Nachhaltigkeit

In Deutschland existieren mehrere rechtliche Ebenen, die Flächeneffizienz und CO₂-Reduktion beeinflussen. Zunächst ist hier das Klimaschutzgesetz (KSG) zu nennen, das sektorale CO₂-Budgets festlegt. Für den Gebäudesektor sind jährliche Emissionsmengen vorgegeben, die bis 2030 schrittweise sinken sollen (65 % weniger Treibhausgase bis 2030 gegenüber 1990). Werden diese Ziele – wie in den vergangenen Jahren – verfehlt, müssen Sofortprogramme aufgelegt werden. Dies erhöht den Druck auf Gebäudeeigentümer, zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, wozu neben technischer Sanierung auch Nutzermaßnahmen wie Flächenoptimierung zählen können.

Ein wichtiger ökonomischer Rahmen ist die CO₂-Bepreisung für Brennstoffe im Gebäudebereich. Seit 2021 wird in Deutschland schrittweise ein Preis auf CO₂-Emissionen aus Heizöl, Erdgas etc. erhoben (zunächst über das Brennstoffemissionshandelsgesetz, perspektivisch im EU-Emissionshandel integriert). Dieser CO₂-Preis steigt sukzessive und verteuert ineffizientes Heizen beträchtlich – dadurch entsteht ein Anreiz, beheizte Fläche möglichst klein zu halten bzw. nur nach Bedarf zu temperieren. Ungeachtet dessen fokussiert die klassische Energiegesetzgebung wie das Gebäudeenergiegesetz (GEG) vor allem auf die Effizienz pro Fläche (U-Werte, Primärenergie pro m²). Anforderungen an die tatsächliche Nutzungsauslastung gibt es im Gesetz bisher nicht; d.h., das GEG macht keine Vorgaben, ob z.B. ein Gebäude voll oder nur zu 50 % belegt ist – in beiden Fällen muss es „nur“ die Grenzwerte pro m² einhalten. Diese Lücke wird in der Fachwelt diskutiert, da ungenutzte Flächen trotz gesetzeskonformer Gebäude energetisch ein Problem darstellen (vgl. Abschnitt 2.2 und 2.3).

Ein direkt flächenbezogener rechtlicher Aspekt sind die Arbeitsstättenrichtlinien. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) bzw. die technische Regel ASR A1.2 geben Mindestgrößen für Büroarbeitsplätze vor. So muss ein einzelner Büroraum mindestens 8 m² Grundfläche bieten; für jeden weiteren Arbeitsplatz im Raum kommen mindestens 6 m² hinzu. In Großraumbüros werden pro Arbeitsplatz etwa 12–15 m² als Richtwert empfohlen. Diese Vorgaben stellen sicher, dass aus Gründen des Gesundheitsschutzes und Komforts nicht unbegrenzt verdichtet wird. Flächeneffizienz kann also nicht uneingeschränkt optimiert werden, wie auch das Bewertungssystem Nachhaltiges Bauen (BNB) betont. Gesetzliche Randbedingungen setzen ein Minimum, das für Bewegungsflächen, Verkehrswege und Sicherheitsabstände nötig ist. Jede Flächenspar-Strategie im Unternehmen muss diese Grenzen respektieren – ansonsten drohen arbeitsrechtliche Konsequenzen oder Beeinträchtigungen der Mitarbeitergesundheit.

Erwähnenswert im nationalen Kontext ist zudem die Nachhaltigkeitsstrategie der Bundesregierung, die sich explizit auf Flächenverbrauch bezieht. Darin wurde als Ziel formuliert, den Neu-Flächenverbrauch deutlich zu reduzieren (Stichwort 30-Hektar-Ziel für Siedlungs- und Verkehrsfläche pro Tag) und die Nutzung bereits versiegelter Fläche effizienter zu gestalten. Flächeneffizienz in Gebäuden leistet zu letzterem einen wichtigen Beitrag, indem vorhandene Bebauung intensiver und vielseitiger genutzt wird, statt immer neue Grundstücke zu versiegeln. Auch Förderprogramme – etwa für klimafreundlichen Neubau – beinhalten zunehmend Kriterien der Flächensparsamkeit. So zielt etwa die Bundesförderung Klimagerechter Neubau (KFN) neben CO₂-armen Baustandards auch auf flächeneffiziente Grundrisse ab, gerade im Wohnungsbau. Insgesamt bewegt sich der rechtliche Rahmen dahin, dass Platzverbrauch zumindest indirekt über Kosten (CO₂-Preis) und strategische Ziele adressiert wird, wenngleich direkte Vorschriften zur Flächennutzung in Unternehmen bislang selten sind.

Auf EU-Ebene geben der Green Deal und die daraus hervorgehenden Richtlinien den Takt vor. Zentral ist die EU-Gebäuderichtlinie (Energy Performance of Buildings Directive, EPBD), die 2024 novelliert wurde. Diese verlangt künftig noch ambitioniertere Effizienzstandards: Ab 2030 dürfen alle neuen Gebäude nur noch Null-Emissions-Gebäude sein, öffentliche Neubauten sogar schon ab 2028. Außerdem werden Mindest-Energieeffizienzstandards für den Bestand eingeführt – z.B. müssen bis 2030 die schlechtesten 15 % der Nichtwohngebäude energetisch saniert werden. Zwar beziehen sich diese Vorgaben primär auf den Energieverbrauch pro Fläche (etwa Effizienzklassen A–G für Gebäude), doch implizit fördern sie auch Flächeneffizienz: Ein Gebäude lässt sich wesentlich leichter auf Nullemissions-Standard bringen, wenn es nicht unnötig groß dimensioniert ist und ungenutzte Bereiche vermieden werden. EU-Programme wie „Fit for 55“ und die Renovierungswelle („Renovation Wave“) betonen ebenfalls die Wichtigkeit, den gesamten Gebäudebestand bis 2050 klimaneutral zu machen. Dies schafft für große Immobilienhalter (wie Konzerne mit vielen Standorten) den Druck, ihren Flächenfußabdruck zu überdenken – denn jedes eingesparte Quadratmeter ist ein Quadratmeter weniger, der teuer und aufwendig auf Neubaustandard gebracht werden muss.

Neben Energiezielen spielen zunehmend auch ESG-Kriterien eine Rolle, welche auf EU-Ebene z.B. durch die Taxonomie-Verordnung und die CSR-Richtlinie (CSRD) konkretisiert werden. Investoren und große Unternehmen müssen offenlegen, wie nachhaltig ihre Immobilien sind – dazu zählen Kennzahlen zu Energieverbrauch und Emissionen, aber auch Aspekte wie Flächennutzung pro Mitarbeiter oder Anteil ungenutzter Flächen können in Nachhaltigkeitsberichten thematisiert sein. Zwar gibt es (noch) keine EU-weite Vorschrift, die direkt einen maximalen Flächenverbrauch pro Arbeitsplatz festlegt, doch über die Transparenzpflichten entsteht ein weicher Druck: Unternehmen mit hohem Leerstand oder sehr großem Raumangebot pro Person könnten im Vergleich schlechter dastehen, was den Wettbewerbsdruck erhöht, effizientere Konzepte umzusetzen.

Auch normative Rahmenwerke der Bau- und Immobilienwirtschaft integrieren Flächeneffizienz. Die Deutsche Gesellschaft für Nachhaltiges Bauen (DGNB) und das staatliche Bewertungssystem Nachhaltiges Bauen (BNB) haben Kriterienkataloge, in denen Flächenausnutzung positiv bewertet wird. So wird im BNB-Kriterium 2.2.1 Flächeneffizienz explizit auf die Bedeutung hingewiesen, versiegelte Flächen zu reduzieren und innerhalb von Gebäuden effizient zu nutzen. Zwei Drittel der befragten Immobilienentwickler betrachten laut einer DEGI-Umfrage Flächeneffizienz als übergeordnete Planungsprämisse – gleich wichtig wie die Flexibilisierung moderner Arbeitswelten. Solche Normen sind zwar freiwillig, entfalten aber über Zertifizierungen und Marktstandards Wirkung. Beispielsweise fordern einige Kommunen bei Gewerbeansiedlungen den Nachweis nachhaltiger Bauweise (inklusive Fläche pro Arbeitsplatz), oder Konzerne entscheiden sich für DGNB-zertifizierte Büros, was u.a. kompakte Grundrisse voraussetzt.

Für das Facility Management großer Unternehmen bedeutet der rechtliche Rahmen, dass Flächenoptimierung zu einem integralen Bestandteil der Nachhaltigkeits-Compliance wird. Ein Konzern, der etwa gemäß EU-Taxonomie seine Bürogebäude als nachhaltig ausweisen will, muss hohe Energieeffizienz nachweisen – was deutlich einfacher ist, wenn keine großen Leerstandsflächen die Bilanz belasten. Ebenso verlangt die ESOS/EDL-G (Energy Audit Pflicht) in manchen Ländern regelmäßige Energieaudits, die natürlich auch offengelegte ungenutzte Potentiale (z.B. halb leere Gebäudeetagen) zutage fördern. Facility Manager müssen also zunehmend Monitoring-Systeme etablieren, um die Flächenauslastung und den Energieverbrauch pro genutzter Fläche zu tracken und zu steuern.

Auch im Rahmen von ESG-Due-Diligence Prüfungen rückt die Flächeneffizienz in den Fokus. Investoren fragen: Wie hoch ist der Nutzerflächengrad? Gibt es Konzepte zur Nachnutzung ungenutzter Räume? Wie flexibel ist das Gebäude für künftige Änderungen (Stichwort Design for Adaptability)? – Denn eine hohe Flächenproduktivität wirkt sich positiv auf ökologische und ökonomische Kennzahlen aus. Das Facility Management in Betreiberimmobilien agiert hier als Schnittstelle zwischen Regulierung und Praxis: Es muss gesetzliche Mindeststandards (Arbeitsstätten, GEG) einhalten, zugleich aber die sich aus Klimaschutzzielen ergebenden impliziten Anforderungen (CO₂-Reduktion, Ressourcenschonung) proaktiv erfüllen. Die gute Nachricht ist, dass viele Nachhaltigkeitsmaßnahmen im Flächenmanagement doppelte Dividenden bieten: Weniger Fläche bedeutet weniger Kosten und weniger Emissionen, was in Einklang mit gesetzlichen wie freiwilligen Zielen steht.

Angesichts der dargelegten Bedeutung von Flächeneffizienz für Klima und Kosten stellt sich die Frage, wie Großunternehmen ihr Flächenmanagement konkret nachhaltiger gestalten können. Im Folgenden werden zentrale Strategien und bewährte Best Practices aus dem Facility Management vorgestellt. Der Fokus liegt auf Maßnahmen, die den Flächenbedarf reduzieren, Leerstand verringern und die Nutzungsintensität steigern, ohne die Kernfunktionen oder Mitarbeiterzufriedenheit zu gefährden.

Eine der unmittelbarsten Strategien lautet: Leerstehende oder gering ausgelastete Flächen abbauen. Viele Konzerne haben in den letzten Jahren systematisch ihren Immobilienbestand überprüft und konsolidiert. Dabei werden z.B. mehrere halbleere Bürogebäude an einem Standort in einem voll genutzten Gebäude zusammengeführt, sodass andere Objekte ganz geschlossen oder verkauft/vermietet werden können. Ein praktisches Beispiel lieferte das Chemie- und Pharmaunternehmen Merck: In der pandemiebedingten Hybrid-Work-Phase wurden neun Bürogebäude teilweise oder vollständig „eingemottet“, indem man die Arbeitsplätze in den effizientesten Gebäuden konzentrierte und die übrigen nahezu komplett herunterfuhr. Durch diese Konsolidierung und das Absenken von Heizung und Strom in den freigezogenen Gebäuden konnte Merck den Energieverbrauch um 50–60 % senken – was einer Einsparung von rund 150.000 Tonnen CO₂ in den Büros entspricht. Dieses Beispiel illustriert das enorme Potenzial: Anstatt dutzende Gebäude auf Sparflamme weiterzubetreiben, ist es meist vorteilhafter, einige Gebäude zeitweise ganz außer Betrieb zu nehmen und die Nutzer zu verdichten.

Für das Flächenmanagement bedeutet dies, regelmäßig die Portfolio-Nutzung zu analysieren. Mittels Kennzahlen wie Flächenbelegungsgrad, Quadratmeter pro Mitarbeiter oder Arbeitsplatznutzungsquote (wie oft ist ein bestimmter Schreibtisch tatsächlich belegt) können Leerstandslasten identifiziert werden. Große Unternehmen nutzen hierfür zunehmend digitale Tools (siehe Abschnitt 4.3), um z.B. via Sensorik oder Zugangsdaten Echtzeit-Belegungen zu erfassen. Werden ungenutzte Bereiche entdeckt, gibt es mehrere Optionen: Zusammenlegung mit genutzten Bereichen, Zwischennutzung (vielleicht durch andere Abteilungen oder Coworking), Untervermietung an Dritte oder letztlich Veräußerung nicht mehr benötigter Immobilien. Jede dieser Maßnahmen trägt dazu bei, dass die Gesamtfläche, die ein Unternehmen aktiv bewirtschaftet, sinkt – und damit auch der Energie- und CO₂-Fußabdruck. Zudem erzielt die Abgabe von Flächen oft direkte Kosteneinsparungen (Miete, Abschreibungen, Betriebskosten). Laut Branchenanalysen sind Immobilien oft einer der größten Kostenblöcke für Firmen, und etwa 40 % der Bürofläche stehen durchschnittlich ungenutzt im Alltag. Diese verschwendete Ressource lässt sich in Einsparungen ummünzen: In den USA werden pro Jahr geschätzt 3,36 Mrd. USD an Stromkosten ausgegeben, um Räume zu beleuchten und klimatisieren, die niemand nutzt – was über 22 Millionen Tonnen CO₂ Emissionen verursacht. Solche Zahlen haben viele Entscheider wachgerüttelt, aktiv gegen Leerstand vorzugehen.

Portfolio-Konsolidierung kann auch bedeuten, Standorte strategisch zu bündeln (Hub-Konzept) und peripher gelegene oder ineffiziente Gebäude aufzugeben. Wichtig bei all dem ist ein professionelles Changemanagement: Mitarbeiter und Nutzer sollten früh eingebunden werden, da Standortschließungen oder Umzüge oft mit Vorbehalten (längere Wege, Verlust gewohnter Arbeitsplätze) einhergehen. Doch mit überzeugender Kommunikation – etwa dem Hinweis, dass ein moderner zusammengeführter Campus bessere Ausstattung und geringeren CO₂-Ausstoß bietet – lassen sich viele überzeugen. Insgesamt gilt Leerstandsabbau als Low Hanging Fruit der Nachhaltigkeitsstrategie im FM: Die beste Fläche ist die, die man gar nicht erst betreiben muss.

Eine weitere wirkungsvolle Strategie besteht darin, den Pro-Kopf-Flächenbedarf durch neue Arbeitsmodelle zu senken. Traditionell hatte jeder Büroangestellte einen festen Schreibtisch („One Desk per Person“) – was bedeutete, dass Flächen auf maximale Belegungen ausgelegt wurden. Heutzutage zeigen Studien, dass Arbeitsplätze im Durchschnitt nur zu 60–70 % ausgelastet sind, da Mitarbeiter in Meetings, auf Dienstreise, im Homeoffice oder im Austausch unterwegs sind. Daraus entstand das Konzept des Shared Desk bzw. Flex-Office: Nicht jeder Mitarbeiter hat einen eigenen zugewiesenen Platz, sondern es gibt eine bestimmte Anzahl an flexiblen Arbeitsplätzen, die bei Bedarf genutzt werden (z.B. Buchungssysteme für tagesweises Buchen von Schreibtischen). Dieses Modell erlaubt es, deutlich weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter vorzuhalten – typische Quoten liegen bei 0,6 bis 0,8 Schreibtischen pro Vollzeitkraft in stark flexibilisierten Büros. Die Folge: Weniger benötigte Fläche für Schreibtischzonen, kleinere Bürogrundrisse oder die Möglichkeit, in vorhandener Fläche mehr Personen unterzubringen ohne Neubau.

Zusätzlich zum Desk-Sharing greifen moderne Workplace-Management-Konzepte auf eine Vielfalt von Raumtypen zurück, um Effizienz und Produktivität zu vereinen. So werden z.B. klassische Einzelbüros durch Multispace-Landschaften ersetzt: offene Teamflächen, Kombibüros, Rückzugsräume, Lounges, Besprechungsinseln, Telefonboxen etc. – je nach Bedarf können Mitarbeiter den passenden Raum nutzen, anstatt alles am zugewiesenen Schreibtisch zu erledigen. Dieses Prinzip der aktivitätsbasierten Arbeitsumgebung erlaubt oft eine bessere Auslastung der Gesamtfläche, da nicht jeder seine persönliche „Insel“ dauerbelegt, sondern Räume geteilt genutzt werden. Bereiche, die temporär leer sind (z.B. Besprechungsräume außerhalb von Meetings), können in anderen Zeiten für spontane Treffen oder konzentriertes Arbeiten genutzt werden. Insgesamt steigt die Nutzungsintensität pro Quadratmeter.

Eine Schlüsselrolle spielt auch das Homeoffice bzw. mobile Arbeiten. In Folge der Pandemie haben viele Großunternehmen hybride Arbeitsmodelle etabliert, bei denen Mitarbeiter nur noch an einigen Tagen im Büro präsent sind. Dadurch lässt sich der Flächenbedarf drastisch reduzieren – müssen doch nicht mehr alle gleichzeitig im Gebäude sein. Berechnungen zufolge könnte schon eine Erhöhung der Remote-Work-Quote um 10 % (bezogen auf die Belegschaft) die CO₂-Emissionen erheblich senken; eine Studie schätzt allein für die USA eine Reduktion um 192 Millionen Tonnen CO₂ pro Jahr, vor allem aufgrund vermiedener Pendelwege. Aber auch am Gebäude selbst verringert sich der Bedarf: Unternehmen, die z.B. 30 % Homeoffice eingeführt haben, konnten oft ganze Etagen freispielen und schließen. Wichtig ist hier ein abgestimmtes Workplace-Konzept: typischerweise werden Buchungssysteme eingeführt, um an Präsenztagen einen Platz zu reservieren, und es wird genau geplant, wie viele Personen im Schnitt gleichzeitig anwesend sind. Auf dieser Basis wird die Kapazität bemessen – mit einer Sicherheitsmarge, um Spitzentage abzufangen. Das Ergebnis sind häufig Flächeneinsparungen von 20–30 % ohne spürbaren Engpass im Alltag. Allerdings erfordert dies, dass Mitarbeiter die Neuerungen akzeptieren (Stichwort Change Management). Bei erfolgreicher Umsetzung profitieren jedoch alle Seiten: Mitarbeiter erhalten mehr Flexibilität und oft modernere Arbeitsumgebungen, Unternehmen sparen Kosten und Emissionen, und Flächen werden sinnvoller genutzt statt leer vorzuhalten.

Best Practices großer Unternehmen zeigen, dass es hilfreich ist, entsprechende Projekte ganzheitlich anzugehen – unter dem Stichwort New Work oder Smart Office. Beispielsweise hat die Allianz SE in ihrer neuen Münchener Zentrale ein vollständig flexibles Arbeitsplatzkonzept ohne fest zugewiesene Büros umgesetzt, kombiniert mit digitaler Arbeitsplatz-App. Dadurch konnte die benötigte Bürofläche pro Mitarbeiter deutlich reduziert werden (genaue Zahlen intern), was neben Mietkosteneinsparungen auch zur Erreichung ihrer Klimaziele beiträgt, da weniger Raum beheizt und beleuchtet wird. Entscheidend ist, den Mitarbeitenden die Vorteile zu vermitteln: ein gut gestaltetes, offenes Büro mit vielfältigen Zonen kann attraktiver sein als alte Einzelbüros – solange Flächeneffizienz nicht als Sparzwang zulasten des Komforts erlebt wird. Dazu gehört u.a., genug Rückzugsräume trotz Verdichtung einzuplanen, Lärmschutz und ergonomische Shared Desk Ausstattung bereitzustellen, sowie die maximale Belegung so zu steuern, dass es nicht zu Überfüllung kommt.

• IoT-Sensorik und Belegungsanalysen: Kleine Sensoren an Decken oder Arbeitsplätzen können anonym erfassen, ob ein Platz oder Raum gerade belegt ist. Aggregiert liefern solche Daten ein genaues Bild der Nutzungsmuster: Welche Bereiche sind chronisch unterbelegt? Wo gibt es Stoßzeiten? Darauf kann das Facility Management reagieren – z.B. durch Zusammenlegung wenig genutzter Bereiche oder bedarfsgerechte Reinigung und Klimatisierung. Ein Beispiel: Das Startup Density wertete Millionen von Datensätzen aus und stellte fest, dass im Schnitt 40 % der Büroflächen von Unternehmen bezahlt, aber ungenutzt sind. Mit ihren Sensorlösungen kann live verfolgt werden, welche Räume tatsächlich gebraucht werden, und ungenutzte können temporär geschlossen werden (Licht aus, Heizung ab). Die Energieeinsparung ist beträchtlich – laut Density bedeuten die 40 % Leerflächen in den USA 32 Mrd. kWh vergeudeten Strom und über 22 Mio. Tonnen CO₂ pro Jahr. Echtzeit-Belegungsdaten ermöglichen es, solche Verschwendungen zu beheben. Unternehmen wie Schneider Electric berichten, dass durch belegungsabhängige Steuerung (Bewegungsmelder, automatische Abschaltung von Licht/Klima in leeren Räumen) ~22 % Energie in Büros eingespart werden können.

• Integrated Workplace Management Systems (IWMS): Solche Softwareplattformen (z.B. IBM Tririga, Planon, Archibus) erlauben es, Flächenbuchungen, Belegungspläne, Wartung und Energie in einem System zu koordinieren. Sie unterstützen das sogenannte Space Planning – also Szenarien durchzurechnen: Was passiert, wenn Abteilung X auf Homeoffice umstellt? Können wir dann eine Etage reduzieren? Durch Simulationen und Data Analytics lassen sich fundierte Entscheidungen treffen, welche Fläche wo gebraucht wird. Viele CRE-Teams (Corporate Real Estate) nutzen diese Tools bereits – laut einer globalen Umfrage setzen 90 % der Unternehmen Software für Space- und Occupancy-Daten ein. Die Verknüpfung großer Datenmengen (Belegung, Energieverbräuche, Mitarbeiterfeedback) mit KI-Methoden erlaubt es sogar, prognosebasierte Optimierungen vorzunehmen: KI kann z.B. aus Kalenderdaten und Mustern vorhersagen, wie viele Personen nächste Woche im Büro sein werden, und empfehlen, an Brückentagen ganze Gebäudeabschnitte abzuschalten.

• Smarte Buchungs- und Zugangssysteme: Ein weiterer Baustein ist die Einführung von Desk-Sharing-Apps und Zugangskontrollanalysen. Mitarbeiter können via App flexibel Arbeitsplätze oder Meetingräume buchen; das System verhindert Überbelegung und sammelt nebenbei Nutzungsdaten. Zugangskontrollsysteme wiederum liefern statistisch, wie viele Personen täglich kommen – wertvolle Kennzahlen zur Erfolgskontrolle von Flächenstrategien.

• Multifunktionale Flächennutzung: Smarte Konzepte denken über einzelne Nutzungsarten hinaus. Beispielsweise können Konferenzzonen in Zeiten ohne Events als Coworking-Bereich geöffnet werden, oder die Kantine wird außerhalb der Mittagszeit zum Laptop-Arbeitsbereich. Einige Unternehmen kooperieren auch mit externen Co-Working Anbietern, um Überhangflächen zu füllen – das erhöht die Auslastung und generiert Mieteinnahmen. Zeitliche Flexibilisierung gehört ebenfalls dazu: Wenn z.B. Reinigung oder Instandhaltung auf Zeiten gelegt wird, in denen Gebäude sonst leer wären, können andere Bereiche länger genutzt werden (keine Störungen während Kernarbeitszeit) – dies steigert indirekt die Effizienz.

Ein zentraler Trend ist die Verknüpfung von Flächendaten mit Gebäudeautomation. Im sogenannten Smart-Building-Betrieb fließen Belegungssensoren direkt in die Steuerung: Ist ein Raum ungenutzt, gehen Licht und Lüftung automatisch aus, in Echtzeit. Historische Daten wiederum helfen, Gebäude besser abzustimmen – etwa zu erkennen, dass an Freitagen generell nur 30 % Anwesenheit herrscht und man daher die oberen Stockwerke am Donnerstagabend schon absenken kann. Somit wird der Betrieb kontinuierlich an die reale Nutzung angepasst. Diese feingranulare Steuerung war früher nicht denkbar, heute aber mit IoT und KI realisierbar. Unternehmen, die solche Technologien einsetzen, berichten von spürbaren Erfolgen: Merck konnte beispielsweise durch digitales Energiemanagement an Standorten mit hybrider Arbeit ~50–60 % Energie einsparen (s.o.), und auch andere Firmen verzeichnen durch KI-basierte Auswertungen Optimierungen bei gleichbleibendem Komfort.

Ergänzend spielen Gebäudetechnik-Upgrades eine Rolle: z.B. zonenweise Heizungssteuerung, präsenzabhängige LED-Beleuchtung, etc., die erst die technischen Voraussetzungen für flexible Flächennutzung schaffen. Wichtig ist, dass Technologie kein Selbstzweck ist – sie dient dazu, Datenbasis und Steuerungsmöglichkeiten zu verbessern. Letztlich hängt der Erfolg von smarten Konzepten davon ab, dass das Facility Management die gewonnenen Erkenntnisse auch in entscheidende Maßnahmen umsetzt – seien es Umbauten, Flächenstilllegungen oder Anpassung von Verträgen. Die wachsende digitale Durchdringung im FM liefert die nötigen Tools, um das Motto „Manage what you measure“ umzusetzen: Sobald man genau misst, wie viel Fläche wirklich gebraucht wird, kann man die übrige eliminieren oder anderweitig nutzen. Diese Symbiose von Digitalisierung und Flächeneffizienz ist ein Kennzeichen des modernen nachhaltigen Facility Managements.

Eine fundierte Betrachtung des Themas muss die Zahlen und Fakten hinter den Strategien beleuchten. Wie viel CO₂ lässt sich durch Flächenreduktion tatsächlich einsparen? Lohnen sich die Investitionen wirtschaftlich?

• Energie- und CO₂-Einsparpotenziale: Wie in Abschnitt 2 und 4 angerissen, sind die Einsparpotenziale enorm. In einem durchschnittlichen Bürogebäude fließen bis zu 30 % der Energie wirkungslos in leerstehende oder ineffizient genutzte Bereiche. Wenn es gelingt, diesen Anteil durch gezieltes Flächenmanagement zu reduzieren, entspricht das direkt einer CO₂-Minderung. Beispielrechnungen aus den USA beziffern den unnötigen Verbrauch durch ungenutzte Flächen auf 32 Mrd. kWh Strom pro Jahr, was über 22 Mio. t CO₂ entspricht. Pro 1.000 m² eingesparter Bürofläche lässt sich – je nach Gebäudestandard – mit 50–100 MWh weniger Heizwärme und Stromverbrauch pro Jahr rechnen, was ca. 20–40 Tonnen CO₂-Emissionen vermeidet (bei gemischtem Strom- und Heizmix). Flächenreduktion hat zudem einen Multiplikatoreffekt: Wird ein Gebäude komplett aufgegeben, entfallen nicht nur direkt dessen Emissionen, sondern auch zukünftig der Bedarf an Sanierung, Instandhaltung etc., die ebenfalls Energie erfordern würden.

• Kosten-Nutzen für Unternehmen: Ökonomisch zahlt sich Flächeneffizienz in mehrfacher Hinsicht aus. Immobilienkosten (Miete, Abschreibungen, Reinigung, Instandhaltung) sind typischerweise proportional zur Fläche. Wenn ein Unternehmen z.B. 10 % seiner Bürofläche abbaut, können die laufenden Kosten entsprechend um grob 10 % sinken (sofern die Flächen gemietet waren oder als Betriebskosten umgelegt wurden). In großen Städten betragen Büromieten leicht einige Hundert Euro pro m² und Jahr; hier macht sich jedes eingesparte Stockwerk sofort bemerkbar. Selbst im Eigentum entstehen Betriebskosten (Heizung, Strom, Versicherung, Instandhaltung) von häufig 50–100 €/m² jährlich. Optimierte Auslastung reduziert diese Ausgaben deutlich. Laut Erfahrungswerten konnten einige Konzerne durch konsolidierte Flächennutzung Millioneneinsparungen pro Jahr erzielen, da ganze Gebäude nicht mehr betrieben werden mussten. So ist es kein Zufall, dass 81 % der Corporate-Real-Estate-Teams weltweit Portfolio-Optimierung als primäres Ziel nennen und 72 % gezielt die Büroauslastung erhöhen wollen, um Kosten zu sparen. Flächenmanagement ist also längst ein CFO-Thema geworden.

• Darüber hinaus gibt es indirekte wirtschaftliche Benefits: Ein komprimierter Gebäudebestand bedeutet kürzere Wege der Facility-Services (Wartungsteams, Sicherheit) und erleichtert das Facility-Management-Personal einzusparen oder effizienter einzusetzen. Auch Reinigungsaufwände sinken, wenn weniger Raum genutzt wird. Falls trotz Strategie noch Leerstand vorhanden ist, kann dieser z.B. durch Zwischennutzung Einnahmen generieren (Pop-up-Büros, Veranstaltungsvermietung etc.).

• Investitionsaufwand: Natürlich erfordern manche Optimierungen erstmal Investitionen. Die Einführung von Sensorik und smarter Software kostet Geld – die Erfahrung zeigt aber, dass die Payback-Zeit oft kurz ist, weil identifizierte Einsparungen schnell die Kosten wettmachen. Beispielsweise kann ein belegungsbasiertes Energiekontrollsystem in einem größeren Bürogebäude Einsparungen von 20 % liefern; rechnet man Energiekosten von z.B. 200.000 € p.a., wären das 40.000 € Ersparnis pro Jahr. Dem stehen einmalige Kosten für Sensoren und Programmierung gegenüber, die in ähnlicher Größenordnung liegen können – somit amortisiert sich die Maßnahme binnen ~1–2 Jahren, danach spart sie bares Geld und CO₂. Die Umstellung auf Desksharing und flexible Offices erfordert ggf. Umbauten und neue Möbel (Locker statt Schränke, mehr Meetingzonen). Auch hier berichten viele Unternehmen, dass diese Transformation kurzfristig Kosten verursacht, aber mittelfristig durch Flächenabbau wieder einspart. Wichtig ist daher, einen Business Case für Flächenoptimierung zu erstellen: Dieser umfasst die erwarteten Kosteneinsparungen (Miete, Energie) versus Implementierungskosten (Umbau, IT-Systeme, Change-Management). In vielen Fällen fällt der Business Case positiv aus, insbesondere wenn man CO₂-Kosten oder -Bepreisung mit berücksichtigt – denn künftig wird jeder ausgestoßene Tonne CO₂ teurer (über Zertifikate oder Abgaben), was die Monetarisierung von Emissionsreduktionen attraktiver macht.

• CO₂-Bilanz und Zertifikate: Unternehmen mit eigenen Nachhaltigkeitszielen (z.B. Klimaneutralität bis 2030) profitieren quantitativ davon, wenn sie ihren CO₂-Fußabdruck pro Mitarbeiter senken. Wird z.B. die Bürofläche pro Kopf von 20 auf 10 m² reduziert, halbieren sich im Idealfall auch die Gebäudeemissionen pro Mitarbeiter. Das kann in CO₂-Bilanzen ausgewiesen werden und reduziert den Bedarf, teure Kompensationszertifikate zu kaufen. Man könnte sagen: Fläche zu sparen ist oft günstiger, als CO₂ zu kompensieren – ein strategischer Vorteil im Zeitalter von ESG-Reporting.

Trotz der offensichtlichen Vorteile von flächeneffizienten Konzepten gibt es in der Praxis diverse Herausforderungen und mögliche Zielkonflikte, die nicht außer Acht gelassen werden dürfen. Ein ausschließlich technisch-ökonomischer Blick würde zu kurz greifen – schließlich sind es Menschen, die in den Gebäuden arbeiten, und Unternehmen, die flexibel bleiben müssen.

• Nutzerkomfort vs. Flächensparen: Der vielleicht bedeutendste Zielkonflikt besteht zwischen dem berechtigten Anliegen, ausreichend komfortable Arbeitsumgebungen bereitzustellen, und dem Druck, Fläche einzusparen. Mitarbeiter erwarten ein gewisses Maß an Privatsphäre, Ruhe und Ergonomie. Wenn Flächeneffizienz falsch umgesetzt wird – etwa indem man schlicht möglichst viele Personen in einen Raum setzt – drohen Unzufriedenheit, Produktivitätsverlust und sogar gesundheitliche Probleme (Lärm, Stress). Der gesetzliche Mindestplatz pro Person (siehe ArbStättV, ~8–12 m²) setzt hier zwar Untergrenzen, jedoch liegt der optimal wahrgenommene Platzbedarf oft darüber, je nach Aufgabentyp. Großraumbüros haben z.B. nicht umsonst einen ambivalenten Ruf: Sie sparen Fläche pro Kopf, leiden aber häufig unter hoher Lärmbelastung und Konzentrationsschwierigkeiten. Die Literatur betont, dass Flächeneffizienz nicht bedeuten darf, „einfach enger zusammenzurücken“. Vielmehr müssen qualitative Lösungen gefunden werden (Akustikmaßnahmen, Zonierung, Ausweichflächen), damit die Arbeitsplatzqualität erhalten bleibt. Dies erfordert meist zusätzliche Investitionen (Trennwände, Deckensegel gegen Lärm, Beleuchtungskonzepte), die im Projektbudget eingeplant werden müssen. Unternehmen stehen hier vor der Aufgabe, Mitarbeiter früh einzubeziehen und die Vorteile der neuen Konzepte zu vermitteln – etwa dass trotz entfallener Einzelbüros jeder vielfältigere Raumangebote nutzen kann. Wenn dies versäumt wird, droht Widerstand gegen die Änderungen. Einige Mitarbeiter könnten z.B. Angst vor Identitätsverlust haben („kein eigener Schreibtisch mehr“) oder vor Platzkonkurrenz an vollen Tagen. Das Change Management muss diese psychosozialen Faktoren adressieren, sonst kann aus einer gut gemeinten Flächensparmaßnahme ein Motivationsproblem werden.

• Flexibilität vs. Effizienz: Ein Unternehmen muss oft auf veränderte Bedingungen reagieren – sei es Wachstum, Umstrukturierungen oder neue Projekte. Flächenreserven bieten hier Spielraum: Wer ein wenig Leerstand hat, kann schnell neue Teams unterbringen oder bei einem Auftragssprung Personal aufstocken, ohne gleich extern Flächen anzumieten. Eine zu knappe Flächenbemessung hingegen kann die unternehmerische Agilität einschränken. Dieser Zielkonflikt erfordert eine vorausschauende Flächenplanung: Idealerweise wird genügend Flexibilität in die Flächenkonzepte eingebaut, z.B. modulare Raumkonfigurationen, leicht verschiebbare Wände oder Möblierungen, die Umbauten erleichtern. So können Firmen auch mit weniger Fläche agil bleiben. Dennoch bleibt ein Restrisiko: Angenommen, man hat die Bürofläche optimal auf aktuelle Mitarbeiterzahlen reduziert – kommt es nun zu einer Fusion oder einem ungeplanten Wachstumsschub, muss schnell neue Fläche von außen beschafft werden, was kostenintensiv sein kann. Hier hilft es, im Portfolio vielleicht eine strategische Reserve einzuplanen (etwa einen anmietbaren Co-Working-Bereich in der Nähe) oder Verträge mit flexiblen Laufzeiten zu haben. Ein weiterer Aspekt ist die Flächenumnutzung: Oft sind Gebäude ursprünglich für einen Zweck gebaut (z.B. Büro) und lassen sich nicht ohne Weiteres für andere Nutzungen verwenden (z.B. Labore oder Wohnen). Wenn Firmen Leerstand haben, wäre eine Umnutzung (z.B. Büro in Wohnraum) ökologisch wie gesellschaftlich sinnvoll – aber baurechtliche Hürden (Brandschutz, Genehmigungen) erschweren dies. Hier besteht ein Konflikt zwischen dem Wunsch nach nachhaltiger Flexibilität und starren Regulierungen – in Deutschland etwa gibt es bisher kaum Fälle, wo z.B. überschüssige Büroflächen in Wohnungen umgewandelt wurden, obwohl Wohnraummangel herrscht. Dieses Thema wird derzeit intensiv diskutiert (Stichwort Umbauordnung), um Nutzungskonflikte zu entschärfen.

• Kurzfristiger Aufwand vs. langfristiger Nutzen: Maßnahmen zur Flächeneffizienz verursachen häufig initiale Kosten oder Aufwand, während die Vorteile teils erst langfristig eintreten. Dies kann intern zu Konflikten führen, etwa mit Finanzabteilungen oder anderen Stakeholdern. Beispielsweise kostet es Zeit und Geld, ein neues Desksharing-Konzept einzuführen (Beratung, Umbau, Software). Der Nutzen – Einsparungen aus weniger Fläche – materialisiert sich aber vielleicht erst, wenn der nächste Mietvertrag gekündigt wird oder eine Gebäudeetage frei wird und vermarktet ist. Zwischenzeitlich stehen die laufenden Kosten aber schon in der Bilanz. Dieses Timing-Problem kann Entscheider zögern lassen. Hinzu kommt, dass manche Nutzen schwer quantifizierbar sind (Zufriedenheit, Image als nachhaltiger Betrieb). Hier hilft es, Pilotprojekte zu starten und mit belastbaren Zahlen zu argumentieren (siehe Kap. 5). Dennoch bleibt der Kapitalbindungs-Konflikt: Budget für Nachhaltigkeit im FM konkurriert mit anderen Investitionen. Das Top-Management muss überzeugt werden, dass Flächenmanagement ein wichtiger Hebel ist – was allerdings zunehmend gelingt, da Nachhaltigkeit (CO₂-Reduktion) heute Chefsache ist.

• ESG-Ziele vs. praktische Umsetzbarkeit: Unternehmen stehen unter Druck, ambitionierte ESG-Ziele (Environment Social Governance) zu erfüllen, was auch klare CO₂- und Effizienzkennzahlen beinhaltet. Flächeneffizienz fließt implizit dort ein. Es kann allerdings zu Konflikten kommen, wenn die sozialen Faktoren (S in ESG) wie Mitarbeiterwohlbefinden gegen die Umweltfaktoren (E) abgewogen werden müssen. Ein Beispiel: Energie sparen durch weniger Heizen. Natürlich kann man enorm CO₂ sparen, wenn man die Büros nur noch auf 19°C statt 22°C heizt und weniger Fläche beheizt – doch frierende Mitarbeiter sind unzufrieden (Soziales). Ähnlich könnte ein Unternehmen geneigt sein, maximale Verdichtung vorzunehmen, um gute Kennzahlen pro m² zu erreichen, riskiert aber, dass die Belegschaft das als Verschlechterung empfindet. ESG verlangt also Balance: Nachhaltigkeit muss ganzheitlich gedacht werden. Lösungsansätze liegen darin, Mitarbeiter einzubinden – vielleicht sind viele sogar bereit, gewisse Komforteinschnitte oder Änderungen mitzutragen, wenn das Umweltziel klar kommuniziert wird und Mitbestimmung möglich ist.

• Technische und organisatorische Grenzen: Schließlich gibt es auch handfeste Grenzen des Machbaren. Nicht jede Fläche lässt sich flexibel gestalten – z.B. sind Rechenzentren oder Labore nicht teilbar oder abschaltbar je nach Belegung; sie müssen konstant betrieben werden, was Flächeneffizienz dort weniger relevant macht (dort geht es eher um Auslastung der Geräte). In Büroumgebungen wiederum stößt man auf die Grenze, dass Kernflächen wie Flure, Toiletten, Kantinen eine gewisse Größe brauchen unabhängig von der Personenzahl – hier sind Skaleneffekte begrenzt. Auch kulturelle Aspekte spielen rein: In einigen Firmen(kulturen) ist ein eigenes Büro statusrelevant (Führungskräfte-Etage etc.). Solche Traditionen aufzubrechen kann schwierig sein und erfordert Change Champions und Kulturwandel, was Zeit kostet. Nicht zuletzt muss die IT-Infrastruktur mitziehen: Wenn Mitarbeiter mobil arbeiten sollen, brauchen sie Laptops, Cloud-Zugriff, vielleicht VPN – ein reiner Flächenplan greift zu kurz, wenn diese Voraussetzungen nicht erfüllt sind.