Flächenplanung: Flächen-, Räume und Arbeitsplätze

Man versteht unter Flächenstandards eine unternehmens- oder standortsspezifische Festlegung von modular verwendeten Nutzflächen. Sie beruhen auf gesetzlichen Regelungen, dem Stand der Technik, und sind mit dem Betriebsrat abgestimmt.

• dienen der Systematisierung von Flächen,

• sind nutzungsspezifisch,

• berücksichtigen die speziellen funktionalen Anforderungen,

• unterstützen die geeignete Organisationsform,

• bauen auf typische Fassadenachsmaße auf,

• erfassen die benötigte Ausstattung,

• erfüllen alle Richtlinien und Vorschriften,

• steigern die Flächenwirtschaftlichkeit.

• Flächenart (nach DIN 277, z.B. Büroraum, NF 2.1)

• Flächentyp (z.B. Einzelbüro mit 1 Standardarbeitsplatz)

• Größe (z.B. 2,60 x 5,20 m i.L., 13,52 m² NF)

• Kostenstelle (interne Verrechnung)

• Qualität (Raumklimafaktoren)

• Ausstattung:
  - baulich (Decke, Boden, Wand, Flexibilitätsraster, usw.)
  - technisch (ITK, Strom, techn. Medien, Beleuchtung, usw.)
  - Möblierung / Einrichtung bzw. Maschine / Anlage / Gerät

• Organisatorischer Bezug (z.B. Führungskraft mittlere Ebene)

Es ist wichtig, als Grundlage für den Umzug in neue Mietflächen oder für die Planung eines selbst genutzten Gebäudes, den jeweils spezifischen Flächenbedarf genau zu kennen. Ein Nutzerbedarfsprogramm verleiht dabei Sicherheit und hilft bei der Prüfung von Mietflächenangeboten und bei der Beurteilung vorliegender Planungen für neue Gebäude.

In der Formulierung zukünftiger Bedarfsanforderungen wird zugleich eine Chance gesehen, hinsichtlich der Wertschöpfung und der Wirtschaftlichkeit Verbesserungen für die Zukunft zu erreichen. Der aktuelle- und Raumbedarf kann anders aussehen als vor Jahren.

• welche Flächen und Räume in welchem Umfang und in welcher Qualität notwendig sind

• um welche funktionellen Anforderungen es im Einzelnen geht

• wie die Flächen idealerweise einander zugeordnet werden

• welche Ausstattungen baulich und technisch sinnvoll sind

• in welchem Maße sie veränderbar sein sollen

• u.a.m.

Die Anforderungen berücksichtigen auch das zukünftige, ggf. optimierte räumliche Organisationsprinzip (z. B. Bürokonzept). Die Ergebnisse werden in einem so genannten Funktions- und Flächenprogramm zusammengestellt.

• Funktionen der Flächen

• funktionale Zuordnung der Flächen

• Organisationsprinzipien der Flächen und Räume

• Raumeigenschaften und Raumklima

• gebäudetechnische Ausstattung (TGA)

• IT- und TK-Ausstattung (Informations- und Kommunikationstechnik)

• Anforderungen an die Nutzungsflexibilität

• Anforderungen an die Wirtschaftlichkeit, insb. die Flächenwirtschaftlichkeit

• sonstige Anforderungen

• Nutzflächenbezogene Sonderflächen
  (z.B. den Büroflächen direkt zugeordnete Infrastrukturflächen mit den Funktionen Besprechung, Bürotechnik, Abteilungsarchiv, Meeting Point, usw.)

• Zentrale Sonderflächen
  (z.B. zentral im Gebäude angeordnete Flächen wie Eingangshalle, Konferenzbereich, Poststelle, usw.)

• Prüfliste A: Projekterfassung (Rahmenbedingungen des Projekts)

• Prüfliste B: Rahmenbedingungen, Ziele und Mittel des Bauherrn und Nutzers

• Prüfliste C: Anforderungen an den Entwurf und das Objekt

Hinsichtlich der übergeordneten Ziele und Planungsleitlinien führt man zu Projektbeginn einen Strategie-Workshop mit den betreffenden Führungskräften durch. Um Planungsinformationen zu bekommen, werden anschließend Führungskräfte und Mitarbeitervertreter beteiligt. Das geschieht sehr effektiv in Mitarbeiterbefragungen (schriftliche Briefings), durch gezielte Interview-Gespräche mit Fachverantwortlichen und ggf. in Form von Workshops.

• sich die Führungsspitze mit den gefassten Zielen klar identifizieren,

• die Führungskräfte zu Multiplikatoren gegenüber den Mitarbeitern werden

• die Mitarbeiter in redlicher Absicht in akzeptierter Form beteiligt transparent und regelmäßig informiert werden.

Im Rahmen der Flächenlayout-Planung wird zunächst grob geklärt, ob und wie die Nutzeranforderungen aus der Flächenbedarfsplanung in bestehenden Gebäuden (Umnutzung, Anmietung bzw. Erwerb) oder bei Planungen neuer Gebäude umgesetzt werden können und wie viel Fläche benötigt wird.

• Umsetzung der benötigten Flächengrößen

• Erschließung und Anlieferung der Flächen

• Anordnung der Flächen in einem sinnvollen funktionalen Bezug zueinander

Das Ergebnis der Flächenlayout-Planung ist die Arbeitsgrundlage für die Architekten und Fachplaner, welche danach die Grundrisse - orientiert am Funktions- und Flächenprogramm - ausarbeiten. Zugleich ist die Flächenlayout-Planung die Grundlage für die darauffolgende Flächenbelegungsplanung.

Die Flächenbelegungsplanung erarbeitet eine optimale Flächennutzung auf Basis der Flächenlayout-Planung und eines abgestimmten Möblierungsstandards. Bei der Auswahl neuer Büromöbel kann man sich der Leitlinie „Qualitätskriterien für Büro-Arbeitsplätze“ bedienen, die als einfach anwendbare Prüfliste für Büromöbel gedacht ist.

• der differenzierten Zuordnung von Funktionen zu (Teil-) Flächen

• der funktionalen Zuordnung von Nutzflächen zueinander

• der funktionalen Zuordnung von Sonderflächen zu Nutzflächen

• der Erstellung von detaillierten Möblierungs- und Einrichtungsplänen
  (für Nutzflächen, Nutzflächenbezogene Sonderflächen, Zentrale Sonderflächen)

• der Zuordnung von Mitarbeitern zu Arbeitsplätzen.

Das Ziel der Flächenbelegungsplanung ist die konkrete Umsetzung der benötigten Nutzeranforderungen hinsichtlich Raumnutzung und Nutzungsqualität. Zudem erfolgt die Ermittlung des Mobiliarbedarfs, um die erforderlichen Planungsunterlagen für das Beschaffungsmanagement bereitzustellen. Dabei werden sämtliche nutzungsrelevanten und aktuellen arbeitsplatzbezogenen Regeln und Verordnungen umgesetzt.

• Die Vorlage eines Flächenbelegungsvorschlages

• die Koordination in Form eines Abteilungsgespräches

• die Überarbeitung des Flächenbelegungsplans

• die Wiedervorlage der berücksichtigten Änderungswünsche in einem 2. Gespräch

• ggf. die erneute Überarbeitung des Flächenbelegungsplans

• ggf. die Wiedervorlage der Änderungswünsche in einem weiteren Gespräch

• die letzten Detailkorrekturen.

• Wandstellungen, Türen

• Raumnummer, Raumbezeichnung, Nutzfläche in m² nach DIN 277

• feste Einbauten und Möblierung

• Geräteausstattung

• Mitarbeiternamen, Telefonnummer

• Positionierung der Bodenelektranten

• Positionierung der Beleuchtungselemente

• U.a.m.

Die von Facility Management freigegebene und verabschiedete Flächenbelegungsplanung bildet die Grundlage für die detaillierte Ausarbeitung der Innenausbauplanung, einschließlich der Positionierung von Wänden und Türen sowie der technischen Infrastruktur. Ebenso dient sie als Basis für die Planung der technischen Systeme wie IT-, TK-, Haus-, Beleuchtungs-, Medien- und Konferenztechnik, usw. Die Flächenbelegungsplanung beeinflusst auch Entscheidungen bezüglich der Beschaffung von Mobiliar und Ausstattungsgegenständen sowie bei der Erstellung der Umzugsplanung.

Zunächst werden die Büroflächen geplant und dabei in Zusammenarbeit mit den bürobezogenen Sonderflächen abgestimmt. Hierbei werden auch zentrale Sonderflächen und ihre Anordnung berücksichtigt. Eine erste Belegungsplanung wird erstellt, wobei besonderes Augenmerk auf die Zuordnung der Arbeitsplätze untereinander, der Räume zueinander, der Arbeitsplätze zu den Mitarbeitern und der Sonderflächen zu den Räumen gelegt wird.

1. Arbeitsplätze Rücken an Rücken

Abstand: Mindestens 1,20 m zwischen den Rückseiten der Bürostühle.

Alternative Erhöhung: Auf 1,50 m für zusätzliche Bewegungsfreiheit.

Messpunkt: Von der Rückseite eines Bürostuhls zur Rückseite des gegenüberliegenden Bürostuhls.

2. Bewegungsfläche am Arbeitsplatz

Mindestfläche: 1,5 m² pro Arbeitsplatz.

Alternative Erhöhung: Auf 2,0 m² bei komplexen Aufgaben.

Messpunkt: Rechteckiger Bereich um den Arbeitsplatz, der nicht durch Möbel oder Hindernisse eingeschränkt ist.

3. Verkehrswege

Hauptverkehrswege:

Mindestbreite: 1,20 m.

Alternative Breite: 1,50 m in stark frequentierten Bereichen.

Messpunkt: An der engsten Stelle des Verkehrswegs, inkl. Wände und Möbel.

Nebenverkehrswege:

Mindestbreite: 0,80 m.

Alternative Breite: 0,90 m bei geringem Durchgangsverkehr.

Messpunkt: An der engsten Stelle des Verkehrswegs, inkl. Wände und Möbel.

4. Abstände zwischen Möbeln und Wänden

Abstand Schreibtisch zur Wand:

Mindestabstand: 0,50 m.

Alternative Erhöhung: Auf 0,60 m bei großen Bürostühlen oder Ablageflächen.

Messpunkt: Von der Kante des Schreibtischs zur nächsten Wand.

Abstand zwischen gegenüberliegenden Arbeitsplätzen:

Mindestabstand: 1,20 m.

Alternative Erhöhung: Auf 1,50 m für mehr Bewegungsfreiheit.

Messpunkt: Von der Kante eines Schreibtischs zur Kante des gegenüberliegenden Schreibtischs.

5. Flucht- und Rettungswege

Mindestbreite: 0,80 m.

Alternative Breite: Erhöhung auf 1,00 m oder mehr, abhängig von der Anzahl der Personen.

Messpunkt: An der engsten Stelle des Fluchtwegs, inkl. Türen und Hindernisse.

Ergonomische Gestaltung

Höhenverstellbare Schreibtische und Stühle: Optimale Arbeitshaltung ermöglichen.

Beleuchtung: Ausreichend und blendfrei, mit optional individuell einstellbaren Tischlampen und zusätzlichen Deckenleuchten.

Visualisierung der Messpunkte

Arbeitsplätze Rücken an Rücken: Vom hinteren Rand des einen Bürostuhls zum hinteren Rand des gegenüberliegenden Bürostuhls.

Bewegungsfläche am Arbeitsplatz: Rechteckiger Bereich um den Arbeitsplatz.

Verkehrswege: Breite an der engsten Stelle messen.

Abstand Schreibtisch zur Wand: Von der Kante des Schreibtischs zur nächsten Wand.

Abstand zwischen gegenüberliegenden Arbeitsplätzen: Von der Kante des einen Schreibtischs zur Kante des gegenüberliegenden Schreibtischs.

Fluchtwege: Breite an der engsten Stelle messen.

Wichtig ist dabei, dass die Daten aktuell sind. Gebäudepläne müssen digital vorhanden sein und den tatsächlich realisierten Zustand der Gebäude enthalten. Schon deshalb ist es wichtig, bei der Übergabe stets den aktuellen Datenbestand zu erhalten und zu überprüfen. Anschließend müssen die Bestandsdaten kontinuierlich gepflegt werden. Mit einem durch eine Datenbank unterstützten Flächenmanagement verfügt man über ein Informationssystem zur Verwaltung von Gebäuden, Maschinen, Anlagen und Bauteilen mit ihren spezifischen Ressourcenverbräuchen wie Personal, Fläche, Material- und Energieverbrauch.

• eine systematische Flächenermittlung

• den unternehmensinternen und -externen Vergleich mittels Kennzahlen

• eine saubere Dokumentation der Flächenplanungsunterlagen

• ein schnelles Erfassen und Planen von Flächenänderungen

• die schnelle Analyse der Flächenzusammensetzung und Ermittlung eines Soll-Konzeptes für Restrukturierungsmaßnahmen

• eine Verwaltungsmöglichkeit im Sinne eines integrierten Facility Management mit der Planung, Steuerung und Abrechnung betriebsnotwendiger Dienstleistungen.

Die Flächendefinition mit ihrer Nutzung wird raumweise in einem so genannten Raumbuch festgehalten. Es besteht in der Entwurfsphase aus dem Flächenprogramm und gegebenenfalls den Funktionsbeziehungen zwischen den Räumen. In der Ausführungsphase steigt die Datenmenge stark an, da zu diesem Zeitpunkt die Detailentscheidungen getroffen werden.

• Fläche

• Geometrie

• Oberfläche

• Einrichtung

• Nutzung

• Angaben zu Einbauteilen

• zum Ort

• und technischen Ausbau.

• Kataster- und Lagepläne

• Vermessungspläne

• Außenanlagen-, Grünflächenpläne

• Feuerwehrpläne

• usw.

• Baugenehmigungspläne

• Gebäudebestandspläne

• Flächenbelegungspläne

• Maschinenaufstellpläne

• Flucht- und Rettungswegpläne

• Reinigungsrevierpläne

• usw.

• Baugenehmigungen, Baustatik

• Baubeschreibungen

• Gutachten in Bezug auf Gebäude

• Objektdaten

• Bestandsraumbuch inkl. Raumbelegung

• Zugangsberechtigungen

• Instandhaltungsverträge mit Flächenbezug (Geräte, Maschinen)

• Kostendaten pro Flächen

• Kostenstellen

• Personalnummern (mitbestimmungspflichtig)

• Vertragsdaten (z.B. Mietverträge, Energie)

• usw.

In dieser Richtlinie, für den internen Gebrauch sowie als verbindliche Vorgabe für die externe Lieferung von Daten, legt das FM definitiv fest, welche Informationen in Planunterlagen auf welche Weise dargestellt werden müssen.

• Software-Einsatz

• Datenaustausch

• Dateinamen

• Layout-Bezeichnungen (unterschiedliche Sichtweisen auf den Originalplan)

• Grafische Darstellung

• Layerstruktur

• Festlegung aller Bezeichnungen (Gebäude, Geschosse, Räume, Türen, usw.)

• Definition verknüpfter grafischer Elemente (in AutoCAD: Blöcke)

• Musterplan als Test für den funktionierenden Datenaustausch CAD zu Datenbank
  (Attribute der Zeichnungsobjekte, welche direkt aus der Zeichnung in die Datenbank übernommen werden sollen, z.B. Raumeigenschaften aus dem Raumpolygon)

• Vordefinierte Layouts:
  Architekturplan
  Sicherheitsplan
  Möblierungsplan
  Flächennutzungsplan nach DIN 277
  Mietflächenpläne (z.B. nach gif)
  Reinigungspläne
  Feuerwehrpläne
  HKLS (Heizung-, Kühl-, Lüftungs- / Klima- und Sanitärtechnik)
  Elektropläne
  Datenleitung MSR (Mess-, Steuerungs- und Reglungstechnik)
  Brandmeldeanlagen
  Zählerplan / Verbrauchserfassungsstellen
  Flucht- und Rettungswegepläne.

Die Auswertungen unterstützen das tägliche Geschäft des operativen FM und des Flächenmanagements sowie das Flächencontrolling. Sie ermöglichen die Ermittlung von Kennwerten.

• Lieferung verlässlicher Daten (z.B. für Vermietungen, Reinigungsausschreibungen)

• Transparenz

• Qualitätssteigerung inkl. Prozessoptimierung

• Kosteneinsparungen

• Grundlagen für strategische Entscheidungen.

• Maschinenaufstellflächen je Nutzungseinheit

• Flächenbelegung nach Nutzungsart gemäß DIN 277

• Lagerflächen je Nutzungseinheit

• Flächen nach Bodenbelagsarten (z.B. Teppichboden eines Geschosses)

• Reinigungsflächen nach Bodenbelagsart / Reinigungsart / …

• Mietflächen gemäß gif (inkl. Vertragsdaten, Nutzungsart, …)

• Flächenbelegung nach Organisationseinheiten / Kostenstellen

• Reinigungsflächen nach Kostenstellen

• Flächenkosten nach Organisationseinheit / Kostenstelle

• Reinigungskosten nach Kostenstellen

• Raumauslastungen (z.B. Besprechungsräume)

• Flächenauslastungen (z.B. Lagerflächen, Palettenstellplätze)

• Suche nach Ausstattungsobjekten mit Raumbezug

• Parkplatzbelegung und Parkplatzvermietung

• versickerungsfähige Grundstücksfläche

• zu pflegende Rasenflächen

• zu pflegende Grünflächen

• für den Winterdienst relevante Freiflächen

• regelmäßig zu wartende Flachdachflächen (Gründach, Kiesdach, Bitumendach)

• zu wartende Boden- und Flachdacheinläufe

• derzeit zur Verfügung stehende Mietflächen

• derzeit freie Arbeitsplätze bzw. Reservearbeitsplätze

• usw.