Flächenorganisation, -struktur und Regelwerk

Obwohl es keine spezifische Norm für das Flächenmanagement gibt, haben wir zahlreiche technische Regeln zur Verfügung, die das Flächenmanagement im Sinne des Standes der Technik unterstützen. In diesem Abschnitt werden die wichtigsten dieser Regeln aufgelistet. Anhand einer bestimmten Regel werden wir detailliert untersuchen, um den zugrunde liegenden Gedanken besser zu verstehen. Die hier präsentierte Auswahl stammt aus dem Verzeichnis des Autors und dient lediglich als Beispiel; sie ist nicht abschließend.

Alle wichtigen Geschäftsprozesse, einschließlich derjenigen, die mit dem Flächenmanagement zusammenhängen, müssen systematisch erfasst und dokumentiert werden. Siehe Anhang 08 für weitere idealtypische FLM-Geschäftsprozesse.

• der bestehenden Abläufe,

• und bei Veränderungen.

Die nachfolgenden Ausführungen beschreiben die grundlegenden Anforderungen und Strategien des Flächenmanagements. Daraus resultieren auch die Anforderungen an die Flächenmanagement-Funktionen einer CAFM-Software.

• Optimierung und Planung von Fläche innerhalb eines Standortes, um den Bedürfnissen der Organisation zu entsprechen.

• „Übersetzung" der Kerngeschäftsstrategien in die Arbeitsplatzverteilung und die Leistungsmessung u.a. auch als Basis für Verbesserungen.

Mit einem extremen theoretischen Beispiel möchten wir das mögliche Optimierungspotenzial für Büroräume untersuchen.

Basierend auf dem oben genannten Bild gehen wir davon aus, dass etwa ein Drittel aller Büroarbeiten von zu Hause aus erledigt werden könnten. Weiterhin setzen wir voraus, dass eine passende gesellschaftliche Infrastruktur existiert und die Menschen bereit wären, ihre Büroarbeit im "Schichtbetrieb rund um die Uhr" zu verrichten, also im kontinuierlichen 4-Schichtsystem. Unter diesen Überlegungen würden nur noch 12 % der aktuellen Bürofläche benötigt - anstelle von 25 Stockwerken nur noch 3! Es ist klar, dass diese Überlegung rein spekulativ ist und die Realität anders aussieht.

• die Existenz einer Schnittstelle zur CAFM-Software.

• Selbstverständlich ist eine weitere wichtige Voraussetzung, dass die in derCAFM-Software gespeicherten Flächen der Norm entsprechen, um mit dem Simulationsprogramm korrespondieren zu können

• und die Darstellung der auf den Flächen stattfindenden Prozesse in Form von Workflows.

• die Anschaffung eines Zusatzmoduls „Simulation“ (grobe Kostenschätzung ca. 3.000 €), das mit dem Workflow-Programm kompatibel ist.

• Aufbau von Simulationsmodellen - auch unter Anwendung von Microsoft Visio® möglich (andere Produkte vergleichen),

• Prozessabläufe wie gewohnt zeichnen (z.B. MS Visio) und anschließend mit simulationsrelevanten Eingabegrößen wie
  - Ablaufzeiten,
  - Kosten und
  - Mengen u.a. ergänzen,

Das Simulationsprogramm erzeugt automatisiert Simulationsmodelle aus den Flow- Charts.

• Visualisierung: Zunächst erstellt man die in Frage kommenden Prozessabläufe in der gewohnten Umgebung (z.B. durch Microsoft Visio.) Anschließend ergänzt man die Prozessabläufe um simulationsrelevante Parameter wie beispielsweise

- Prozesszeiten,
- Verfügbarkeiten,
- Kosten
- und Mengengerüste, etc.
und erzeugt daraus auf Knopfdruck ein Simulationsmodell. Das Simulationsmodell visualisiert und animiert dann die Abläufe innerhalb des (Visio-) Flowcharts.

• Analyse: Mittels der Animation und den in Statistiken aufbereiteten Simulationsergebnissen

- Ressourcenauslastungen,
- Durchlaufzeiten,
- Bestandsverläufe, etc.,
analysiert man die Schwachstellen und die Engpässe in den Prozessabläufen.

• Optimierung: Ein im Prozess-Simulator eingebauter Szenario-Manager unterstützt bei der Beantwortung von "Was-Wäre-Wenn"-Fragestellungen. Mit seiner Hilfe variiert man den Einfluss der Prozessparameter auf Ihre Zielkriterien und analysiert und optimiert somit risikolos den Gesamtprozess, ohne jeweils in das reale System eingreifen zu müssen.

Simulationsmodelle erzeugen einen oft spektakulären „Aha-Effekt“ bei den Betrachtern und das insbesondere bei den Betrachtern, die den Prozessen nicht sehr nahestehen. Insofern ist Simulation auch ein probates Hilfsmittel bei der Werbung für die Finanzierung bestimmter Maßnahmen. Internes Marketing für den FM-Bereich kann man so wirksam unterstützen. Es ist aber nicht zu verkennen, das Simulation auch etwas kostet:

• Software

• Know-how

• Aufbereitung,

und ohne tiefes Prozessverständnis nicht es auch geht.

Diese Methodik hat nicht nur bei Bestandsimmobilien, sondern erst recht zur vorausschauenden Entwicklung komplexer Planungsvarianten bei der Gestaltung von Arbeitsflächen ihre Berechtigung.

Das Flächenmanagement, welches die Bereitstellung von Nutz- und Arbeitsflächen gewährleistet, die optimal auf das Anforderungsprofil abgestimmt sind und dabei die Kosten minimiert, ist eine zentrale Managementaufgabe, die alle Aspekte des Facility Managements berührt. Die bestmögliche Gestaltung und Nutzung von Flächen wird als entscheidender Produktionsfaktor angesehen. Ein effizientes Flächenmanagement ist essentiell für eine strategische Unternehmensausrichtung und die bestmögliche Nutzung der Ressourcen "Fläche und Raum", um ein Unternehmen wettbewerbsfähig zu halten.

Wertschöpfende Geschäftsprozesse, wie Produktion und Dienstleistungen, sowie wertschöpfungsunterstützende Prozesse, wie die Verwaltung von Unternehmensaufgaben, sind auf die Nutzung geeigneter Grundstücks- und Gebäudeflächen angewiesen.

Daher hat das Flächenmanagement im Facility Management eine zentrale Rolle.

• Planung

• Ausstattung

• Bereitstellung

• und Bewirtschaftung

von Grundstücks- und Gebäudeflächen für die optimale Nutzung und Wertschöpfung. Flächen sind ein erheblicher Kostenfaktor. Das Ziel ist es, Transparenz über die genutzten und verfügbaren Flächen zu erhalten und alle Möglichkeiten zur Flächenoptimierung zu nutzen. Flächen, die reduziert werden können, verursachen keine Kosten für Verwaltung, Instandhaltung oder Pflege, es sei denn, sie werden für einen anderen wertschöpfenden Prozess, wie zum Beispiel die Vermietung, genutzt.

Das Einsparpotenzial ist dementsprechend groß. Nicht optimal genutzte Flächen werden schnell identifiziert. Für Umzugsplanungen, Umstrukturierungen, Erweiterungen oder den Rückbau von Nutzflächen sind genaue Informationen über die vorhandenen und benötigten Flächenzusammensetzungen unerlässlich.

Wir haben bereits untersucht, welche Normen oder Richtlinien für das Flächenmanagement relevant sein könnten, insbesondere im Hinblick auf die Arbeitsplatzbeleuchtung. Letztlich haben wir uns in diesem FM-Buch dafür entschieden, hauptsächlich die GEFMA-Richtlinie 130 als Grundlage zu verwenden. Aus unserer Sicht erfüllt sie am besten den gewünschten Ansatz und geht pragmatisch mit dem Thema um.

Danach ist Flächenmanagement zum einen eine Flächenverwaltung, d. h.

• eine Darstellung sämtlicher Flächen eines Standortes, eines Gebäudes, eines Geschosses, einer Raumeinheit,

• sowie die Zuordnung der Flächen zu Funktionen, Abteilungen, usw.

• und eine Durchführung von Flächenoptimierungen.

• Höhere Flächenqualität

• Mehr Transparenz

• Niedrigere Kosten

• Höhere Flexibilität

• Unterstützung strategischer und operativer Ziele

• Flächenmanagement aus der Sicht des Nutzers.

Unternehmen und Organisationen haben individuelle Ziele bezüglich ihrer Flächennutzungen, die aufgrund ihres speziellen Kerngeschäfts und ihrer jeweiligen Interessen variieren. Die Hauptfunktion der Flächen besteht darin, dem Nutzer ein effizientes Kerngeschäft entsprechend seiner Arbeitsprozesse zu ermöglichen.

Die wirtschaftlichste Lösung ergibt sich, wenn der tatsächliche Flächenbedarf mit den verfügbaren Flächen übereinstimmt. Die Größe der Fläche als Kostenfaktor ist somit ein Optimierungsfaktor. Das Bestreben nach einer optimalen Balance zwischen Wertschöpfung und flächenbedingten Kosten führt zu einer verbesserten wirtschaftlichen Effizienz der Flächennutzung. Überdimensionierte Produktions-, Lager- oder Büroflächen sind ungenutzte Ressourcen.

Grundsätzlich kann die Produktivität durch eine verbesserte Qualität und Flächenausnutzung bei definierter Größe gesteigert werden. Bei gleichbleibender Produktivität kann die Fläche durch geeignete Maßnahmen reduziert werden. Beide Ansätze können kombiniert werden, solange dies nicht zu Lasten des Servicelevels geht und die Maßnahmen transparent und vertraglich festgelegt sind.

Obwohl zwischen Facility Management und Flächenmanagement unterschieden wurde, ist das Flächenmanagement ein Teil des Facility Managements gemäß DIN EN 15221. Daher sind Verbesserungen keine konkurrierenden Maßnahmen. Das strategische Facility Management befasst sich langfristig mit der Sicherstellung der notwendigen Flächenressourcen für das Unternehmen und dient als wesentliches Steuerungsinstrument der Unternehmensführung.

Die Fläche soll die Produktions- oder Arbeitsprozesse optimal unterstützen und die maximale Produktivität und Wertschöpfung zum Ziel haben. Die damit verbundenen Kosten für die Flächenbereitstellung und -bewirtschaftung müssen betrachtet und optimiert werden. Ein Masterplan bietet langfristige Planungssicherheit für alle Beteiligten. Ein strategisches Flächenmanagement spielt dabei eine entscheidende Rolle, da es den Flächenplan und die damit verbundenen Kosten voraussagt. Dieser Plan ist in den Gesamtplan integriert und gibt Auskunft über die mittel- und langfristige Unternehmensentwicklung.

Die strategische Bedeutung des Bürobereichs nimmt stetig zu. Der Check "Gute Büroarbeit" des Deutschen Netzwerk Büro e.V. stellt einen modernen Qualitätsstandard für Unternehmen dar. Dieser Check kann Unternehmen helfen, aktuelle Herausforderungen zur Verbesserung der Büroarbeit zu identifizieren.

Die Anforderungen an Büroflächen haben sich erheblich gewandelt und sind komplexer geworden. Mit dem Aufkommen von Teamarbeit, die oft interdisziplinäre Projektarbeit beinhaltet, hat die Prozessorientierung im Büro zugenommen. Es geht nicht nur um die Größe der Fläche als Kostenfaktor, sondern auch um die funktionale Anordnung der Arbeitsplätze zueinander, wie die folgenden Stichpunkte verdeutlichen:

• Verwaltung und Optimierung von vorhandenen Flächen in Bestandsgebäuden,

• Neuvermietung von Flächen in Bestandsgebäuden,

• Verkauf oder Vermietung von Flächen in neuen Gebäuden.

Deshalb sollte für jede Immobilie bzw. Flächeneinheit geprüft werden, welche Ziele das Flächenmanagement haben soll. Ist das Unternehmen selbst Nutzer oder Vermieter? Oder sollen Gebäude bzw. Flächen ggf. am Markt freigesetzt werden?

Unternehmen, die als Investoren, Verkäufer oder Vermieter agieren, streben danach, eine möglichst große Fläche zu einem hohen Preis zu verkaufen oder zu vermieten. Für Nutzer, sei es als Käufer oder Mieter, sind eine hohe Qualität, Flexibilität und Flächeneffizienz entscheidend. Dies erhöht die Vermarktungschancen.

In den letzten Jahren sind die laufenden Kosten, die ein Nutzer trägt, auch für den Investor oder Verkäufer/Vermieter immer relevanter geworden. Die Nebenkosten, oft als "2. Miete" bezeichnet, spielen dabei eine zentrale Rolle. Geringe Flächenbewirtschaftungskosten eines Gebäudes, insbesondere angesichts steigender Energiekosten, bieten einen zusätzlichen Wettbewerbsvorteil. In diesem Kontext ist das Flächenmanagement in folgenden Situationen von Bedeutung:

• direkte und persönliche Kommunikation außerhalb geplanter Besprechungen

• Spontanität beim Austausch von Ideen

• Flexibilität räumlicher Zuordnungen von Personen, Ausstattungen und Einrichtungen

• Variabilität der Teamgrößen.

• Wie kann das Raumangebot bei gleichbleibender Arbeits-Qualität anpassungsfähig bleiben?

• Wie kann man trotzdem sicherstellen, dass Teams nicht auseinandergerissen werden (trennende Wände)?

• Wie können ansteigende Kosten vermieden werden, die durch interne Umzüge, ständige Umbauten, Arbeitsunterbrechungen, usw. entstehen?

• Aufgrund der Technisierung kann an verschieden Orten gearbeitet werden (Arbeit im Büro, beim Kunden, unterwegs, in der Zweigniederlassung, im Home-Office, usw.).

• Ein Teil der Mitarbeiter ist auf Weiterbildung, im Urlaub, krank, usw.

• Die Arbeitszeiten sind noch viel flexibler geworden (Gleitzeit, Erziehungsurlaub).

In der Tabelle "Gegenüberstellung wichtiger Normative des Flächenmanagements" haben wir dargestellt, wie Normen im Flächenmanagement Anwendung finden. Daher ist es sinnvoll, sich bei der Flächenstruktur strikt an der DIN EN 15221, insbesondere an deren Teil 6 "Flächenbemessung im Facility Management", zu orientieren. Da die Flächen als Kostenträger für die Aktivitäten dienen, die darauf stattfinden, ist es notwendig, die teilweise sehr unterschiedlichen Begrifflichkeiten und Bezeichnungen bezüglich der Flächen international zu harmonisieren.

Dieser Teil 6 der genannten Norm soll genau diese Aufgabe erfüllen. Nur so ist es möglich, Facility Managementaufträge auch innerhalb der Europäischen Union effizient zu bearbeiten. Die Vergaberichtlinien, insbesondere für öffentliche Aufgaben, schreiben ab einem bestimmten Schwellenwert eine internationale Ausschreibung vor. Aus diesem Grund ist eine Standardisierung erforderlich, damit die Daten aus Flächenmessungen in Zukunft einheitlich verstanden und interpretiert werden können. Das europäische Komitee für Bauökonomie (CEEC) hat festgestellt, dass die europäischen Länder die Grundflächen ihrer Gebäude auf ähnliche Weise vermessen. Die Gruppierung und Kodierung dieser Komponenten variiert jedoch von Land zu Land erheblich.

Zwischen den Nachbarländern Niederlande und Deutschland kann ein Vergleich eines Gebäudes irreführend sein, wenn die Netto-Grundfläche (ne: Netto Vloeroppervlakte) eines nach NEN vermessenen niederländischen Gebäudes mit einem nach DIN vermessenen deutschen Gebäude direkt gegenübergestellt wird. Die Tatsache, dass Messungen im selben Gebäude unter Anwendung unterschiedlicher nationaler Normen zu Abweichungen von bis zu 30% führen können, unterstreicht die Notwendigkeit einer Vereinheitlichung der Flächenmessung.

In Unternehmen und Organisationen sind nahezu alle Arten von Nutzflächen vertreten. Die Komplexität der Topologie der verschiedenen Flächen, insbesondere in großen Unternehmen mit ihren spezifischen Nutzungen, erfordert eine klare Strukturierung der Flächen.Grundlage hierfür ist ein Flächensystem, in dem

• die Lage der Flächen zu einander

• ihre Nutzung

• und die Berechnungsgrundlagen für die Ermittlung der Flächen

beschrieben sind. Die im Folgenden dargestellte Strukturgibt eine Orientierung. Zunächst sollen die wichtigsten Begriffe aus der Norm für die Bemessung der Flächen definiert werden.

Bevor die europäische Norm eingeführt wurde, waren in Deutschland zwei Verfahren für die Flächendefinitionen bekannt:

• DIN 277-1 und DIN 277-2 sowie

• Flächendefinition nach gif : MF/G:2012

• NRF à Netto-Raumflächen

• NGF àNetto-Grundfläche

• IGF àInnen-Grundfläche

• BGF àBrutto-Grundfläche

• EF à Ebenenfläche.

Darüber hinaus ist anzunehmen, dass selbst in den Unternehmen und Organisationen noch mit unterschiedlichen oder gar alten Begriffen gemessen wird.

An dieser Stelle ist es sinnvoll, das Grundverständnis der DIN EN 15221 erneut zu betonen. Diese Norm zielt in ihrem Teil 7 „Benchmarking“ darauf ab, das Facility Management so gut wie möglich und sinnvoll vergleichbar zu machen.

Wir kritisieren, dass der Norm die Tiefe in der Beschreibung der Leistungen fehlt. Viele Facility Produkte sind nicht vollständig beschrieben, was zusätzliche eigene Definitionsansätze für die Leistungen erfordert. Um eine Generik zu erstellen, haben wir den Facility Produkten die Leistungen der GEFMA-Richtlinie 100-2 zugeordnet. So entstand unsere idealtypische Generik als Beratermodell, um unseren Klienten ein Beispiel zu präsentieren. Die nachfolgende Tabelle zeigt am Beispielprodukt 1164, was damit gemeint ist.

Dies könnte eine von vielen möglichen Untersetzungen sein, die zu ebenso vielen individuellen Facility Produkten führen. Ob diese dann im Sinne der Norm vergleichbar sind, bleibt abzuwarten. Am Beispiel der zugeordneten GEFMA-Nummer 6.310.10 wird deutlich, wie wichtig es ist, bei der Bildung von individuellen Facility Produkten Doppellungen oder andere Fehler zu vermeiden.

Es handelt sich hier nicht um das Energiemanagement, das in der GEFMA-Richtlinie 100-2 unter der Nummer 1.420 geführt wird, sondern nur um Elemente davon, die allgemein als Energiemonitoring bezeichnet werden. Dieser Schritt wurde bewusst gewählt, da das Monitoring im Rahmen des normalen Betriebs vom Bedienpersonal durchgeführt werden kann. Das Energiemanagement hingegen erfordert eine besondere Qualifikation.

Daher sollte man darauf achten, wenn man das Facility Produkt {1171} Energie individuell definiert, in diesem konkreten Beispiel das Energiemonitoring auszuschließen.

Beim Blick auf die Tabelle „Begriffsdefinition (DIN EN 15221 Teil 6)“ fällt der Begriff „Abstand“ in der ersten Zeile auf. Um andere Begriffe wie Fläche, Volumen usw. zu verdeutlichen, soll am Beispiel des Begriffs Abstand die korrekte Bemessung gemäß der aktuellen Methodik nach DIN EN 15221 Teil 6 erläutert werden. Bei Abständen unterscheidet man zwischen Länge, Breite und Höhe. Dabei gelten folgende Definitionen:

Beim Messverfahren ist zu beachten, dass in der jeweils untersten Gebäudeebene die Bruttohöhe bis zur Unterseite des Bodens, also bis zur Oberkante der darüber liegenden Ebene, gemessen wird. Es kann auch vorkommen, dass die Mindestdurchgangshöhe kleiner ist als die lichte Höhe. Die nächsten drei Bilder veranschaulichen das korrekte Messverfahren für die Kategorie „Abstand“ gemäß der DIN EN 15221 Teil 6.

Von den Flächenarten wollen wir auch eine beispielhaft näher beschreiben: die BGF. Die Brutto-Grundfläche ist die aus der Ebenenfläche (EF) abzüglich der nicht verwendbaren Grundfläche (UGF) berechnete Fläche.

EF – UGF = BGF

• Außenwände

• Außensäulen und -pfeiler

• tragende Wände und Trennwände

• Innensäulen und -pfeiler

• nicht tragende Wände

• flexible und bewegliche Trennwände

• Räume für mechanische Installationen (z. B. Aufzugs- und Kesselräume sowie Heiz- und Kühlgeräte)

• Räume für Elektroinstallationen (z. B. Leiter und Generatoren sowie Hauptkommunikationsräume)

• Räume für sonstige technische Installationen (z. B. Abfallmanagement-Installationen und Lager für Instandhaltung von Facilities)

• Treppenräume, Aufzugsschächte und Rolltreppen

• Korridore und sonstige Verkehrsflächen

• Sanitärflächen (z. B. Toiletten, Duschen und Umkleideräume sowie Räume für Reinigungspersonal)

• zentrale Nutzflächen (z. B. Eingangshallen und Cateringbereiche sowie Gesellschafts- und Freizeitbereiche)

• lokale Nutzflächen (z. B. Besprechungsräume, Ablage- und Lagerbereiche sowie Druck- und Kopierbereiche)

• Arbeitsbereiche (z. B. Büros, Laboratorien, Ladenflächen, Unterrichtsräume oder Operationssäle).

In der DIN EN 15221 Teil 6 sind für die Flächenbemessung von Gebäuden eine Reihe von beispielhaften Unterkategorien von Flächen definiert worden, wie zum Beispiel

• Verkehrsflächen,

• Nutzungsflächen,

• Sanitärflächen usw.