Datenhaltung im betrieblichen Flächenmanagement

• Flächendaten: Diese Daten umfassen Informationen über die Flächenart (Büros, Produktionsflächen, Lager), Größe, Höhe, Stockwerk sowie spezielle Nutzungsmöglichkeiten und Einschränkungen (z.B. Brandschutzanforderungen).

• Gebäudedaten: Gebäudedaten beziehen sich auf die Struktur des Gebäudes, den Bauzustand, Baumaterialien, bauliche Besonderheiten und Renovierungszyklen. Hier werden auch technische Details erfasst, etwa Energieversorgungssysteme, Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen (HVAC).

• Nutzungsdaten: Nutzungsdaten geben Auskunft darüber, wie einzelne Flächen genutzt werden, welche Abteilungen oder Mitarbeiter dort untergebracht sind, welche Arbeitsplätze belegt oder welche Räume für spezielle Zwecke reserviert sind. Diese Daten sind wichtig für die Flächenplanung und zur Optimierung der Arbeitsplatznutzung.

• Belegungsdaten: Belegungsdaten erfassen die tatsächliche Nutzung von Räumen und Flächen. Sie ermöglichen es, ungenutzte oder ineffizient genutzte Bereiche zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen, um eine bessere Auslastung zu erreichen.

• Wartungsdaten: Diese Daten betreffen die Instandhaltung der Gebäude und Anlagen. Sie umfassen Wartungspläne, Inspektionsberichte, Reparaturhistorien und den aktuellen Zustand von Anlagen. Diese Informationen helfen dabei, die Lebensdauer von Gebäudeelementen zu verlängern und ungeplante Ausfälle zu minimieren.

• Kostendaten: Kostendaten enthalten Informationen über die finanziellen Aufwendungen, die mit der Flächennutzung verbunden sind, wie z. B. Mieten, Energiekosten, Wartungskosten und Investitionen in Modernisierungen. Diese Daten sind entscheidend für die Budgetierung und für die Optimierung der Betriebskosten.

• Umweltdaten: Daten zur Energieeffizienz, Wasserverbrauch und CO₂-Emissionen sind besonders in der heutigen Zeit relevant. Diese Informationen helfen, die Nachhaltigkeit des Gebäudemanagements zu verbessern und gesetzliche Vorgaben zu erfüllen.

• Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Systeme: Diese Systeme stellen eine zentrale Plattform für die Erfassung, Verwaltung und Analyse aller Facility-Daten bereit. Sie ermöglichen es, Flächen, Mietverträge, Wartungsarbeiten und andere FM-Prozesse digital zu steuern. Mit CAFM-Systemen können Facility Manager beispielsweise Belegungspläne erstellen, Wartungszyklen überwachen und Kostenberichte generieren.

• Building Information Modeling (BIM): BIM ist eine revolutionäre Methode, um digitale 3D-Modelle von Gebäuden zu erstellen und diese mit allen relevanten Daten anzureichern. So können Informationen zu jedem Gebäudeelement und jeder Fläche, von Baumaterialien bis zu Wartungsplänen, in einem zentralen Modell zusammengeführt werden. BIM erlaubt eine umfassende Visualisierung der Gebäude und kann für Planungs-, Bau- und Betriebsphasen verwendet werden.

• Internet of Things (IoT): Im Flächenmanagement spielt das IoT eine zunehmende Rolle. Durch den Einsatz von Sensoren, die Daten über Raumtemperaturen, Belegungen oder Energieverbrauch in Echtzeit erfassen, können Facility Manager aktuelle und präzise Informationen über die Flächennutzung erhalten und Entscheidungen auf Grundlage von Echtzeitdaten treffen.

• Cloud-basierte Lösungen: Mit cloudbasierten Plattformen haben Unternehmen die Möglichkeit, ihre Flächendaten zentral zu speichern und ortsunabhängig darauf zuzugreifen. Dies ist besonders vorteilhaft für Unternehmen mit mehreren Standorten oder einer stark verteilten Belegschaft.

• Datenerfassung: Die Erfassung der Daten erfolgt in der Regel durch manuelle Dateneingaben, digitale Pläne, Sensoren, und automatische Messsysteme. Oftmals werden auch Daten aus externen Quellen (z.B. Energieversorger, Immobilienverwaltungen) integriert.

• Datenkonsolidierung: Nachdem die Daten erfasst wurden, müssen sie konsolidiert und in ein zentrales System überführt werden. Dies ist notwendig, um Daten aus verschiedenen Quellen in einem einheitlichen Format verfügbar zu machen und die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.

• Datenpflege: Um die Aktualität und Genauigkeit der Daten zu gewährleisten, müssen sie regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Dies ist insbesondere bei dynamischen Daten, wie z. B. Flächennutzungen oder Wartungsplänen, von großer Bedeutung.

• Datenanalyse: Die Analyse der gesammelten Daten ermöglicht es, Muster zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Beispielsweise kann durch die Analyse der Belegungsdaten festgestellt werden, welche Flächen besonders stark genutzt werden und wo Potenzial für Effizienzsteigerungen besteht.

• Berichterstellung: Regelmäßige Berichte über die Flächennutzung, Wartungskosten und Energieverbrauch helfen Facility Managern, das Management von Immobilien zu optimieren und den Erfolg der Flächenstrategie zu bewerten.

• Datenqualität und -integrität: Unvollständige, fehlerhafte oder veraltete Daten können zu falschen Entscheidungen führen. Daher müssen Mechanismen zur Sicherstellung der Datenqualität etabliert werden, etwa durch regelmäßige Audits und automatisierte Prüfungen.

• Sicherheitsaspekte: Die Daten, die im Facility Management erfasst werden, können sehr sensibel sein (z.B. Belegungspläne, technische Gebäudepläne). Deshalb ist es wichtig, Sicherheitsstandards einzuhalten und den Zugriff auf diese Daten streng zu reglementieren.

• Datenintegration: Besonders in großen Unternehmen mit mehreren Standorten und heterogenen Systemlandschaften kann die Integration aller relevanten Daten eine große Herausforderung darstellen. Eine zentrale Datenbank oder ein integriertes CAFM-System ist hier essenziell, um reibungslose Arbeitsabläufe sicherzustellen.

• Optimierte Flächennutzung: Durch die Auswertung von Belegungs- und Nutzungsdaten können Unternehmen ihre Flächen effizient verwalten und Leerstände vermeiden.

• Kostenreduktion: Die genaue Analyse von Betriebskosten, wie Energieverbrauch oder Wartungskosten, erlaubt es, Kosten einzusparen und die Effizienz zu steigern.

• Bessere Entscheidungsfindung: Mit transparenten Daten über die Nutzung und den Zustand von Flächen und Gebäuden können Facility Manager fundierte Entscheidungen treffen, die den langfristigen Geschäftserfolg fördern.

• Nachhaltigkeit und Compliance: Facility Manager können durch eine detaillierte Datenauswertung Nachhaltigkeitsziele verfolgen, etwa durch die Reduzierung des Energieverbrauchs oder die Implementierung umweltfreundlicher Technologien.

Die Zukunft der Datenhaltung im Flächenmanagement wird maßgeblich durch digitale Technologien geprägt. IoT, Big Data, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen werden eine zunehmend wichtige Rolle spielen. Diese Technologien ermöglichen es, große Datenmengen in Echtzeit zu analysieren, Vorhersagen zu treffen (Predictive Maintenance) und Prozesse zu automatisieren. Dies wird nicht nur zu einer höheren Effizienz, sondern auch zu einer besseren Nachhaltigkeit und Anpassungsfähigkeit der Flächennutzung führen.