Umzugsdokumente
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Eine klare Kommunikation und Abstimmung mit allen beteiligten Parteien, einschließlich des Umzugsunternehmens und der betroffenen Mitarbeiter, ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Eine gründliche Dokumentation und Vorbereitung von Umzugsdokumenten ist entscheidend für einen reibungslosen und erfolgreichen Umzug. Durch eine sorgfältige Dokumentation und Vorbereitung von Umzugsdokumenten können Unternehmen den Umzug effizient und kosteneffektiv durchführen und unerwünschte Überraschungen oder Unterbrechungen vermeiden.
Umzugsdokumente - Eine Organisation und Verwaltung für einen erfolgreichen Standortwechsel
Am … erhalten die Mitarbeiter über die Hauspost ihre namenskonkreten Umzugsdokumente inkl. der Umzugsaufkleber und der Stuhlanhänger zur Kennzeichnung ihrer Stühle.
Die folgenden Umzugsdokumente werden vom Umzugsmanagement erstellt:
Umzugshinweisblatt für Büros (siehe Anlage 12.1)
Umzugshinweisblatt für Labore und Werkstätten (siehe Anlage 12.2)
Umzugsadressblatt (siehe Anlage 12.3)
IT-Begleitschein (siehe Anlage 12.4)
Umzugsaufkleber
Anhängerschild
Umzugshinweisblatt
Das Umzugshinweisblatt enthält allgemeine praktische Hinweise für den Umzug und wird namenskonkret auf Basis der Umzugsliste erstellt.
Umzugsadressblatt
Das Umzugsadressblatt ist vom Mitarbeiter zu kopieren und vor Verschließen eines Umzugskartons obenauf in den Karton zu legen. Das Umzugsadressblatt weist die Zieldaten gemäß Umzugsliste auf und dient dazu, den Inhalt eines Umzugskartons zuzuordnen, falls die außen aufgeklebten Umzugsaufkleber sich während des Umzugs lösen und verloren gehen sollten.
IT-Begleitschein
Der IT-Begleitschein begleitet das IT / TK-Equipment während des Umzugs und dient der Vollzähligkeitskontrolle. Die Mitarbeiter werden daher gebeten, den jeweils namenskonkret erstellten IT-Begleitschein mit der Anzahl der IT- und Telefonkomponenten auszufüllen und diesen zum Umzug auf der Tastatur bereitzulegen.
Umzugsaufkleber
Die Umzugsaufkleber dienen zur Kennzeichnung des Umzugsgutes und weisen in einer standardisierten Form die Zieladressdaten gemäß Umzugsliste auf. Die Farben auf den Umzugsaufklebern geben die Farben gemäß Umzugswegeleitsystem wieder (Farbcode dient der eindeutigen gebäude- und etagenbezogenen Orientierung im neuen Gebäude).
Die Umzugsaufkleber werden
gut sichtbar nach dem Einpacken auf die Umzugskartons geklebt,
versehen mit dem Aufdruck „Inhalt“ – auf die Vorderseite der Schränke bzw. auf die Fachböden von Regalen und Schränken in Laboren / Werkstätten geklebt, deren Inhalt von der Spedition verpackt werden soll (Vorabkennzeichnung).
Anhängerschild
Die Aufkleber werden namenskonkret gemäß Umzugsliste durch das FLM gedruckt und zusammen mit den übrigen Umzugsdokumenten ausgegeben. Handschriftliche Änderungen der bedruckten Umzugsetiketten sind nicht zulässig. Ggf. dennoch gemachte handschriftliche Änderungen bedruckter Umzugsetiketten werden bei der Umzugsdurchführung nicht berücksichtigt.
Zur Zieladressierung von Sonderumzugsgut, an denen die Umzugsaufkleber nicht, bzw. nur schlecht befestigt werden können, werden jedem Mitarbeiter zusammen mit den Umzugsdokumenten Anhängerschilder zur Verfügung gestellt. Das Schild wird z.B. am Bürostuhl befestigt und mit einem Umzugsaufkleber versehen.
Umzugshinweisblatt für Büros
Umzugshinweisblatt für Labore und Werkstätten
Erfassungsliste für Umzugsgut
Erfassungsliste für Entsorgungsgut
Umzugsadressblatt
IT-Begleitschein
Anforderungsformular für Security-Schrank / -Boxen
Übernahmeprotokoll Security-Schrank / -Boxen
Schadens- und Verlustprotokoll
Checkliste für Mitarbeiter vor dem Umzug
Checkliste für Mitarbeiter nach dem Umzug