FLÄCHENEFFIZIENZ UND WOHLBEFINDEN FÜR PRODUKTIVITÄT
Ein Workspace Manager spielt eine entscheidende Rolle in der Organisation und Optimierung des physischen Arbeitsumfelds eines Unternehmens. Die Hauptaufgabe besteht darin, einen Arbeitsplatz zu schaffen und zu erhalten, der sowohl funktional als auch förderlich für die Produktivität und das Wohlbefinden der Mitarbeiter ist.
Der Workspace Manager ist ein Schlüsselakteur in der Gestaltung einer Arbeitsumgebung, die nicht nur die betriebliche Effizienz steigert, sondern auch eine hohe Mitarbeiterzufriedenheit fördert. Der Arbeitsalltag stellt eine spannende Mischung aus Routineaufgaben und neuen Herausforderungen dar, die strategisches Denken, organisatorische Fähigkeiten und ausgeprägte zwischenmenschliche Fähigkeiten erfordern.
Aufgaben der Raumgestaltung und Flächenoptimierung
Analyse der Raumbedürfnisse: Bestimmung der Anforderungen an den Arbeitsplatz basierend auf der Mitarbeiterzahl, der Arbeitsweise und den spezifischen Bedürfnissen verschiedener Abteilungen.
Design und Layout:Entwicklung von Bürolayouts, die effiziente Arbeitsabläufe unterstützen, die Zusammenarbeit fördern und gleichzeitig Bereiche für konzentriertes Arbeiten bieten.
Einrichtung:Auswahl von Möbeln und Einrichtungsgegenständen, die ergonomisch sind und die Unternehmensidentität widerspiegeln.
Raumklima:Sicherstellung einer angenehmen Raumtemperatur, guter Luftqualität und ausreichender Beleuchtung, was sich direkt auf das Wohlbefinden und die Leistungsfähigkeit der Mitarbeiter auswirkt.
Infrastruktur: Gewährleistung, dass die technische Infrastruktur den aktuellen und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens entspricht.
Digital Workspace Tools: Integration von Technologien, die flexible Arbeitsmodelle wie Remote-Arbeit und virtuelle Meetings unterstützen.
Verwaltung von Dienstleistungen:Koordination mit Service Desk der Dienstleistungen wie Reinigungskräften, Sicherheitsdiensten und Catering für eine reibungslose Betriebsführung.
Feedback-Systeme:Einrichtung von Mechanismen zur regelmäßigen Sammlung und Auswertung von Mitarbeiterfeedback bezüglich des Arbeitsplatzes.
Anleitung bei Veränderungen:Unterstützung der Mitarbeiter bei organisatorischen Veränderungen, die den Arbeitsplatz betreffen, wie z.B. Umzüge, Umstrukturierungen oder Einführung neuer Arbeitsweisen.
Anpassung und Verbesserung:Regelmäßige Überprüfung und Anpassung der Arbeitsumgebung basierend auf Mitarbeiterfeedback und sich ändernden Anforderungen.
Digitalisierung und Unterstützung unterschiedlichster Arbeitsmodelle: Hybrides Arbeiten
Der Arbeitsalltag eines Workspace Managers ist vielfältig und dynamisch
Er ist geprägt von einer Mischung aus strategischer Planung, operativem Management und regelmäßiger Kommunikation mit anderen Abteilungen sowie Dienstleistern und Service Desk.
Tägliche Aufgaben
Überprüfung der Arbeitsumgebung: Ein Workspace Manager beginnt den Tag oft mit einem Rundgang, um sicherzustellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Dies schließt die Überprüfung auf Sauberkeit, Sicherheit und die Funktionsfähigkeit der technischen Einrichtungen ein.
Koordination mit Teams: Sie interagieren regelmäßig mit anderen Teams, um Anforderungen und Feedback zu sammeln, was die Arbeitsumgebung angeht. Dies kann formale Meetings oder informelle Gespräche beinhalten.
Management von Dienstleistern: Sie sind verantwortlich für die Koordination von externen Dienstleistern wie Reinigungskräften, Sicherheitspersonal und Technikern. Dies umfasst das Scheduling, die Überwachung der Arbeit und die Sicherstellung der Vertragserfüllung.
Wöchentliche und monatliche Aufgaben
Teilnahme an Planungssitzungen: Workspace Manager nehmen an regelmäßigen Planungssitzungen teil, in denen strategische Entscheidungen getroffen werden, wie die Anpassung von Räumlichkeiten oder zukünftige Raumbedarfsplanungen.
Budgetüberwachung und -berichterstattung:Sie überwachen das Budget für Facility-Management, erstellen Berichte und analysieren die Ausgaben, um sicherzustellen, dass die Kosten im Rahmen bleiben.
Projektmanagement:Großprojekte wie Büroumgestaltungen oder die Einführung neuer Technologien erfordern sorgfältige Planung, Zeitmanagement und Überwachung des Fortschritts.
Periodische Aufgaben
Auswertung der Arbeitsplatzstrategien: Workspace Manager führen regelmäßige Bewertungen durch, um die Effektivität der aktuellen Arbeitsplatzgestaltung zu messen und Verbesserungen vorzuschlagen.
Anpassung an veränderte Bedürfnisse:Sie reagieren auf Veränderungen innerhalb des Unternehmens, wie etwa eine Zunahme der Mitarbeiterzahl oder Veränderungen in der Arbeitsweise, die Anpassungen im Arbeitsumfeld erforderlich machen.
Implementierung von Feedback: Sie setzen Änderungen um, die auf Basis von Mitarbeiterfeedback initiiert wurden, um die Zufriedenheit und Produktivität zu steiger
Unvorhergesehene Herausforderungen
Der Alltag eines Workspace Managers beinhaltet auch das Management unvorhergesehener Probleme, wie technische Störungen, Notfälle im Gebäude oder kurzfristige Anforderungen von Seiten der Geschäftsleitung. Flexibilität und Problemlösungskompetenz sind daher unerlässlich in diesem Beruf.
