Anweisende Dokumentation

Einleitung und Geltungsbereich: Erläuterung, für welche Flächen, Liegenschaften und Personengruppen die Dokumentation gilt.

Zielsetzung: Darstellung des Zwecks (z. B. sichere Nutzung, effiziente Verwaltung, Einhaltung gesetzlicher Anforderungen).

Relevante Normen und Vorschriften: Verweise auf rechtliche Grundlagen (z. B. Arbeitsstättenverordnung, Brandschutzverordnungen, DIN-Normen).

Ausstattungsstandards: Festlegung der Möblierung, Beleuchtung, Klimatisierung und technischen Infrastruktur.

Nutzungsregeln: Verhaltensvorschriften für Nutzende (z. B. Büromitarbeiter, Produktionsteams, Externe).

Buchungs- und Freigabeprozesse: Vorgehensweisen für Raumreservierungen, Umbauten oder temporäre Nutzungsänderungen.

Hygiene- und Sicherheitsregeln: z. B. Reinigung, Brandschutz- und Fluchtwege, Zutrittsberechtigungen.

Belegungsmanagement: Schritt-für-Schritt-Anweisungen zur Planung, Änderung und Überwachung der Flächennutzung.

Instandhaltungs- und Wartungsprozesse: Zeitpläne, Checklisten und Ablaufbeschreibungen (z. B. für Gebäudetechnik, Heizungs-, Lüftungs- und Klimaanlagen).

Umzugs- und Umbauprozesse: Vorgaben für Abstimmung, Kommunikation, Umsetzung und Dokumentation bei räumlichen Änderungen.

Reinigungs- und Serviceprozesse: Häufigkeit, Verantwortlichkeiten und Qualitätsstandards (z. B. Reinigungsintervalle, Winterdienst).

Rollen und Zuständigkeiten: Wer ist für welche Teilprozesse zuständig (Flächenmanager, Gebäudetechnik, HR, IT etc.)?

Freigabeprozesse: Definierte Entscheidungsebenen für investive Maßnahmen, Umbauten, Raumzuteilungen.

Melde- und Eskalationsverfahren: Schrittweises Vorgehen, wenn Mängel, Störungen oder Sicherheitsprobleme auftreten.

Aufbewahrungsfristen und digitale Tools: Wo und wie werden Checklisten, Prüfprotokolle und Messberichte gespeichert?

Nachvollziehbarkeit und Revisionen: Versionierung der Dokumente, regelmäßige Aktualisierungen und Kontrollen.

Identifizierung aller flächenrelevanten Prozesse und potenzieller Risiken (z. B. Unfallgefahren, Brandlasten, Klimarisiken).

Abstimmung mit Fachbereichen (z. B. Arbeitssicherheit, Brandschutz, Technik), um Anforderungen umfassend abzudecken.

Abstimmung mit Nutzern, Facility Management, Controlling und Geschäftsleitung.

Ggf. Einholung externen Rats (z. B. Sachverständige, Architekten, Juristen, Versicherer), um rechtliche und technische Aspekte abzusichern.

Verständliche und übersichtliche Gliederung mit klarer Kapitelstruktur, Tabellen, Flowcharts oder Infografiken.

Für alle Zielgruppen zugänglich (z. B. PDF, Intranet), ggf. mehrsprachig oder mit Illustrationen.

Interne Prüfung durch das Qualitäts- oder Compliance-Management sowie durch die Unternehmensleitung.

Offizielle Freigabe und Kommunikation an alle Betroffenen (z. B. via Intranet, E-Mail, Aushänge).

Regelmäßige Überprüfung der Dokumentation auf Normenänderungen oder Veränderungen in der Organisation.

Versionierung und Dokumentation von Änderungen (Änderungshistorie).

Durchführung von Einweisungen für neue Mitarbeitende, ausführliche Schulungen bei komplexen Prozessen.

Tests oder Quizzes, um den Wissensstand zu überprüfen.

Regelmäßige Audits, Begehungen und Kontrollen (z. B. durch die verantwortliche Fachkraft für Arbeitssicherheit oder externe Prüfstellen).

Feedback-Schleifen, um Schwachstellen in den Abläufen zu erkennen und zu beheben.

Bei Verstößen oder identifizierten Mängeln (z. B. zu hohe Brandlasten in einem Lagerbereich) sofortige Einleitung von Gegenmaßnahmen.

Dokumentation und Kommunikation, um die Wirksamkeit der Änderungen zu sichern.

Integration der Anweisungen in bestehende Managementsysteme (z. B. Qualität, Umwelt, Energie, Arbeitssicherheit).

Kontinuierliche Präsenz in internen Meetings, Schulungen und Informationsmaterialien.

Dank klarer Standards und Abläufe treten weniger Missverständnisse und Konflikte auf.

Störungen oder Wartungsbedarfe werden schnell und richtig gemeldet und bearbeitet.

Einheitliche Prozesse vermeiden Doppeleinträge, Wartezeiten und unnötige Abstimmungsrunden.

Beschleunigte Entscheidungsfindung durch definierte Zuständigkeiten.

Geringeres Unfall- und Schadenspotenzial durch festgelegte Sicherheitsregeln und Prüfabläufe.

Bessere Abdeckung rechtlicher Anforderungen, wodurch Haftungsrisiken sinken.

Klare Kommunikation fördert das Verständnis für Abläufe und Verantwortlichkeiten.

Mitarbeitende haben verlässliche Anlaufstellen und wissen, wie sie bei Fragen oder Problemen vorgehen müssen.

Anweisende Dokumentation dient als Referenz für Prozessverbesserungen und Innovationen.

Veränderungen im Unternehmen (z. B. Umbauten, Wachstum, neue Technologien) können zeitnah in die Dokumentation eingearbeitet werden.