Die Anforderungen an Flächen und deren Nutzung unterliegen einem ständigen Wandel. Digitalisierung, neue Arbeitsmodelle, Nachhaltigkeitsziele und sich ändernde Mitarbeiterbedürfnisse sind nur einige Faktoren, die Unternehmen dazu zwingen, ihre Flächenmanagement-Strategie kontinuierlich anzupassen. Unter „Konzept der Transformation“ versteht man in diesem Kontext einen strukturierten Wandel, der bestehende Flächennutzungen, Prozesse und Technologien ganzheitlich hinterfragt, optimiert und neu ausrichtet. Das Konzept der Transformation im Flächenmanagement ist ein fortlaufender Prozess, der nie vollständig abgeschlossen sein wird. Schnelle technologische Entwicklungen, neue Arbeitsmodelle und sich ändernde regulatorische Anforderungen erfordern regelmäßige Anpassungen und Weiterentwicklungen. Unternehmen, die diesen Wandel proaktiv gestalten und dabei die Bedürfnisse ihrer Mitarbeitenden in den Mittelpunkt rücken, können ihre Flächen als strategische Ressource einsetzen: für höhere Attraktivität als Arbeitgeber, für gesteigerte Effizienz und für eine nachhaltige Zukunftsfähigkeit.
Ausgangslage und Treiber für die Transformation - Änderungen in der Arbeitswelt
Zunahme flexibler Arbeitsformen (z. B. Homeoffice, hybride Modelle) erfordert eine Neuausrichtung der Büro- und Meetingflächen.
Fokus auf Kollaboration und Kreativität statt reine Präsenzarbeitsplätze.
Digitale Technologien
Verfügbarkeit von CAFM-Systemen (Computer-Aided Facility Management) oder IWMS-Lösungen (Integrated Workplace Management Systems) ermöglicht eine präzisere Steuerung und Analyse der Flächennutzung.
Mobile Apps, Sensorik und Datenanalyse (Big Data) erleichtern eine kontinuierliche Optimierung.
Steigende Umwelt- und Nachhaltigkeitsanforderungen
Forderung nach ressourcenschonendem Flächenverbrauch und reduzierten Emissionen.
Zertifizierungen (z. B. DGNB, LEED) und ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance) beeinflussen Bau- und Immobilienentscheidungen.
Kosten- und Effizienzdruck
Hohe Miet- und Energiekosten sowie steigende Instandhaltungsausgaben belasten Budgets.
Der gezielte Einsatz flexibler und multifunktionaler Räume ermöglicht Kostensenkung und Effizienzsteigerung.
Zielsetzung des Transformationskonzepts - Zukunftsfähige Flächennutzung
Schaffung von Umgebungen, die auf agile Arbeitsweisen und künftige Anforderungen ausgelegt sind.
Anpassungsfähigkeit an wechselnde Teamgrößen, Organisationsstrukturen und Projekterfordernisse.
Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit
Vereinbarkeit von ökologischen und ökonomischen Zielen (z. B. Reduzierung des Ressourcenverbrauchs bei gleichzeitiger Kostenoptimierung).
Langfristige Perspektive auf Wertsteigerung der Immobilie oder des Standortes.
Steigerung von Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität
Inspirierende, gesunde und funktionale Arbeitsplätze fördern das Engagement und die Leistungsfähigkeit.
Einbeziehung von Nutzerfeedback und Mitbestimmung erhöht die Akzeptanz der neuen Konzepte.
Vernetzung und Digitalisierung
Integration digitaler Tools zur Buchung, Verwaltung, Analyse und Optimierung der Flächennutzung.
Transparenz über Nutzungsdaten als Grundlage für stetige Verbesserung.
Phasen des Transformationsprozesses - Analyse und Bestandsaufnahme
Erhebung der aktuellen Flächen, Belegungsraten und Nutzeranforderungen (z. B. über Befragungen, Begehungen, Sensorik).
Bewertung von Kosten, Energieverbrauch, baulichem Zustand, Flexibilitätsgrad und Modernisierungsbedarf.
Konzeption
Ausarbeiten verschiedener Szenarien (z. B. Open-Space-Konzept, Desk Sharing, Hybridmodell), abgestimmt auf Unternehmensziele und Kultur.
Entwicklung eines übergreifenden Masterplans, der Architektur, Technik und Organisation berücksichtigt.
Planung und Umsetzung
Konkretisierung der baulichen, technischen und organisatorischen Schritte: Umbauten, Möblierung, Implementierung von IT-Lösungen.
Budgetierung und Projektplanung (Zeitplan, Meilensteine, Verantwortlichkeiten).
Pilotprojekte und Testphasen, um Konzepte zu validieren und Feedback einzuholen.
Change Management und Kommunikation
Transparente Information aller Stakeholder (Mitarbeitende, Führungskräfte, Betriebsrat) über Ziele und Maßnahmen.
Schulungen und Workshops, um neue Nutzungs- und Buchungssysteme einzuführen.
Begleitende Veränderungsprozesse (Anpassung von Richtlinien, Arbeitszeiten, Teamstrukturen etc.).
Monitoring und kontinuierliche Optimierung
Regelmäßige Überprüfung der umgesetzten Maßnahmen anhand festgelegter Kennzahlen (z. B. Flächenauslastung, Nutzerzufriedenheit, Kosteneinsparungen).
Nachjustieren und Weiterentwickeln der Konzepte im Sinne einer lernenden Organisation.
Klare Zielsetzung und strategische Verankerung
Die Transformation muss als integraler Bestandteil der Unternehmensstrategie verstanden werden und Rückhalt im Top-Management finden.
