Ausführungsplanung im Flächenmanagementprozess

Auf die Erfassung der Flächen folgt die Flächenbewertung, also die qualitative und quantitative Analyse der Flächendaten. Darunter versteht man im FM zum einen die wirtschaftliche Bewertung (Kosten und Nutzen der Flächennutzung) und zum anderen die funktionale Bewertung (Eignung der Flächen für die vorgesehenen Zwecke). In Leistungsphase 5 sind die Flächen größtenteils festgelegt, sodass nun bewertet wird, wie effizient und bedarfsgerecht diese Flächen eingesetzt werden.

• Wirtschaftliche Flächenbewertung: Jede genutzte Fläche verursacht Kosten – seien es Mietkosten, Abschreibungen oder Bewirtschaftungskosten. Daher wird oft ein flächenbezogenes Kostencontrolling implementiert. Dazu werden Kostenverrechnungsschlüssel ermittelt, etwa indem man die Miet- und Nebenkosten eines Gebäudes auf die einzelnen Nutzungsbereiche pro m² umlegt. So kann man z.B. die Kosten pro Quadratmeter Bürofläche berechnen und als Benchmark nutzen. In der Praxis erstellt das Facility Management Flächenkostenberichte, die zeigen, welcher Bereich welche Fläche belegt und welche Kosten ihm dafür zuzurechnen sind (Stichwort Innenmietverrechnung in Konzernen). In der Ausführungsplanung können hierfür bereits die Grundlagen gelegt werden: Die Flächen nach Kostenbereichen aufzuschlüsseln (z.B. nach Kostenstellen oder Abteilungen) und die berechneten m² in die FM-Kostenplanung zu übernehmen. Falls das Projektkalkulations-Tool (DIN 276) und das CAFM-System kompatibel sind, kann man die Fläche-Kosten-Verknüpfung automatisieren. Wichtig ist auch die Berücksichtigung von Leerflächen oder Reserveflächen: Diese sollten getrennt ausgewiesen werden, da ungenutzte Flächen Optimierungspotenzial oder Einsparpotenzial signalisieren.

• Funktionale Flächenbewertung: Hier betrachtet man, ob die Flächen ihren geplanten Zweck optimal erfüllen. Dazu gehört die Überprüfung, ob Raumgrößen und -zuschnitte für die vorgesehenen Nutzungen angemessen sind. Beispielsweise wird bewertet, ob ein geplantes Großraumbüro mit X Quadratmetern für Y Arbeitsplätze ausreichend bemessen ist (Anhaltswert: 12–15 m² pro Arbeitsplatz in Großraumbüros). Ebenso fließt die Belegungsdichte in die Bewertung ein: Wie viele Personen pro Fläche sind vorgesehen und entspricht das sowohl den Arbeitsstättenrichtlinien als auch den gewünschten Komfortstandards? Hier zeigt sich, ob eventuell Nachbesserungen nötig sind, z.B. Teilung zu großer Räume (für bessere Nutzbarkeit) oder Zusammenlegung zu kleiner Räume, falls Nutzungsänderungen aufkamen.

• Flächeneffizienz und Benchmarks: Ein wichtiger Kennwert der Flächenbewertung ist die Flächeneffizienz, oft gemessen als m² pro Person oder m² pro Arbeitsplatz. Diese Zahl kann mit Benchmarks (z.B. branchenspezifischen Durchschnittswerten) verglichen werden. Liegt sie deutlich darüber (z.B. 40 m²/MA in einem Verwaltungsbau, während der Schnitt 20 m²/MA ist), deutet das auf Überkapazitäten hin – Fläche, die evtl. reduziert oder anders genutzt werden könnte. Liegt sie zu niedrig (z.B. <10 m²/MA in klassischen Büros), könnte Überbelegung vorliegen, was arbeitsschutzrechtlich problematisch ist und die Arbeitsqualität beeinträchtigt. In LPH 5 kann man anhand der finalen Planung diese Kennzahlen ermitteln und dokumentieren. Später im Betrieb lassen sich diese Soll-Werte mit Ist-Werten (tatsächliche Belegung) vergleichen, um die Effizienz der Flächennutzung zu steuern.

• Nutzen von Flächenkennzahlen: Ergänzend zur Flächeneffizienz werden oft weitere Kennzahlen herangezogen, etwa der Flächenumsatz (Anzahl Personen je Jahr, die umziehen, relativ zur Gesamtpersonenzahl – als Indikator für Umzugsintensität) oder die Flächenproduktivität (Umsatz oder Output pro m², relevant in gewerblichen/Produktionsumgebungen). Während der Ausführungsplanung können solche Kennzahlen genutzt werden, um unterschiedliche Szenarien zu bewerten. Beispielsweise kann das Planungsteam simulieren, wie sich Veränderungen im Flächenlayout auf die Effizienz auswirken würden – etwa ob ein zusätzliches Großraumbüro statt mehrerer Zellenbüros eine bessere Belegungsflexibilität bietet. Hier fließen strategische Überlegungen ein: Soll die Fläche auf aktuelle Bedürfnisse optimiert werden oder bewusst Reserve eingeplant werden für Wachstum? DIN 18205 unterstützt diese Betrachtungen, indem sie empfiehlt, Variantenuntersuchungen mit quantifizierten Flächenbedarfen und Qualitäten anzustellen. Die Entscheidung darüber wird in LPH 5 konkretisiert und fließt in Ausstattungslisten und Möblierungsplanungen ein.

• Kontrollpunkte in LPH 5: Für die Flächenbewertung sollten zu Beginn der Ausführungsplanung Checkpunkte definiert werden, z.B.: Ist der Flächenbedarf jeder Nutzungseinheit gedeckt? (Abgleich Soll/Ist), Wurden unwirtschaftliche Flächen identifiziert? (z.B. sehr teure Flächen wie repräsentative Bereiche vs. Nutzungshäufigkeit), Gibt es Flächen mit unklarer Zuständigkeit oder „niemands Flächen“? (um keine vergessenen Bereiche im Unterhalt zu haben). Außerdem sollte überprüft werden, ob Flächenreserven bedacht sind: Wurden beispielsweise zukünftige Erweiterungsmöglichkeiten oder flexible Raumteilungen vorgesehen (Thema Nachhaltigkeit und Wandelbarkeit). Diese Überlegungen zur Flächenbewertung tragen dazu bei, dass die Planung zukunftssicher und kosteneffizient ist. Sie sollten im Planungsbericht oder in der Dokumentation festgehalten werden, damit auch nach Projektabschluss nachvollziehbar bleibt, welche Annahmen zur Flächennutzung getroffen wurden.

Unter Flächennutzung versteht man die Zuordnung und Verwendung der erfassten Flächen zu bestimmten Zwecken und Nutzern. In der Ausführungsplanung wird aus dem abstrakten Raumprogramm ein konkreter Belegungsplan: Es wird festgelegt, welcher Bereich von welcher Abteilung oder Funktion genutzt wird und wie die einzelnen Räume belegt werden. Ziel ist es, schon vor Inbetriebnahme einen klaren Plan zu haben, wer wo einzieht und wofür jeder Raum vorgesehen ist, um sowohl die Funktionalität als auch die Regelkonformität sicherzustellen.

• Festlegung der Raumnutzungen: In den Ausführungsplänen sind Räume mit ihrer vorgesehenen Nutzung bezeichnet (z.B. „Großraumbüro Vertrieb“, „Besprechungsraum 1“, „Archiv“, „Serverraum“ etc.). Diese Raumnutzungsfestlegungen sind nicht nur Beschriftungen, sondern haben Konsequenzen: So müssen z.B. für einen Arbeitsraum die Bedingungen der ArbStättV erfüllt sein (Licht, Klima, Fluchtwege), während ein Lagerraum anderen Vorschriften (ggf. Brandschutz, Lastannahmen) unterliegt. Deshalb ist es wichtig, dass die geplante Nutzung eines jeden Raums klar definiert und mit allen Beteiligten (Nutzer, Arbeitsschutz, evtl. Behörden) abgestimmt ist. Änderungen der Nutzung in letzter Minute (z.B. ein als Lager geplanter Raum soll doch Büro werden) müssen in LPH 5 unbedingt geprüft werden, da dies bauliche Anpassungen oder neue Möblierungspläne nach sich ziehen kann. Der Flächenmanager sollte in dieser Phase eng mit dem Planungsteam kommunizieren, um Nutzungsänderungen und Sondernutzungen aufzudecken und deren Auswirkungen zu berücksichtigen.

• Belegungsplanung für Arbeitsplätze: Ein zentrales Produkt der Flächenmanagement-Planung ist der Belegungsplan, der ausweist, welcher Mitarbeiter bzw. welches Team welchen Arbeitsplatz in welchem Raum erhält. In einem Neubau-Projekt wird dieser Plan typischerweise gegen Ende der Ausführungsplanung erstellt, oft in Zusammenarbeit zwischen FM, Personalabteilung und den betroffenen Fachbereichen. Dabei werden die zuvor festgelegten Raumkapazitäten (z.B. „Raum 2.107 – Großraumbüro für 8 Personen, Abteilung Marketing“) mit konkreten Personen oder Funktionen belegt. Hierbei ist zwingend die Arbeitsstättenregel ASR A1.2 zu beachten, die vorgibt, wie viele Personen maximal in einen Raum dürfen: Mindestens 8 m² für einen Arbeitsplatz, für jeden weiteren zusätzlich 6 m². Ein 20 m² großer Büroraum wäre demnach höchstens für 2-3 Personen geeignet. Ebenso müssen pro Arbeitsplatz ausreichende Bewegungsflächen vorhanden sein (mind. 1,5 m² unüberlagerte Bewegungsfläche). Die Belegungsplanung muss solche Vorgaben einhalten. Praktisch bedeutet das, dass im Plan für jeden Raum die Anzahl der geplanten Arbeitsplätze festgelegt und mit den Quadratmeterangaben gegengeprüft wird. Auch sogenannte Verkehrswege innerhalb der Räume (Wege zu Türen, Fenstern, Schränken) sind einzuzeichnen und deren Breite zu prüfen: Hauptwege, die auch als Fluchtweg dienen, müssen z.B. mind. 0,9 m breit sein, Nebenwege zu einzelnen Arbeitsplätzen mind. 0,6 m.

• Abstimmung mit den Nutzern: Die Flächennutzung sollte bereits vor Fertigstellung des Baus mit den späteren Nutzern abgestimmt werden. Beispielsweise sollte jede Abteilung genau wissen, welche Räume ihr zugewiesen sind und wie viele Arbeitsplätze sie dort hat. Änderungen in der Organisationsstruktur oder im Personalbestand, die während der Planungs- und Bauzeit auftreten, müssen in der Belegungsplanung berücksichtigt werden. Ein praktischer Tipp ist die Einrichtung eines Planungsbeirats oder Workshops mit Vertretern der Nutzergruppen, um den Belegungsplan gemeinsam durchzugehen. So können etwa Sonderwünsche (z.B. benötigte Nachbarbüros oder Nähe zu bestimmten Funktionsräumen) noch berücksichtigt werden, solange die baulichen Gegebenheiten es zulassen.

• Belegungspläne visualisieren: Es ist hilfreich, den Belegungsplan nicht nur als Tabelle, sondern auch grafisch im Grundriss darzustellen. Durch farbliche Markierung der Bereiche nach Abteilung oder Funktion (eine Art Belegungsplan-Grundriss) erhält man einen schnellen visuellen Überblick. Dies erleichtert die Kommunikation und hilft, Cluster zu erkennen (z.B. sind zusammenarbeitende Teams nahe beieinander angesiedelt?). Gleichzeitig kann man überprüfen, ob wichtige adjazente Nutzungen stimmen – etwa dass der Besprechungsraum einer Abteilung auch in deren Nähe liegt, oder dass laute Nutzungen (Druckerräume, Teeküchen) passend positioniert sind, um Störungen minimal zu halten.

• Dokumentation der Flächennutzung: Alle Festlegungen zur Nutzung sollten schriftlich fixiert werden, z.B. in einem Raumbuch-Kapitel „Nutzung“. Darin kann je Raum vermerkt sein: vorgesehene Nutzung, maximale Personenzahl, zuständige Abteilung, besondere Anforderungen (z.B. „Raum gekühlt 24/7 für Serverbetrieb“ oder „abschließbarer Raum für vertrauliche Akten“). Diese Informationen sind nicht nur für die Planung wichtig, sondern später auch für den laufenden Betrieb (z.B. Reinigung, Sicherheit, Zutrittsrechte). Hier kommt bereits der Datenschutz ins Spiel: Bei der Ausplanung von Büroräumen sollten z.B. Bereiche, in denen mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, entsprechend geschützt werden (abschließbare Büros, Sichtschutz gegen Einblicke). Ebenso müssen bei der Veröffentlichung von Belegungsplänen (z.B. im Intranet oder Aushang) Datenschutzregeln beachtet werden – meist werden Namen der Mitarbeiter nicht öffentlich auf Plänen genannt, sondern nur intern genutzt.

• Kontrollpunkte: In LPH 5 sollte zu definierten Zeitpunkten geprüft werden, ob die Flächennutzung plausibel und regelkonform ist. Ein Prüfkriterium ist die Übereinstimmung von geplanter Nutzung und genehmigungsrechtlicher Nutzung: Wurde die Baugenehmigung z.B. für Büronutzung erteilt, dürfen diese Flächen nicht spontan als Verkaufsfläche genutzt werden. Weiter ist zu kontrollieren: Entsprechen die vorgesehenen Personenzahlen pro Raum den ArbStättV-Vorgaben? Wurden Sonderräume (z.B. Serverräume, Labore) mit den notwendigen Ausstattungsvoraussetzungen (Klima, Zutritt) eingeplant? Sind die Verkehrswege in den Plänen eingezeichnet und normgerecht dimensioniert? Solche Fragen sollten Teil der Qualitätsprüfung der Ausführungsplanung sein. Die Ergebnisse können in Abnahmeprotokollen oder internem Qualitätsmanagement-Dokumenten festgehalten werden, damit man beim Übergang in die Nutzungsphase genau weiß, welche Annahmen getroffen wurden.

Das Arbeitsplatzmanagement fokussiert auf die Gestaltung und Organisation der einzelnen Arbeitsplätze innerhalb der zur Verfügung stehenden Flächen. Während Flächennutzung eher makroskopisch die Raumbelegung betrachtet, geht es beim Arbeitsplatzmanagement um die mikroskopische Ebene: jeden Schreibtisch, jeden Stuhl, die Möblierung und die unmittelbare Umgebung des Mitarbeiters. In der Ausführungsplanung werden diese Aspekte konkretisiert, indem z.B. Möblierungspläne erstellt und Arbeitsplatzstandards umgesetzt werden. Ein gut organisiertes Arbeitsplatzmanagement stellt sicher, dass jeder Mitarbeitende einen den Anforderungen entsprechenden, ergonomischen und sicheren Arbeitsplatz erhält. Mindestanforderungen an Arbeitsplätze (ArbStättV, ASR): Zentral für die Arbeitsplatzgestaltung sind erneut die Arbeitsschutzvorgaben. Die ArbStättV fordert allgemein, dass Arbeitsplätze so gestaltet sein müssen, dass die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten gewährleistet ist. Die ASR A1.2 liefert hierfür konkrete Maße: Neben der schon erwähnten Mindestfläche pro Person (8 m² + 6 m² für jede weitere Person im Raum) schreibt sie auch vor, dass Bewegungsflächen von mindestens 1,5 m² pro Arbeitsplatz vorhanden sein müssen, die nicht von Möbeln oder Verkehrswegen überlappt werden dürfen. Zudem müssen Zugangswege im Raum ausreichend breit sein (mind. 0,6 m, oder 0,9 m wenn der Gang als Fluchtweg dient). In der Praxis bedeutet dies: Bei der Möblierungsplanung wird um jeden Schreibtisch ein freier Bereich eingezeichnet (typischerweise 1 m Tiefe x 1,5 m Breite oder ähnlich), um diese Bewegungsfläche sicherzustellen. Außerdem muss hinter jedem Schreibtisch genügend Raum sein, damit der Stuhl zurückgeschoben werden kann und Kollegen noch passieren können. Raumhöhe ist ebenfalls ein Thema: ASR A1.2 empfiehlt bei bis zu 50 m² Raumgröße eine Höhe von mind. 2,50 m, bei größeren Räumen mehr (z.B. 3 m bei 100 m²) – dies ist in der Planung meist schon baulich berücksichtigt, sollte aber nicht durch abgehängte Decken o.ä. unterlaufen werden.

• Ergonomie und Ausstattung: Arbeitsplatzmanagement bedeutet auch, Standards für Möbel und Arbeitsmittel festzulegen. In der Ausführungsplanung wird oft zusammen mit dem Bauherrn ein Ausstattungskatalog erstellt, der z.B. festlegt: Schreibtischtyp (evtl. höhenverstellbare Tische um Haltungswechsel zu ermöglichen), Bürostuhl (ergonomisch, verstellbar), Schrankbedarf pro Arbeitsplatz, Bildschirmgrößen, Beleuchtung etc. Diese Standards sollten den aktuellen ergonomischen Erkenntnissen entsprechen (z.B. ausreichend großer Schreibtisch für Bildschirmarbeit, mindestens ca. 160x80 cm, und freie Beinräume). Die Ausführungsplanung (LPH 5) ist der richtige Zeitpunkt, solche Details zu finalisieren, da sie Einfluss auf Elektro- und Raumplanung haben können (z.B. Bodentanks für Strom/EDV müssen passend zu den Tischanordnungen platziert werden). Auch Sonderarbeitsplätze (für Menschen mit Behinderungen) müssen eingeplant werden: Breitere Bewegungsflächen für Rollstuhlfahrer, unterfahrbare Tische, abgesenkte Bedienhöhen usw.

• Arbeitsplatzkonzepte: Darüber hinaus setzt das Arbeitsplatzmanagement in LPH 5 das raumplanerische Konzept um: Soll es z.B. ein Open Space-Konzept mit flexibel zugeordneten Arbeitsplätzen (Desk-Sharing) geben, oder klassische feste Einzel-/Gruppenbüros? Solche Entscheidungen müssen nun in konkrete Planung überführt werden. Bei Großraumbüros sind z.B. Schallschutzmaßnahmen (Trennwände, Deckensegel) zu berücksichtigen, und Zonen für Kommunikation vs. Konzentration einzuplanen. Bei Einzelbüros ist ggf. auf zukünftige Teilbarkeit oder Zusammenlegbarkeit zu achten (flexible Wände?). Ebenfalls relevant: Kommunikationsbereiche (Meeting-Points, Besprechungsecken) innerhalb von Büroflächen und Ruhezonen. Die DGUV-Informaton "Büroplanung" empfiehlt beispielsweise informelle Kommunikationszonen und Meeting-Points in Großraumbüros einzuplanen. Solche Elemente müssen im Möblierungsplan eingezeichnet und flächenmäßig vorgesehen sein. Auch Sanitär- und Sozialräume zählen letztlich zum Arbeitsplatzumfeld; ihre Kapazität (Anzahl Spülbecken, WC pro Person) richtet sich nach Normen und muss zur geplanten Belegung passen.

• Arbeitsschutz und Kontrolle: Vor der Freigabe der Ausführungspläne sollte eine arbeitsschutzfachliche Prüfung erfolgen. Häufig wird der Betriebsrat oder die Fachkraft für Arbeitssicherheit eingebunden, um die geplante Arbeitsplatzgestaltung abzunehmen. Diese prüfen beispielsweise: Sind genügend Fluchtwege vorhanden? Gibt es ausreichendes Tageslicht für alle Arbeitsplätze (ASR A3.4)? Stimmen die Raumtemperierungen (ASR A3.5) und Lüftungsplanungen (ASR A3.6) für die Personenzahl? Wurden Belange von Datenschutz und Vertraulichkeit berücksichtigt (z.B. abschließbare Schränke für Personaldaten, keine „gläsernen“ Büros ohne Sichtschutz für vertrauliche Gespräche)? In LPH 5 lassen sich diese Aspekte noch anpassen, daher ist die Prüfung hier so essenziell. Entsprechende Kontrollpunkte sollten in einer Checkliste oder einem freigezeichneten Plan festgehalten werden, z.B. durch einen Vermerk auf dem Plan „ASR A1.2 erfüllt am [Datum] durch [Name] geprüft“.

• Dokumentation: Das Ergebnis des Arbeitsplatzmanagements in der Ausführungsplanung sind meist Möblierungspläne pro Geschoss sowie eine Ausstattungsliste. Die Möblierungspläne zeigen die genaue Anordnung aller Möbel und sind später Grundlage für die Möblierung und Verkabelung vor Ort. Sie sollten aufbewahrt und an das FM übergeben werden, da sie im Betrieb bei jeder Umzugsplanung oder Änderung ein wertvolles Dokument sind. Darüber hinaus können aus den Möblierungsplänen die Arbeitsplatzanzahl pro Raum und pro Abteilung entnommen werden – eine Zahl, die im FM ständig gebraucht wird (z.B. für die Reinigungs- und Klimaanlagenauslegung, oder bei Meldungen an den Versicherungsträger hinsichtlich der Beschäftigtenzahl pro Raum). Eine klare Dokumentation und Freigabe der Arbeitsplatzplanung in LPH 5 verhindert Missverständnisse später und stellt sicher, dass die gebaute Arbeitsumgebung den geplanten Standards entspricht.

Flächenoptimierung zielt darauf ab, die vorhandenen Flächenressourcen kontinuierlich zu verbessern – sei es im Hinblick auf Auslastung, Kosten oder Nutzerzufriedenheit. Während Flächenmanagement oft reagiv ist (bestehende Flächen verwalten), beinhaltet die Optimierung einen proaktiven, strategischen Ansatz. In der Ausführungsplanung kann man bereits Grundlagen für eine hohe Flächenflexibilität und -effizienz legen, die dann im Betrieb ausgeschöpft werden können.

• Optimierung durch Planung: Die beste Gelegenheit, Flächen zu optimieren, ist bevor sie gebaut werden. Daher sollten Planer und FM in LPH 5 gemeinsam überlegen, wie das Gebäude möglichst variabel nutzbar bleibt. Das kann beinhalten: modulare Raumstrukturen (leicht versetzbare Trennwände, mehrere gleich große Räume, die zusammenlegbar sind), überlegte Anordnung (z.B. alle Konferenzräume auf einem „Konferenzbereich“, der im Bedarfsfall extern vermietet werden könnte, oder Reservierung einiger Flächen als Multi-Use-Flächen). Ein gutes Beispiel ist die Planung von Mehrzweckflächen: Ein Raum, der tagsüber als Projektraum, abends als Schulungsraum dient – solche Doppelnutzungen steigern die Auslastung. Auch Shared Desk Konzepte (kein fester Arbeitsplatz pro Person, sondern flexible Nutzung) können schon in der Ausführungsplanung berücksichtigt werden, indem man z.B. weniger Einzelbüros, dafür mehr offene Arbeitszonen und Schließfächer für Mitarbeiter vorsieht. Diese modernen Konzepte müssen aber zu Organisation und Arbeitskultur passen; das FM sollte hier in LPH 5 beratend tätig sein.

• Auslastungsanalyse: Im Betrieb wird Flächenoptimierung meist mit Hilfe von Nutzungsdaten betrieben. Z.B. misst man, wie oft Besprechungsräume tatsächlich belegt sind, oder wie viele Arbeitsplätze in Wirklichkeit gleichzeitig genutzt werden (Stichwort: Home-Office-Quote). Bereits in LPH 5 kann man Sensorik oder Systeme vorsehen, die solches Monitoring erlauben (z.B. Präsenzmelder in Räumen, digitale Buchungssysteme). Damit schafft man die Grundlage, später über- oder untergenutzte Bereiche zu identifizieren. Wenn z.B. festgestellt wird, dass bestimmte Flächen dauerhaft leer stehen, kann man sie verkleinern oder anderweitig vergeben. Umgekehrt, bei Übernutzung (ständige Platznot) kann man Erweiterungen planen. Die Datenbasis dafür entsteht aber oft erst im Betrieb; dennoch sollte die Planung spätere Erweiterungen vereinfachen (z.B. Fläche für zusätzliche Arbeitsplätze vorsehen, Infrastruktur wie Strom- und Netzanschlüsse bereits auf Vorrat legen, Ausbaufähigkeit in Reserveflächen einplanen).

• Kennzahlen und Benchmarking: Flächenoptimierung lässt sich auch durch Benchmarking vorantreiben – also den Vergleich der eigenen Flächennutzung mit anderen ähnlichen Einrichtungen oder mit anerkannten Richtwerten (z.B. empfiehlt die genannte DIN EN 15221-6 ein EU-weites Benchmarking durch Standardisierung). In der Praxis könnte man z.B. Ziele setzen: „Unsere Flächenauslastung soll 80% betragen“ (d.h. 80% der Zeit sollen Räume belegt sein) oder „m² pro Mitarbeiter auf 15 m² senken in den nächsten 3 Jahren“. Solche Ziele werden typischerweise in einer FM-Strategie festgehalten. Das Flächenmanagement trägt dazu bei, indem es regelmäßig Flächendaten auswertet und Optionen aufzeigt. In LPH 5 kann man bereits eine Prognose abgeben: Aufgrund der Planung wird z.B. erwartet, dass pro Arbeitsplatz 18 m² bereitstehen – das ist vielleicht noch über dem Zielwert, aber man plant bestimmte Maßnahmen (wie flexible Nutzung von Homeoffice-Plätzen), um effektiv niedriger zu kommen.

• Organisatorische Flächenoptimierung: Nicht alle Optimierungen sind baulich – viele sind organisatorisch. Beispiele: Desk Sharing (wie erwähnt), Mobiles Arbeiten fördern um weniger feste Plätze zu brauchen, Archivräume digitalisieren (um physische Lagerflächen zu reduzieren), Clearing-Desk-Policy (damit Arbeitsplätze mehrfach am Tag von wechselnden Personen genutzt werden können, weil nichts Privates rumliegt). Solche Konzepte müssen in Richtlinien festgelegt werden und mit dem Management und Mitarbeitern abgestimmt sein. In LPH 5 kann FM beratend einwirken, indem es z.B. aufzeigt: „Wenn wir statt 100 fester Arbeitsplätze nur 80 einrichten und 20 als flexible Pool-Plätze gestalten, sparen wir 200 m² Bürofläche ein.“ Diese Überlegungen sollten dokumentiert und gegebenenfalls pilotiert werden.

• Flächenoptimierung und Nachhaltigkeit: Ein aktueller Aspekt ist die Verbindung von Flächenoptimierung mit Nachhaltigkeitszielen. Weniger Fläche bedeutet oft weniger Energieverbrauch (Heizung/Klima) und weniger versiegelte Fläche – daher ist Flächenmanagement auch ein Bestandteil nachhaltiger Unternehmensführung. So gibt es Kennzahlen wie Flächenverbrauch pro Mitarbeiter oder CO₂-Emission pro m², die verbessert werden können. In der Praxis hat z.B. die Covid-19-Pandemie gezeigt, dass viele Büros nur noch teilweise belegt sind; hier liegt großes Optimierungspotenzial durch Verkleinerung oder andere Nutzung der freien Flächen. Das Flächenmanagement muss solche Chancen erkennen und für die Entscheider aufbereiten (z.B. Vorschläge erarbeiten, wie freiwerdende Flächen untervermietet oder anders belegt werden können).

• Kontinuierlicher Prozess: Wichtig zu betonen ist, dass Flächenoptimierung kein einmaliger Schritt ist, sondern ein laufender Prozess im FM. Während LPH 5 einen „optimierten“ Stand herstellt für die Inbetriebnahme, wird ab Leistungsphase 9 (Betrieb) fortlaufend an der Optimierung gearbeitet. Daher sollte in LPH 5 auch definiert werden, wie später Optimierungen umgesetzt werden können: Gibt es z.B. einen Änderungsdienst für Raumbelegungen? Wer muss zustimmen, wenn eine Fläche umgewidmet werden soll? Solche Prozesse kann man in einem Flächenmanagement-Handbuch festhalten. So vorbereitet, können zukünftige Anpassungen schneller und kontrollierter durchgeführt werden.

In der heutigen Zeit ist das Flächenmanagement ohne digitale Hilfsmittel kaum noch denkbar. CAD-Systeme (Computer Aided Design) und CAFM-Systeme (Computer Aided Facility Management) sind zwei wesentliche Tools: CAD wird vom Planer genutzt, um Zeichnungen zu erstellen, während CAFM von den FM-Verantwortlichen zur Verwaltung von Gebäudedaten eingesetzt wird. Die Schnittstelle zwischen beiden ist in LPH 5 besonders wichtig, denn hier entstehen die finalen digitalen Gebäudepläne, die später ins CAFM einfließen sollen.

• Digitaler Datenübergabeplan: Bereits während der Ausführungsplanung sollte ein Plan für die Datenübergabe erstellt werden. Dieser definiert, in welchem Format und Detaillierungsgrad die Planungsdaten an das FM übergeben werden. Üblich sind heutzutage DWG/DXF-Dateien (AutoCAD-Format) oder IFC-Modelle (Industry Foundation Classes, ein offenes BIM-Format). Wichtig ist, dass in diesen Dateien die Räume klar identifizierbar sind – z.B. durch Polylinien oder Raumobjekte mit eindeutigen Raumnummern. Ein guter Standard ist, jedem Raum in CAD einen Raumstempel zu geben, der alle wichtigen Attribute enthält (Nummer, Nutzung, Fläche). Viele CAFM-Systeme bieten Importschnittstellen an, die genau solche Informationen automatisch einlesen können. Beispielsweise können Raumobjekte aus einem IFC-Modell in die CAFM-Datenbank übernommen werden mit Attributen wie Raumname, Fläche, Geschoss, Nutzungsart. Für den Erfolg dieser Schnittstelle müssen Planer und FM die Datenerfordernisse vorab klären.

• Normen und Richtlinien für CAD im FM: In Deutschland existieren Richtlinien wie GEFMA 444 (Anforderungskatalog für CAFM-Software), die fordern, dass Systeme CAD-Schnittstellen haben. Ebenso gibt es Standards wie CAFM-Connect, der ein Datenaustauschformat definiert (basierend auf XML), um Stammdaten und Flächen zwischen CAD/BIM und CAFM zu übertragen. International wird oft COBie (Construction-Operations Building information exchange) genutzt, ein Tabellenformat, das wesentliche FM-Daten aus BIM extrahiert. In LPH 5 sollte der Planer dem FM anbieten, einen Datenexport-Test durchzuführen: z.B. einen Beispiel-Grundriss ins CAFM einzulesen, um zu sehen, ob alle Räume und Attribute korrekt rüberkommen. So können noch vor Projektende etwaige Mapping-Probleme behoben werden.

• Layer- und Strukturkonventionen: Falls kein BIM-Modell, sondern klassische CAD-Pläne übergeben werden, muss man sich auf eine Layerstruktur einigen. Häufig fordern FM-Abteilungen, dass Räume in einem eigenen Layer enthalten sind (z.B. Raumumringe auf Layer „Raum_Fläche“) und Räume mit ihrer Nummer als Text oder als Block-Attribut vorhanden sind. Ebenso sollten Möbel, Technikeinbauten etc. layertechnisch getrennt sein, damit das FM sie bei Bedarf ausblenden oder separat auswerten kann. Viele größere Unternehmen oder öffentliche Bauherren haben hierfür CAD-Handbücher oder Richtlinien. Der Planer in LPH 5 sollte diese Vorgaben beim Erstellen der Werkpläne berücksichtigen, damit nicht nachträglich mühsam umstrukturiert werden muss.

• Datenumfang: Neben geometrischen Daten (Pläne) gibt es auch Sachdaten, die relevant sind: z.B. Raumfunktion, Verantwortlicher (Raumverantwortlicher), Kostenstelle, Inventar. Solche Daten werden im CAFM verwaltet, aber initial kann vieles aus dem Planungsprozess kommen. Beispielsweise kann das Architekturbüro aus dem Raumbuch bereits eine Liste aller Räume mit Nutzungsart und Fläche liefern. Diese könnte man als Excel/CSV-Datei ins CAFM einspeisen. Standard-Schnittstellen für CAFM erlauben Importe aus Excel, XML usw., um diesen Übergang zu erleichtern. In der Checkliste am Ende der Habilitation wird ein eigener Punkt darauf eingehen, ob die Schnittstellen definiert und getestet sind.

• BIM to FM: In neueren Projekten wird statt klassischer CAD-Pläne oft ein BIM-Modell (Building Information Modeling) übergeben, das den Zustand des Gebäudes detailliert abbildet. Hier steht das as-built Modell am Ende der Ausführungsplanung bzw. nach Bauabschluss. Für das Flächenmanagement sind darin insbesondere die Space-Objekte von Bedeutung (z.B. IFC Space). Wenn BIM genutzt wurde, sollte das FM darauf bestehen, dass alle Räume im Modell aktuell und mit konsistenten IDs versehen sind. Zudem können im BIM-Modell bereits viele FM-relevante Attribute mitgegeben werden – etwa Raumbuch-Einträge, Ausstattungen, Bodenbeläge, Brandschutzkategorie etc. Eine Herausforderung kann die Datenmenge sein: BIM-Modelle enthalten deutlich mehr Details als nötig für reines Flächenmanagement. Hier kann ein Datenfilter oder -konzept helfen: Welche Informationen aus BIM sollen ins CAFM übernommen werden? Oft beschränkt man sich anfangs auf Räume, Gebäudestruktur und evtl. Hauptanlagen. Andere Informationen können später aus dem Modell abgerufen werden, wenn nötig.

• Kontrollpunkte und Verantwortung: Es ist ratsam, in LPH 5 einen Verantwortlichen für die Datenübergabe zu benennen – z.B. einen BIM-Manager oder CAFM-Administrator, der sicherstellt, dass alle benötigten Dateien in korrekter Version vorliegen. Ferner sollte im Planervertrag festgelegt sein, welche Lieferobjekte das Architekturbüro im Bereich Dokumentation schuldet (z.B. „dreidimensionale Bestandspläne in dwg und ifc, Raumbuch in Excel“ etc.). So hat der Bauherr bzw. Betreiber ein Recht darauf, diese für das FM wesentlichen Unterlagen zu erhalten. In der Praxis passiert es leider immer wieder, dass am Ende zwar Papierpläne vorliegen, aber keine gut nutzbaren digitalen Flächendaten – was zu erheblichem Extra-Aufwand im FM führt (Nachdigitalisierung). Durch klar geregelte CAD/CAFM-Schnittstellen wird dies vermieden.

• IT-Sicherheit und Datenschutz bei Systemen: Da in einem CAFM-System personenbezogene Daten (Belegung, Ansprechpartner) verwaltet werden können, muss auch die IT-Sicherheit betrachtet werden. Die Schnittstellen dürfen keine unbefugten Zugriffe erlauben. Beispielsweise sollten CAD-Dateien ohne Personendaten auskommen – Namen werden erst im CAFM zugeordnet. Somit ist gewährleistet, dass die Planungsdaten, die ggf. an viele Parteien gehen (Architekt, Fachplaner, Behörden), keine sensiblen Daten enthalten. Das FM-System selbst sollte Zugriffsberechtigungen haben, sodass z.B. nur autorisierte Personen Belegungspläne mit Namen einsehen können. In LPH 5 kann der FM-Manager die Weichen stellen, indem er diese Anforderungen deutlich kommuniziert und ggf. die IT mit einbindet.

Abschließend ist sicherzustellen, dass alle erfassten Daten und Informationen auch auswertbar sind und ordnungsgemäß dokumentiert werden. Dies schließt den Kreis zu Beginn der Flächenmanagement-Aufgaben: Von der Erfassung über die Planung bis zur Optimierung wurden zahlreiche Daten generiert – nun gilt es, diese in strukturierter Form vorzuhalten, um Berichte zu erzeugen und Nachweise führen zu können.

• Auswertbarkeit der Flächendaten: Ein wesentliches Ziel ist, dass das Facility Management jederzeit Antworten auf flächenbezogene Fragen liefern kann. Beispiele für solche Fragen: „Wie viel Bürofläche steht der Abteilung X zur Verfügung?“, „Wie hoch ist der Flächenleerstand in Gebäude Y?“, „Entspricht die aktuelle Belegung den geltenden Richtlinien?“. Damit solche Auswertungen schnell möglich sind, müssen die Datenbanken und Tabellen entsprechend aufgebaut sein. In der Praxis wird das Flächenmodul eines CAFM-Systems genutzt, welches per Knopfdruck Berichte erstellt (z.B. Flächen nach Nutzungsart, Flächen je Mitarbeiter, Kosten pro Bereich). Wenn kein CAFM vorhanden ist, sollte zumindest eine Excel-basierte Flächenliste gepflegt werden, in der pro Raum alle wichtigen Attribute stehen, sodass Pivot-Tabellen o.ä. erstellt werden können. Schon in LPH 5 kann man die Struktur solcher Auswertungen vorbereiten. Beispielsweise kann das FM vorschlagen, Raumnummern so zu codieren, dass man daran Bereiche erkennt (z.B. 1.OG Räume 100-199 gehören zu Vertrieb, 200-299 zu IT, etc.), was spätere Auswertungen erleichtert. Alternativ kann man im CAFM einfach Abteilungszuordnungen pflegen.

• Regelmäßige Flächenreports: Es ist sinnvoll, im Rahmen der Ausführungsplanung abzustimmen, welche Berichte künftig regelmäßig erzeugt werden sollen. Z.B. ein jährlicher Flächenreport für die Geschäftsleitung, der zeigt: Gesamtfläche, Flächen je Nutzungsart, Veränderungen zum Vorjahr, Flächenkosten etc. Dafür müssen in der Datenhaltung Vergleichswerte gespeichert werden (z.B. historischer Stand). In LPH 5 kann das FM vorsorgen, indem es z.B. den „Stand Einzug“ als baseline dokumentiert. Später lassen sich Änderungen (Umzüge, Flächenverkleinerungen) davon ausgehend tracken. Auch für das Berichtswesen relevant: Normgerechte Definitionen verwenden. Wenn im Bericht „Nutzfläche“ steht, sollte klar sein, ob damit NUF nach DIN 277 oder eine andere Definition gemeint ist. Konsistenz hier verhindert Fehlinterpretationen.

• Dokumentation der Prüfschritte: Die Einhaltung aller genannten Anforderungen sollte in der Abschlussdokumentation der Ausführungsplanung vermerkt sein. Hierzu gehört z.B. ein Nachweis der Flächenberechnung nach DIN 277 (oft als Anhang mit Tabellen und ggf. farbig markierten Plänen, die die Flächenkategorien zeigen). Auch die Kontrolle der Arbeitsstättenrichtlinien kann dokumentiert werden – manche Unternehmen erstellen eine Art Abnahmeprotokoll, in dem steht: „Raum XY, 20 m², 2 Arbeitsplätze geplant -> OK (ASR erfüllt)“ usw. Solche Dokumente können bei späteren Begehungen durch Gewerbeaufsicht oder Unfallversicherung sehr wertvoll sein, da man nachweisen kann, dass nach bestem Wissen alle Vorschriften eingehalten wurden. Ebenso sollte festgehalten werden, falls Bewilligungen oder Ausnahmen erteilt wurden – z.B. wenn eine geringfügige Unterschreitung einer Fläche durch organisatorische Maßnahme kompensiert wird (z.B. Raum etwas kleiner, aber nur 1 Person statt 2).

• Verfahren bei Änderungen: Ein wichtiger Teil der Dokumentation ist das Änderungsmanagement. Gerade in den letzten Zügen der Ausführungsplanung und in der Bauphase ändern sich oft Kleinigkeiten: Wände verschoben, Raumaufteilungen angepasst, Nutzerwünsche geändert. Alle diese Änderungen müssen ihren Weg in die Flächendokumentation finden. Daher sollte es zur Projektorganisation gehören, dass es eine verantwortliche Stelle (z.B. der Flächenmanager oder Bauprojektleiter) gibt, die Änderungen freigibt und dokumentiert. Am Ende sollte die „Dokumentation soll-ist“ konsistent sein, d.h. Pläne und Aufstellungen entsprechen dem, was tatsächlich gebaut wurde. Nach Fertigstellung erfolgt idealerweise eine Bestandsvermessung, wobei kleinere Abweichungen zu den Planflächen festgestellt und korrigiert werden. Dieses Update ist zu dokumentieren, damit das FM mit exakten Zahlen weiterarbeitet.

• Datenschutz in der Dokumentation: Bei aller Dokumentationsfreude muss man auch hier auf Datenschutz achten. Personenbezogene Informationen (z.B. welcher Mitarbeiter sitzt wo) gehören nicht in für alle einsehbare Unterlagen. Daher könnte man eine zweistufige Dokumentation führen: eine öffentliche (bzw. allgemein verfügbare) Flächendokumentation ohne Personendaten und eine interne mit den Belegungsdetails. Insbesondere digitale Dokumente sollten entsprechend geschützt sein. Ein weiterer Aspekt: Aufbewahrungspflichten. Flächendokumentationen können z.B. relevant sein im Falle von Arbeitsunfällen oder Versicherungsfällen, daher sollten sie archiviert werden. Aus rechtlicher Sicht (insbesondere bei Mietflächen) sind z.T. 6-10 Jahre Aufbewahrung vorgeschrieben, bei Bauunterlagen sogar länger.

• Zusammenarbeit und Übergabe: Schließlich muss das in LPH 5 erstellte Flächenmanagement-Konzept an die späteren Betreiber übergeben werden. Oft findet hierzu ein Übergabegespräch statt, in dem der Planer/Projektleiter dem FM-Team alle relevanten Unterlagen erläutert: die Pläne, die Flächenlisten, die Belegungsplanung, die Checklisten für spätere Prüfungen. Es ist ratsam, dass Vertreter aus FM, Arbeitssicherheit, Personal und ggf. IT dabei sind, damit alle über den aktuellen Stand informiert sind. In dieser Runde können auch noch offene Punkte geklärt werden. Nach der Übergabe übernimmt das Facility Management dann offiziell die Verantwortung für die Flächen. Mit Hilfe der umfassenden Dokumentation aus LPH 5 kann das FM nun nahtlos den Betrieb steuern, regelmäßig Auswertungen fahren und gegebenenfalls Optimierungen auf Basis eines gesicherten Datenfundaments umsetzen.

Nachfolgend eine strukturierte Checkliste, die die wichtigsten Leistungspunkte und Prüfkriterien für das Flächenmanagement in der Ausführungsplanung gemäß LPH V zusammenfasst. Diese kann als Qualitätssicherungsinstrument dienen, um sicherzustellen, dass alle relevanten Aspekte berücksichtigt und geprüft wurden.