Effiziente Verwaltung von Arbeitsbereichen

• Dem optisch gut aufbereiteten Gebäudeplan mit Zoomfunktion ist die Belegung des Arbeitsplatzes/Raumes in Echtzeit zu entnehmen, dieses ermöglicht auch Spontanbuchungen.

• Im Gebäude- und Raumplan ist die technische Ausstattung hinterlegt und kann dem Nutzer angezeigt werden

• Der Gebäudeplan soll ohne Aufwand aktuell gehalten werden können (CAD).

• Eine Meldefunktion ermöglicht den einfachen Kontakt zum Service-Desk im Falle eines Defektes an der technischen Ausstattung

Die Buchung von Arbeitsplätzen per App, PC oder Tablet erfolgt durch grafische Unterstützung des hinterlegten Gebäudeplans auf intuitive Weise. Nutzer wählen den Arbeitsplatz durch Klicken oder Touch auf den gewünschten Platz aus. Die Belegung zeigt sich wie folgt: belegt ist gelb markiert, gebucht ist rot und zur Verfügung stehende Plätze sind grün gekennzeichnet.

• Buchungsanfragen und Freigabeoptionen

• Bürozonen / Abteilungen mit definierten Berechtigungen / Freigabepflichtige Arbeitsplätze

• Feste Arbeitsplätze mit Freigabefunktion (Urlaub)

• Suchfunktion zum Auffinden von Kollegen

• Ad-hoc Check-in mit QR-Code

• Buchen für Dritte (Besucher)

• Azure-AD-Integration (wird ein Nutzer im AD gesperrt, werden auch die Rechte für die Buchung entzogen)

• Outlook 365-Synchronisierung (Kalender)

• Distanz-Management (Covid-Prävention)

• Home/Mobile-Office-Status

• Jeder buchbare Raum verfügt über ein digitales Schild, das den aktuellen Status (besetzt, frei, gebucht) und die kommenden Buchungen anzeigt. Zudem ermöglicht das Schild eine Spontanbuchung, beispielsweise durch Scannen eines QR-Codes. Eine Raumbuchung lässt sich verlängern.

• Der Buchende fügt die Teilnehmer der Konferenz zur Raumbuchung hinzu.

• Jede Raumbuchung ist auch in Outlook/Teams sichtbar, und das System synchronisiert sich regelmäßig.

• Die Ausstattung des Arbeitsplatzes oder Raumes ist auf dem Gebäudeplan sichtbar. Das System unterstützt bei der Raumbuchung, indem es Informationen zur Anzahl der Teilnehmer, technischen Ausstattung und Lage bereitstellt.

• Präsenzmelder erkennen, ob eine Buchung eines Raumes tatsächlich genutzt wird. Wenn nicht, storniert das System die Buchung und regelt Licht, Heizung oder Klimaanlage entsprechend.

Ein klares Auswertungssystem ermöglicht individuelle Nutzungsanalysen (Tageszeiten, Wochentage, Monate, etc.) der Arbeitsplätze und Räume. Dadurch lassen sich Nichtbelegungszeiten erkennen und gegebenenfalls Maßnahmen in der Flächenaufteilung umsetzen.

• Ein Parkplatzbuchungssystem erlaubt nach der Reservierung eines Arbeitsplatzes oder Raumes auch die Reservierung eines Parkplatzes (PKW, Fahrrad, Krad) mit möglicher Ladefunktion.

• Bei einem „No-show“ storniert das System die Reservierung und stellt den Platz anderen Nutzern zur Verfügung.

• Der Administrator verwaltet die Parkberechtigungen.

• Der Administrator führt eine Auswertung der Parkplatzbelegung durch.

• Ein Schließfachsystem, welches durch die App oder per QR-Code geöffnet werden kann, sorgt für Ordnung (Clean-Desk)

• Das Schließfachsystem kann als Anlaufstelle für IT- und Postdienste genutzt werden (z. B. Austausch von IT-Equipment).

• Die kontaktlose Übergabe von Fahrzeugpapieren und Schlüsseln

Möbel (Stühle, Schreibtische, Konferenztische etc.) verfügen über Sensoren, die die Belegung und den Standort an das Raumbuchungssystem senden. Alternativ stehen auch IoT-Sensoren zur Verfügung, die sich leicht an der vorhandenen Raumausstattung befestigen lassen. Es ist wichtig, die Betriebsdauer der in den Sensoren enthaltenen Batterien zu berücksichtigen, die je nach Nutzung alle 3-5 Jahre ausgetauscht werden müssen. Die Sensoren informieren das System eigenständig über einen niedrigen Batteriestand.

Cubes sind variable Räume, die technisch voll ausgestattet sind und sich auf der Fläche schnell verschieben lassen. Damit kann man auf eine wechselnde Flächennutzung reagieren. Die Cubes sind mit der Stromversorgung des Gebäudes kompatibel. Es muss geklärt werden, ob die Versorgung durch die Decke oder den Boden erfolgt.