativen Sinne nehmen wir keine Mehrkosten durch Parallelbetrieb an. Sobald der Neubau läuft, arbeitet Flächenmanagement ohnehin. Keine doppelte Leistung nötig, da Alt keine mehr. Wir geben daher Mehrkosten als negativ (Ersparnis, da erst allmählicher Hochlauf der Stellen) oder schlicht 0 € an.