Flächenmanagement: Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort
Die Planung und Inbetriebnahme eines neuen Standorts verlangt ein ganzheitliches Betriebskonzept, das sämtliche Aspekte des Flächenmanagements berücksichtigt. Ziel ist es, effiziente, bedarfsorientierte und nachhaltige Flächenlösungen zu schaffen, die Mitarbeiterbedürfnisse und unternehmerische Ziele optimal miteinander verbinden. Die Erstellung eines Betriebskonzepts für einen neuen Standort ist ein komplexer, mehrstufiger Prozess, der eine enge Abstimmung verschiedener Fachabteilungen, klare Zielsetzungen und fundierte Analysen erfordert. Ein gut konzipiertes Flächenmanagement sorgt nicht nur für eine effiziente und wirtschaftliche Raumnutzung, sondern trägt auch zu höherer Mitarbeiterzufriedenheit, gesteigerter Produktivität sowie einer nachhaltigen, zukunftssicheren Betriebsführung bei. Dank strukturierter Planung, sorgfältiger Umsetzung und kontinuierlicher Optimierung lässt sich ein neuer Standort so gestalten, dass er langfristig den unternehmerischen Erfolg unterstützt.
Klare Vorgabe, welche Funktionen der neue Standort erfüllen soll (z. B. Produktion, Verwaltung, F&E, Kundenservice).
Abwägung von Wachstumsperspektiven und Flexibilitätsanforderungen, um mittelfristige Änderungen in der Belegschaft oder neuen Geschäftsfeldern aufzufangen.
Budget und Zeitplan
Festlegung des zur Verfügung stehenden Investitionsrahmens und der laufenden Betriebskosten.
Abstimmung eines realistischen Zeitrahmens für Planung, Bau/Umbau und Inbetriebnahme.
Standortanalyse und Umfeld
Prüfung der infrastrukturellen Anbindung (Verkehr, ÖPNV, Parkplätze, Nähe zu Lieferanten oder Kunden).
Betrachtung rechtlicher und baurechtlicher Rahmenbedingungen (z. B. Bauauflagen, Denkmalschutz, Umwelt- und Emissionsschutz).
Bestands- bzw. Bedarfsaufnahme
Ermittlung der benötigten Flächenarten: Büro-, Lager-, Produktions-, Labor-, Meeting- und Sozialräume.
Einbeziehung von Fachexperten aus unterschiedlichen Abteilungen (z. B. Produktion, IT, HR) für eine präzise Bedarfserhebung.
Mitarbeiter- und Arbeitsplatzkonzepte
Festlegung, wie viele Arbeitsplätze fix oder flexibel (Desk Sharing) ausgelegt werden sollen.
Berücksichtigung von Ruhezonen, Think Tanks, Kreativ- und Kollaborationsflächen.
Technische und infrastrukturelle Anforderungen
Anschlussleistungen für Strom, Wasser, IT-Verkabelung, Kühlung oder spezifische Anlagen (z. B. Druckluft in der Produktion).
Anforderungen an Brandschutz, Arbeitssicherheit und Barrierefreiheit.
Zonierung und Layout
Gliederung des Standorts in unterschiedliche Nutzungs- und Funktionsbereiche (z. B. Verwaltungscluster, Produktionshallen, Lagerbereiche).
Effiziente Wegführung, optimale Logistik- und Personenströme (kurze Wege, minimierte Schnittstellen).
Flexibilität und Skalierbarkeit
Modularisierung von Flächen, um kurzfristige Umnutzungen oder spätere Erweiterungen zu ermöglichen.
Einplanung von Multifunktionsräumen, die je nach Bedarf für Besprechungen, Schulungen oder Projektarbeiten dienen können.
Raum- und Ausstattungsstandards
Festlegung einheitlicher Standards (z. B. Art der Möblierung, Beleuchtung, Bodenbeläge), die zu Corporate Identity und Nutzungsanforderungen passen.
Berücksichtigung ergonomischer Gesichtspunkte und moderner Raumakustik (z. B. Schallschutz, Akustikpaneele).
Nachhaltigkeit und Energieeffizienz - Gebäudetechnik und Automation
Einsatz energieeffizienter Heiz-, Kühl- und Beleuchtungssysteme (z. B. LED-Technik, intelligente Gebäudeleittechnik).
Installation von Sensorik (IoT) zur automatisierten Steuerung (z. B. Präsenzmelder, CO₂-Sensoren) und für das Energiemonitoring.
Nachhaltige Materialien und Bauweise
Auswahl umweltfreundlicher Baustoffe mit geringem CO₂-Footprint und hoher Lebensdauer.
Potenzielle Zertifizierungen wie DGNB, LEED oder BREEAM für einen nachhaltigen Gebäudebetrieb.
Ressourcenschonung
Integration von Photovoltaikanlagen, Regenwassernutzung oder Dachbegrünung (je nach Standort und Machbarkeit).
Mülltrennungs- und Recyclingkonzepte sowie nachhaltiges Mobiliar.
Betriebskonzept und Organisation - Instandhaltung und Wartung
Erstellen eines Wartungs- und Prüfplans (inkl. Verantwortlichkeiten) für alle technischen Anlagen.
Einsatz digitaler Systeme zur Terminverwaltung und Dokumentation (z. B. CAFM-Lösungen).
Flächenverwaltung und -buchung
Implementierung eines Buchungssystems für Meetingräume, Parkplätze, flexible Arbeitsplätze etc.
Regelmäßige Flächennutzungsanalysen: Überwachung der Belegung, Identifikation von Optimierungspotenzialen.
Sicherheit und Schutz
Umsetzung von Sicherheits- und Notfallkonzepten (z. B. Evakuierungspläne, Brandschutz, Zutrittskontrollen).
Schulung der Mitarbeitenden in Arbeitssicherheit, Erste Hilfe und Brandschutzmaßnahmen.
Services und Infrastruktur
Konzeption für Reinigung, Catering, Post- und Paketdienste, Entsorgungslogistik.
Ggf. Integration zusätzlicher Services (z. B. Fitnessräume, Sozialbereiche) zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit.
Implementierung und Change Management - Projektorganisation
Einrichtung einer Projektleitung und eines Lenkungskreises, der strategische Entscheidungen trifft.
Vernetzung von Fachabteilungen (Facility Management, IT, Personal, Einkauf) und externen Dienstleistern (Architekten, Planungsbüros).
Meilensteine und Kommunikation
Erstellung eines detaillierten Projektzeitplans mit klaren Verantwortlichkeiten und Deadlines.
Regelmäßige Infoveranstaltungen oder Updates (z. B. Intranet, Newsletter) halten alle Stakeholder auf dem Laufenden und fördern Transparenz.
Pilotphasen und Tests
Testläufe für neue Arbeitsplatzmodelle oder Buchungssysteme im kleinen Rahmen, Einholen von Feedback.
Anpassung von Konzepten vor der großflächigen Umsetzung.
Einführung und Begleitung
Strukturierte Umzugs- und Inbetriebnahmeplanung (z. B. Schritt-für-Schritt-Übergabe der Teilbereiche).
Schulungen und Onboarding-Prozesse für Mitarbeitende (z. B. Nutzung technischer Anlagen, IT-Systeme).
Kontinuierliche Flächenanalyse
Einsatz von Sensorik oder Buchungssystem-Reports, um Auslastung, Produktivität und Nutzerzufriedenheit zu messen.
Identifikation von Optimierungspotenzial (z. B. Engpässe in Meetingräumen, selten genutzte Bereiche).
Regelmäßige Wartung und Audits
Fortlaufende Überprüfung technischer Systeme, Gebäudehülle und Sicherheitsstandards.
Periodische Energie-Audits nach DIN EN 16247 oder ISO 50001, um Effizienzsteigerungen zu realisieren.
Anpassung an Veränderungen
Steigende Mitarbeiterzahlen, neue Produktionslinien oder geänderte Arbeitsmodelle erfordern eine flexible Reaktion des Flächenkonzepts.
Möglichkeit, Umbauten oder Umnutzungen rasch und kosteneffizient durchzuführen.
Feedback-Kultur
Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen und Evaluationen sichern eine hohe Akzeptanz des Konzeptes.
Ggf. Einrichtung eines „Flächenbeirats“ oder einer Task Force, die kontinuierlich Optimierungsvorschläge sammelt.
