Betriebsvereinbarung Desksharing

Unter „Desksharing“ wird verstanden, dass innerhalb eines definierten Bereichs (Abteilung, Segment, Querschnittsfunktion) weniger feste Arbeitsplätze vorhanden sind, als Mitarbeitende. Die Plätze werden im Wechsel genutzt, insbesondere durch jene, die überwiegend mobil arbeiten.

Ergänzend zu klassischen Schreibtischen werden agile Projektflächen (z. B. Kreativräume, „Park“, „Denkfabrik“, „Werkstatt“) eingerichtet, um temporäre Projekt- und Teamarbeit zu ermöglichen. Diese Flächen stehen grundsätzlich allen Mitarbeitenden zur Verfügung, sofern keine andere Vorrangregelung definiert ist.

Diese BV ist eng mit der BV „Mobiles Arbeiten“ verzahnt. Beide Regelungen ergänzen sich, um eine ganzheitliche Zeit- und Arbeitsplatzflexibilität zu erzielen.

Diese BV erstreckt sich auf die Standorte des Unternehmens, in denen Desksharing-, Projektflächen- und flexible Arbeitsplatzkonzepte eingeführt werden.

Sie gilt für alle Beschäftigten i. S. v. § 5 BetrVG, sofern sie in den betreffenden Bereichen (Desksharing) tätig sind oder agile Projektflächen nutzen. Leitende Angestellte i. S. v. § 5 Abs. 3 BetrVG sind ausgenommen, können jedoch freiwillig einbezogen werden.

Gegenstand ist die Planung, Gestaltung, Einführung und Nutzung der Desksharing-Arbeitsplätze und agilen Flächen (z. B. flexible Raumstrukturen, gemeinschaftliche Zonen), einschließlich der zugehörigen technischen, ergonomischen und organisatorischen Aspekte.

Alle einschlägigen Vorschriften (Arbeitsstättenverordnung, Bildschirmarbeitsverordnung, Technische Regeln für Arbeitsstätten) sind bei der Planung und Umsetzung einzuhalten.

Die flexiblen Arbeitsumgebungen sollen sowohl konzentriertes Einzelarbeiten als auch kollaboratives Teamwork unterstützen. Es ist ein ausreichendes Angebot an Rückzugs- und Sozialflächen (Kaffeeküchen, Lounge, „Park“) bereitzustellen.

Wo möglich, werden umweltfreundliche bzw. nachhaltige Materialien, Beleuchtung und Heiz-/Kühlkonzepte eingesetzt (z. B. CO₂-Sensoren, LED, Schallabsorber aus recycelten Stoffen).

In den Projektflächen können zusätzliche Tools (Whiteboards, mobile Trennwände, Collaboration-Screens) integriert sein. Bei Einsatz von Smarten Desk-Lösungen (z. B. automatisierte Tische mit Memory-Funktion) ist eine separate Mitbestimmung erforderlich, insbesondere wenn biometrische oder personalisierte Steuerungen eingesetzt werden.

Die Festlegung von Desksharing-Bereichen erfolgt in Abstimmung zwischen Facility Management (FM), den zuständigen Führungskräften und dem Betriebsrat.

Die Anzahl der Desksharing-Plätze richtet sich nach der Zahl der Mitarbeitenden im Optionsmodell 2 (überwiegend mobil). Es gilt eine Quotenregelung (z. B. 25 %–50 %), sowie die Schaffung zusätzlicher agiler Flächen, um bei gleichzeitiger Anwesenheit bis zu 80 % der Gesamtmitarbeiterzahl aufzunehmen.

In jedem Fall müssen ausreichende Alternativen (z. B. Projekträume) zur Verfügung stehen, damit keine Engpässe entstehen. Bei höherer Anwesenheit als erwartet, sollen Notfallregelungen (z. B. temporärer Konferenzraum als Desksharing-Option) greifen.

• Höhenverstellbarer Schreibtisch (mind. 80×180 cm, H: 68–135 cm),

• Monitor(e), Dockingstation (universal),

• ggf. Arbeitsplatzleuchte.

• Mitarbeitende bringen persönliche Ausrüstungen (Laptop, Tastatur, Maus) selbst mit.

Schwerbehinderte oder besonders bedürftige Mitarbeitende erhalten ggf. feste bzw. speziell ausgestattete Arbeitsplätze (z. B. barrierefreier Zugang, besondere Sitzmöbel). Die Schwerbehindertenvertretung (SBV) ist einzubinden.

Jene, die keinen festen Platz haben, erhalten abschließbare Fächer/Rollcontainer für persönliche Gegenstände. Gemeinsame Ablagen/Schränke stehen für Teamunterlagen bereit.

Am Ende der Nutzung bzw. spätestens zum Arbeitsschichtende sind Arbeitsmaterialien wegzuräumen. Laptops und private Gegenstände kommen in Schließfächer oder Rollcontainer.

Das Unternehmen sorgt für eine bedarfsorientierte Reinigung der Shared-Desks (z. B. täglicher Wipe-Down). Desinfektionsmittel stehen bereit.

Beschäftigte dürfen die Desksharing-Plätze im Rahmen der betrieblichen Arbeitszeiten frei nutzen, solange keine Vorbelegungen bestehen. Bei Konflikten regeln Abteilungslösungen die Prioritäten.

Der Arbeitgeber kann ein digitales Buchungstool (App, Web, Terminal) einführen, um Arbeitsplätze oder Projekträume zu reservieren. Diese Einführung ist mitbestimmungspflichtig (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Das System darf keine verdeckte Leistungskontrolle ermöglichen. Nur minimale personengebundene Daten (Name, Abteilung, Zeitraum) werden gespeichert.

Ein Blockieren von Arbeitsplätzen ohne Nutzung oder nicht Freigeben nach Verlassen des Platzes kann zu Konflikten führen. Wiederholte Verstöße sind zu melden; ggf. folgt ein klärendes Gespräch mit Führungskraft oder Zeitbeauftragten.

Agile Projektflächen können ebenfalls gebucht oder bei kurzfristiger Verfügbarkeit spontan genutzt werden. Bei großen Veranstaltungen oder Projektphasen kann ein Vorrang vereinbart werden (z. B. abteilungsweite Info-Veranstaltungen).

Alle Erfassungsdaten (Buchungen, Belegungspläne) dienen ausschließlich der Raum- und Arbeitsplatzorganisation.

Auswertungen zu individuellen Buchungsgewohnheiten, Präsenzmustern oder Nutzungszeiten sind unzulässig, sofern sie einen Charakter einer Verhaltenskontrolle annehmen. Eine statistische, anonymisierte Auswertung (z. B. Nutzungsquoten) ist nur zulässig, wenn sie keine Rückschlüsse auf Einzelpersonen zulässt.

Das Unternehmen erstellt ein Datenschutzkonzept für das Desksharing, das insbesondere Speicherfristen, Zugriffsrechte und Löschkonzepte definiert. Der/die Datenschutzbeauftragte ist eingebunden und kontrolliert die Einhaltung.

Die Einführung erfolgt pilotweise. Einmalig (z. B. 4–6 Monate nach Start) oder regelmäßig finden Mitarbeiterbefragungen statt, um Zufriedenheit, Probleme und Verbesserungsvorschläge zu ermitteln. Diese Befragungen sind anonym und freiwillig.

Bei Konflikten oder Änderungswünschen können die Betriebsparteien eine paritätische Kommission (2 Vertretende Arbeitgeber, 2 Vertretende Betriebsrat) einsetzen, die Lösungsvorschläge erarbeitet. Bei Uneinigkeit ist das gesetzliche Einigungsstellenverfahren möglich.

Sollte die Evaluierung ergeben, dass Quoten, Layout oder Buchungssystem angepasst werden müssen, stimmen sich Arbeitgeber und Betriebsrat darüber ab. Jede wesentliche Änderung bedarf einer schriftlichen Ergänzung oder Anpassung dieser BV.

Sollen biometrische (Fingerabdruck, Gesichtserkennung) oder KI-gestützte Verfahren (z. B. Predictive-Desk-Usage-Analytics) eingesetzt werden, ist eine gesonderte Betriebsvereinbarung bzw. Änderungsvereinbarung mit dem Betriebsrat abzuschließen. Diese muss Datenschutz und Verhaltenskontrolle explizit regeln.

Wenn z. B. pandemische Lagen auftreten, können erweiterte Hygienemaßnahmen (Abstandsregeln, Mund-Nasen-Schutz, reduzierte Belegungsraten) vereinbart werden. Solche temporären Sonderregeln werden in Abstimmung mit Betriebsrat und Fachkräften für Arbeitssicherheit getroffen.

Beschäftigte mit Handicap, chronischen Erkrankungen oder sonstigem Bedarf können gegenfalls feste Plätze oder besondere Desksharing-Konditionen (z. B. Vorabbuchung, barrierefreie Zugänge) beanspruchen. Die Schwerbehindertenvertretung wird eingebunden.

Ist eine Bestimmung dieser BV unwirksam oder nicht durchführbar, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Regelungen unberührt. Die Parteien verpflichten sich, eine der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommende, wirksame Regelung zu vereinbaren.

Diese Betriebsvereinbarung tritt mit Unterzeichnung in Kraft oder ab dem vereinbarten Starttermin des Desksharing-Piloten.

Sie kann mit einer Frist von 3 Monaten zum Monatsende von jeder Seite schriftlich gekündigt werden. Eine Teilkündigung ist ausgeschlossen.

Desksharing-Bereiche, die nach Kündigung noch bestehen, werden weiterbetrieben, bis eine Ersatzregelung vereinbart oder das Projekt beendet wird.

Ort, Datum

| (Arbeitgeber) | (Betriebsrat) |

(Ggf. weitere Unterschriften: Personal-/Facility Management, etc.)

• Anlage 1: Muster-Planung und Gestaltungsrahmen

• Anlage 2: Ergonomie- und Technikausstattung (Standardarbeitsplätze, Monitorgrößen, etc.)

• Anlage 3: Buchungssystem-Beschreibung (sofern bereits ausgewählt; ansonst separate BV)

• Anlage 4: Kontaktdaten Facility Management, betriebliches Projektteam Desksharing

• Anlage 5: Muster-Fragebogen für Evaluierung

Diese Fassung ist ein allgemeines, firmenneutrales Muster. Jede tatsächliche Anwendung bedarf einer individuellen Anpassung an die Gegebenheiten des Betriebs, die geltenden tariflichen/gesetzlichen Vorgaben sowie einer juristischen Prüfung.