Flächenplanung durch integrierte Lösungen

Kraftvolle Visionen leiten einen nachhaltigen und produktivitätssteigernden Wandel ein. Die Umsetzung neuer Arbeitsumgebungen sollte von der Vision und nicht von Ängsten geprägt sein, dass die Gesundheit in einer offenen Arbeitsumgebung gefährdet ist. Offene Strukturen wie klassische Großraumbüros aus den Siebzigern bis Neunzigern des letzten Jahrhunderts können die Gesundheit der Mitarbeiter gefährden. Heute operieren wir in einer hybriden, mobilen und vernetzten Arbeitswelt.

Eine gute Arbeitsumgebung wirkt nicht nur positiv auf unsere Gesundheit, sondern auch auf unsere Arbeitszufriedenheit, -leistung und -engagement. Daher ist jedes Unternehmen bestrebt, seine Arbeitswelt optimal zu gestalten.

Der Faktor Stimulation ist gegeben, wenn die Umgebung insgesamt attraktiv und abwechslungsreich gestaltet ist und interessante Zusatzbereiche die regulären Arbeitsplätze ergänzen. Konkret zeigt sich eine positive Wirkung der Büroumgebung, wenn faszinierende Möbel in die Arbeitsumgebung integriert sind, farbenfrohe Objekte, ansprechende Bodenflächen und ungewöhnliche Formen von Wänden oder Wandelementen vorhanden sind. Das Vorhandensein von Pflanzen hat ebenfalls eine positive Wirkung auf die Nutzer.

Der Faktor Stimmigkeit beschreibt die positive Wirkung auf das Befinden, wenn die Büroumgebung widerspruchsfrei gestaltet ist. Das ist gegeben, wenn für den Nutzer klar erkennbar ist, wie die räumliche Ausstattung (Möblierung), die technische Ausstattung (Arbeitsgeräte) sowie die Innenausstattung (Türen, Fenster usw.) zu benutzen sind. Dazu gehört auch, dass der Nutzer die Funktion eines Möbels eindeutig ablesen kann und unmittelbar erkennt, welche Funktion Räume bzw. Arbeitsbereiche haben. Dies wird möglich, wenn Räume bzw. Arbeitsbereiche klar voneinander unterscheiden (z. B. reguläre Arbeitsplätze, Besprechungsbereiche, Pausenbereiche, Materialaufbewahrung, Druckerbereich usw.).

Eine stimmige Büroumgebung liegt ebenfalls vor, wenn eine erkennbare Struktur in der räumlichen Gestaltung vorhanden ist, eine gewisse Ordnung herrscht und ein thematischer "roter Faden" sich durch die Gestaltung zieht. Dieser Faktor beinhaltet somit eine Vorhersagbarkeit der Erfahrung, die wir mit der Nutzung des Raums und seiner Ausstattung machen werden. Daher ist es ebenfalls wichtig, dass dem Nutzer ausreichend Räume für spontane Besprechungen zur Verfügung stehen und er sich gut in seiner Arbeitsumgebung orientieren kann.

Der dritte Kontrolle beschreibt das Erleben von Sicherheit und Geschütztsein. Dieses Gefühl entsteht, wenn der eigene Arbeitsplatz vor den Blicken anderer Personen geschützt ist (z. B. durch Sichtschutzfolie) und der Großteil der anderen Arbeitsplätze nicht vom eigenen Schreibtisch aus eingesehen werden kann. Es ist wichtig, dass besetzte Arbeitsplätze einen angenehmen Abstand voneinander haben. Diese Merkmale erfüllen unser Bedürfnis nach einem eigenen Territorium, was evolutionsbiologisch stark im Menschen verankert ist.

Menschen fühlen sich geschützt, wenn nur wenige Personen ihren Arbeitsplatz passieren können, niemand von hinten an sie herantreten kann und räumliche Begrenzungen des Arbeitsplatzes ausreichenden Schutz vor akustischen Störungen bieten.

Um unser Wohlbefinden zu fördern, sollte es möglich sein, sich zum konzentrierten Arbeiten oder zum Entspannen zurückzuziehen (oft wird dafür das Home-Office genutzt). Außerdem sollte die Möglichkeit bestehen, vertrauliche Gespräche innerhalb der Arbeitsumgebung zu führen. Die genaue Betrachtung der einzelnen Elemente zeigt, warum kleinzellige Strukturen von Nutzern häufig bevorzugt werden und wie offene Bürostrukturen dem Schutzbedürfnis des Menschen entgegenkommen können.

Es liegt im Interesse von Organisationen, den Mitarbeitern gesundheitsfördernde Arbeitsbedingungen zu bieten, die Erkrankungen und Ausfallzeiten reduzieren.

Ein Ansatz bei der Gestaltung von gesundheitsschützenden Arbeitsbedingungen ist die Einbindung von Mitarbeitern. Durch die Erhebung und Analyse von Belastungsfaktoren und Anforderungen auf Seiten der Nutzer kann eine präventive Gestaltung von Büroumgebungen erreicht werden. Dies erhöht die Veränderungsbereitschaft und Akzeptanz der Nutzer.

Solche Anforderungsanalysen bieten den Planern Möglichkeiten, um eine optimale Passung zwischen dem Gebäude und seinen Nutzern zu erzielen. Häufig verzichten Nutzer explizit auf Gestaltungsmaßnahmen im Bereich der Kontrolle zugunsten schnellerer Abstimmungsmöglichkeiten mit Kollegen und eines flüssigeren Arbeitsablaufs. Dabei werden Themen wie Wissensaustausch, Zusammenarbeit und Arbeitsprozesse nicht immer berücksichtigt.

Es ist daher wichtig, Ausweich- bzw. Rückzugsflächen zu schaffen, um den Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden.

Es gibt Auslöser für einen notwendigen Unternehmenswandel. Externe Faktoren und Umweltdynamiken wie demografischer Wandel, Finanzmarkt, Digitalisierung, Fachkräftemangel oder Klimawandel machen Veränderungen erforderlich; ebenso interne Faktoren wie Wachstum, Innovationsansprüche, strategische Neuausrichtung, Gebäudesanierung, Umstrukturierung oder Prozessumstellungen.

Mitarbeiter leisten keinen Widerstand gegen eine Modernisierung der Büroumgebung, doch warum braucht das Unternehmen darüber hinaus eine neue Bürostruktur? Um hybrid, projektorientiert und vernetzt arbeiten zu können. Jede Organisationseinheit sollte für sich erarbeiten, welche Chancen die zukünftige Arbeitswelt der Einheit bietet und wie die Chancen gemeinschaftlich - als Einheit - realisiert werden können. Hierzu können Projektkoordinatoren von den Bereichen benannt und gezielt eingebunden werden.

Eine kraftvolle Vision kann Mitarbeiter zur aktiven Unterstützung eines Wandels inspirieren. Um Mitarbeiter für die geplante Veränderung zu begeistern, müssen Entscheider eine klare und leicht verständliche Vision aufzeigen. Attraktive Ziele motivieren die Mitarbeiter, sich auf den Veränderungsprozess einzulassen.

Die Geschäftsführung - und bestenfalls auch die Mitarbeitervertretung - muss ein aktiver Unterstützer des Wandels sein und für Mitarbeiter sichtbar hinter dem Wandel stehen. Die Einführung einer neuen Arbeitsumgebung müssen Informations- und Kommunikationsmaßnahmen für die gesamte Belegschaft begleiten. Je umfangreicher das Informationsangebot zum Projekt ist und je umfangreicher sich Mitarbeiter in das Projekt eingebunden fühlen, desto veränderungsbereiter werden sie. Das Wissen zur bevorstehenden Veränderung wird benötigt, damit sich die Mitarbeiter überhaupt verändern können. Informationen sollten die Mitarbeiter dabei sowohl auf rationaler als auch auf emotionaler Ebene ansprechen.

Neben den Chancen, die die Veränderung bietet, ist es deshalb auch zu empfehlen, negative Aspekte - den Preis der Veränderung - zu thematisieren. Wenn Unternehmen nur die positiven Aspekte darstellen, können sich Mitarbeiter entweder nicht ernst genommen fühlen oder misstrauisch werden, diese Gefühle begünstigen Widerstand. Ebenso müssen die Mitarbeiter die oben angeführte Dringlichkeit der Veränderung verstehen. Dazu muss dem einzelnen Nutzer bewusst werden, welche Notwendigkeit zur Veränderung auf seiner Seite besteht.

In der Praxis können sich Mitarbeiter besser auf eine Veränderung einlassen, wenn die Ausgestaltung eines Bürokonzepts nicht starr fixiert ist, sondern auch nach dem Einzug Anpassungsoptionen bestehen bleiben. Dadurch sind Mitarbeiter eher bereit, etwas auszuprobieren und sich auf Neues einzulassen.