Die Belegungsplanung nimmt eine zentrale Rolle bei der Gestaltung effizienter und zukunftssicherer Arbeitsumgebungen ein. Als Touchpoint ist die Belegungsplanung weit mehr als nur ein digitales Buchungstool. Eine hochwertige Realisierung – geprägt durch Benutzerfreundlichkeit und Rechtskonformität– schafft nicht nur Vertrauen und Zufriedenheit unter den Mitarbeitenden, sondern bietet auch dem Unternehmen selbst signifikante Vorteile.
Durch eine professionelle und regelkonforme Umsetzung können Effizienzsteigerungen, Kosteneinsparungen und ein positives Arbeitgeberimage gleichermaßen erreicht werden.
Räumliche Auslastung optimieren: Durch eine intelligente Planung sollen Büroflächen, Konferenzräume und weitere Ressourcen optimal genutzt werden.
Flexibles Arbeiten ermöglichen: Mitarbeitende erwarten zunehmend flexible Arbeitsplatzkonzepte und eine moderne Arbeitskultur.
Rechtliche und normative Vorgaben einhalten: Arbeitszeitgesetz (ArbZG), BetrVG und weitere Normen müssen berücksichtigt werden, um Sicherheit und Gesundheitsschutz zu gewährleisten.
Die Einführung eines digitalen Touchpoints für Mitarbeitende, an dem sie ihre Arbeitsplatz- und Raumbuchungen vornehmen sowie wichtige Informationen abrufen können, ist dabei ein wesentlicher Bestandteil moderner Belegungsplanung.
Relevante Rechtsvorschriften, Normen und Standards
Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Regelt Höchstarbeitszeiten und Pausenzeiten – wichtig für die Planung von Schichtmodellen und Arbeitsplätzen.
Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG): Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats bei Arbeitszeitmodellen und Arbeitsbedingungen.
Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und DGUV-Vorschriften: Vorgaben zur Gestaltung sicherer und gesundheitsgerechter Arbeitsplätze.
DIN EN ISO 9001 (Qualitätsmanagement): Leitfaden zur Implementierung qualitätssichernder Prozesse bei der Einführung neuer Systeme und Prozesse, etwa digitaler Buchungstools.
Eine enge Abstimmung mit dem Betriebsrat und gegebenenfalls mit Aufsichtsbehörden ist vor der Einführung und während des laufenden Betriebs des Belegungssystems sicherzustellen.
Perspektive der Mitarbeitenden
Arbeitszufriedenheit: Eine reibungslos funktionierende Belegungsplanung fördert das Vertrauen in betriebliche Abläufe und steigert die Zufriedenheit.
Selbstbestimmung und Flexibilität: Mitarbeitende erhalten mehr Autonomie bei der Wahl ihres Arbeitsplatzes oder ihrer Schicht, was eine höhere Identifikation mit dem Unternehmen fördert.
Transparenz und Gerechtigkeit: Eine klare Darstellung der verfügbaren Ressourcen und Buchungsregeln trägt dazu bei, Vorwürfe von Bevorzugung oder Unklarheiten zu vermeiden.
Gesundheits- und Ergonomieaspekte: Durch optimierte Platzzuweisung und Berücksichtigung ergonomischer Kriterien (z. B. laut Arbeitsstättenverordnung) werden Belastungen minimiert und Gesundheit gefördert.
Perspektive des Unternehmens
Steigerung der Effizienz: Eine gute Belegungsplanung reduziert Leerstand und trägt zu einer kosteneffizienten Nutzung von Flächen bei.
Prozessoptimierung: Durch digitale Tools können Buchungsprozesse standardisiert und vereinfacht werden, was zu geringeren Verwaltungskosten führt.
Rechtssicherheit: Die Integration relevanter Vorschriften und Normen (ArbZG, ArbSchG, BetrVG) verringert das Risiko von Rechtsverstößen und schafft eine sichere Grundlage für Audits und Zertifizierungen.
Employer Branding: Ein modernes, transparentes Belegungssystem ist ein Indikator für Innovationsfähigkeit und Wertschätzung gegenüber den Mitarbeitenden, was die Attraktivität als Arbeitgeber steigert.
Einbindung des Betriebsrats: Frühzeitige und transparente Kommunikation über geplante Änderungen der Arbeitsorganisation sowie über Mitbestimmungs- und Informationsrechte.
Schulung und Change Management: Schulungen für Mitarbeitende und Führungskräfte in der Nutzung des digitalen Touchpoints,
Begleitung durch ein strukturiertes Change-Management-Konzept, um Akzeptanz und Verständnis zu erhöhen.
Technische Umsetzung nach Standards: Auswahl einer benutzerfreundlichen Plattform, die nationale wie internationale Normen (z. B. ISO 9001) einhält und Sicherheit (z. B. DSGVO, IT-Sicherheitsrichtlinien) gewährleistet.
Pilotphase und kontinuierliche Optimierung: Testen in ausgewählten Abteilungen, um Feedback einzuholen und Anpassungen vorzunehmen,
Kontinuierliches Monitoring und Reporting relevanter KPIs (z. B. Buchungsquote, Flächenauslastung, Nutzungszufriedenheit).
Gesundheits- und Arbeitsschutzintegration: Sicherstellung, dass das Belegungssystem auch ergonomische Anforderungen (etwa gemäß Arbeitsstättenverordnung) unterstützt und auf die individuellen Bedürfnisse (z. B. Barrierefreiheit) eingeht.
