Büroumzüge: Planung, Organisation und Kommunikation
EINE SORGFÄLTIGE PLANUNG UND DURCHFÜHRUNG UNSERES UMZUGS IST VON ENTSCHEIDENDER BEDEUTUNG, UM AUSFALLZEITEN UND STÖRUNGEN AUF EIN MINIMUM ZU REDUZIEREN.
Es ist wichtig, sicherzustellen, dass unsere IT-Infrastruktur und Telekommunikationsnetze während des Umzugs reibungslos funktionieren, um unsere Geschäftstätigkeit aufrechtzuerhalten. Die bestmögliche Vorbereitung und Unterstützung unserer Mitarbeiter während des Umzugsprozesses ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg des Projekts. Wir legen großen Wert darauf, sicherzustellen, dass unsere neuen Räumlichkeiten unseren Anforderungen entsprechen und optimal genutzt werden können.
Umzugsmanagement - Eine systematische Planung und Umsetzung von Standortwechseln
Ein Umzug stellt immer einen Einschnitt in das organisatorische Arbeitsleben dar. Erfolgreich ist ein Umzug dann, wenn er
im Vorfeld keine Beeinträchtigung der Arbeit bedeutet
die Unterbrechung der Arbeit so gering wie möglich hält
termingerechte Wiederaufnahme der Arbeit garantiert
kostengünstig (vor allem ohne ungeplante Kosten) umgesetzt wird
bessere und wirtschaftlichere Arbeitsbedingungen zur Folge hat
Umzug planen
Umzüge werden durch das Technische Gebäudemanagement verantwortlich geplant, organisiert und koordiniert. EDV und Telekommunikation werden durch die Abteilung IT betreut. Die Mitarbeiter der umziehenden Organisationseinheiten (Kunde) werden aktiv in die Durchführung des Umzugs eingebunden. Die Umzugsbeauftragten auf Seite der Organisationseinheiten stellen die Verbindung zum technischen Gebäudemanagement her und nehmen die Interessen der Fachabteilung als internen Kunden wahr.
Auf Basis der Objektdokumentation können Belegungsvarianten erarbeitet und die Belegung optimiert werden.
Bei größeren Umzügen mit Organisationsveränderung berät das technische Gebäudemanagement bei Bedarf zur Flächenorganisation und konzipiert mit den Nutzern die neuen Flächen inklusive Ausstattung.
Umzüge werden geplant, unter anderem Flächenbelegung, Möblierung, Technik, Termine, und mit den anfordernden Stellen abgestimmt. Die favorisierte Planungsvariante wird von der anfordernden Stelle freigegeben.
Die Herrichtung der Räume wird auf Basis von Standards durch das technische Gebäudemanagement beauftragt und koordiniert. Parallel wird die zukünftige Möblierung sichergestellt.
Vorbereitend werden durch die Fachabteilung nicht mehr benötigte Akten entsorgt und nicht mehr benötigte Möbel an das Möbellager abgegeben. Wenn alle Kisten gepackt sind, erfolgt der eigentliche Umzug. Hierbei koordiniert das technische Gebäudemanagement auch eventuelle IT- und Telekommunikations-Dienstleistungen.
In der Regel sind noch kleine Nacharbeiten seitens der Nutzer und seitens der Technik erforderlich, welche ebenfalls im Zusammenspiel mit dem technischen Gebäudemanagement koordiniert werden.
Nach dem erfolgten Umzug wird die Objektdokumentation aktualisiert, die Flächenverrechnung angepasst, das Schließsystem angepasst und beispielsweise die Reinigungsleistungen nach den aktuellen Bedarfen abgerufen.
Jede Flächenbereitstellung und Umzugsplanung und erst recht der Umzug selbst finden auf Basis der Standards statt. Durch die zeitgerechte Durchführung der Umzugsaktivitäten wird die reibungslose Wiederaufnahme der Arbeit erreicht, und Unterbrechungen im Arbeits- bzw. Produktionsablauf werden vermieden bzw. reduziert.
Ein Möbellager in Modulversorgung und Reserveflächen ermöglichen kleine ad hoc Maßnahmen.
Rahmenverträge für kleine Bauleistungen, Transporte und Möbellieferungen sowie geklärte Geschäftsprozesse und Standards für Flächen-, Möbel-, Planung und Durchführung und eine geklärte Projektorganisation sorgen für Verbindlichkeit und beste Unterstützung des Kerngeschäfts.
Persönliche Informationen
Neben schriftlicher Information wird ein kontinuierlicher persönlicher Informationsfluss aufrechterhalten. Hier haben sich die Umzugskoordinatoren (Umzugsbeauftragte) aus den betroffenen Abteilungen bewährt.
Diese Umzugskoordinatoren liefern Informationen aus den Abteilungen an das technische Gebäudemanagement und umgekehrt. Sie stellen die aktive Schnittstelle zu allen Mitarbeitern dar.
Das richtige Maß der Kommunikation (insbesondere zu den Mitarbeitern) ist ein gewaltiger Einflussfaktor.
Informationen sollten möglichst auch in schriftlicher Form vorgelegt werden. Von den Mitarbeitern werden folgende Unterlagen in der Regel sehr geschätzt:
Vorabinformation zum Umzug
(Umzugstermin, Umzugsbeauftragte, Umgang mit den Umzugstagen, etc.)
Information über den neuen Standort
(Lage, Umgebung, Erreichbarkeit, Zutritt in das Gebäude, Orientierung im Gebäude, Parkplatzregelung, etc.)
Umzugsinformation detailliert (Einpacken, Auspacken, Anwesenheit während des Umzugs, Erhalt von Schlüsseln und Codekarten, etc.)
Willkommensblatt
(wird am neuen Arbeitsplatz hinterlassen; oft mit einem kleinen Geschenk kombiniert)
- Umzug
- Umzugsgut
- Umzugsbeauftragter
- Entsorgungsgut
- Umzug
- Aufgaben
- Nachbetreuung
- Umzugsdokumente
- Schadens- und Verlustmeldungen
Die Umzugsplanung
Im Rahmen der Umzugsplanung wurden frühzeitig in Form grafischer CAD-Darstellungen alternative, zu diskutierende Flächen- (um-) Nutzungsszenarien für die Zielfläche erarbeitet und intern abgestimmt. Das Ergebnis ist der freigegebene Flächenbelegungsplan eines z.B. Bürogeschosses mit der Technik, den Möbeln und der Zuordnung von Mitarbeitern. Danach wurde der eigentliche Umzugsablauf geplant, der Ist-Bestand des Umzugsguts aufgenommen und der Umzug selbst organisiert. Nach der baulichen und technischen Herrichtung der Zielfläche kann der Umzug vollzogen werden.
Umzugsvorbereitung
Unter der Umzugsvorbereitung werden alle Aktivitäten vor dem direkten Umzug subsumiert. Je nach Umzugsgröße beginnt diese Phase ca. 3-6 Wochen vor dem ersten Transport.
Aktivitäten sind u. A. :
Erstellung von Etiketten
Etikettierung von allgemeinen Gütern
Erstellung von Übersichtsplänen
Erstellung von Planausschnitten
Zusammenstellung von Umzugslisten
Organisation von Standby-Diensten (z.B. Aufzugsmonteuren)
Koordination von Dienstleistern (Spedition, Technik, Reinigung)
etc.
Oft verursachen Büro-Umzüge auch Änderungen im organisatorischen Ablauf oder sind mit Neubeschaffungen von Teilen der Einrichtung und der Bürotechnik verbunden. Sie betreffen primär die Bereiche, deren baulich-räumliche Situation andere Voraussetzungen bieten als bisher, wie Empfang, Postdienste, Altablagen, Archive, Bibliotheken und andere.
Zur konkreten Umzugsvorbereitung sind spätestens jetzt nochmals die Nutzer über den Projektstand zu informieren. Der Umzug bietet Chancen auf positive Veränderungen. Diese sollen von allen Nutzern erkannt werden, sodass Vorfreude entstehen kann.
Im Vorfeld sind durch die Nutzer viele Aktivitäten erforderlich, welche durch den Umzugskoordinatoren der Fachabteilung koordiniert werden.
Hierzu erhalten Sie eine Kundeninformation, u. A.:
Aussortieren persönlicher und gemeinschaftlicher, nicht mehr benötigter oder archivierbarer Unterlagen, Bücher, Geräte, usw.
für jeden Arbeitsplatz das Umzugsgut erfassen, "Erfassungsliste für Umzugsgut" ausfüllen und an Umzugskoordinator übergeben
für sicherheitsrelevante Unterlagen, usw. Security-Schränke bzw. -Boxen anfordern ("Anforderungsformular für Security-Schränke bzw. -Boxen")
Security-Schränke bzw. -Boxen übernehmen, "Übernahmeprotokoll für Security-Schränke bzw. -Boxen" unterzeichnen
sammeln aller zu entsorgender Unterlagen, Bücher, usw. in einer Raumecke, kennzeichnen mit "Entsorgung"
alle zu entsorgendenden Geräte, Labormöbel, mobile Ausstattungsgegenstände mit roten Klebepunkten kennzeichnen
umzugsrelevante Mobiliargegenstände, mobile Ausstattungsgegenstände gut sichtbar mit Umzugsaufklebern kennzeichnen
Bürostuhl und andere Stühle mit einem Stuhlanhängerschild versehen und das Schild mit einem Umzugsaufkleber kennzeichnen
großformatige Geräte gut sichtbar mit Umzugsaufklebern kennzeichnen
Laborschränke, -fachböden, deren Inhalte vom Spediteur verpackt werden sollen, gut sichtbar mit Umzugsaufklebern kennzeichnen
alle IT-Geräte herunterfahren und ausschalten
alle Strom- und Netzverbindungen von Geräten lösen und Geräte ausschalten
alle umzugsrelevanten IT-, Telefon-, Bürotechnikgeräte mit Umzugsaufklebern kennzeichnen (nicht auf die Bildschirmoberfläche!)
Laborgeräte und -maschinen von allen Medien trennen
für jeden Arbeitsplatz 1 IT-Begleitschein ausfüllen und auf die Tastatur legen
persönliche Arbeitsplatzakten in Aktenrollregale packen
Bücher, sonstiger Ablagen, Papierkorb, Kleinteile des persönlichen Arbeitsplatzes in Umzugskartons einpacken
sicherheitsrelevante Unterlagen, usw. in Security-Schränke bzw. -Boxen verpacken, diese dann verschließen, verplomben, mit 1 Umzugsaufkleber kennzeichnen
Notebooks, private Gegenstände, private Pflanzen, usw. persönlich transportieren
gemeinsame Akten, Bücher, sonstiger Ablagen, Teeküchenutensilien (Verpackungsmaterial benutzen!) in Aktenrollregale bzw. Umzugskartons einpacken
Umzugsadressblatt kopieren und vor dem Verschließen obenauf in jeden Umzugskarton bzw. in jedes Aktenrollregal legen
überprüfen, ob alle Schränke, Regale, Rollcontainer, usw. vollständig leer sind
alle Schlüssel von Schränken, Regalen, Rollcontainern, usw. stecken lassen
jedes gepackte Aktenrollregal mit 1 ausgegebenen Umzugsaufkleber kennzeichnen
jeden gepackten Umzugskarton mit 2 ausgegebenen Umzugsaufklebern kennzeichnen
überzählige Umzugsaufkleber auf dem persönlichen Arbeitstisch liegen lassen
gepackte Aktenrollregale an eine Raumwand nebeneinander stellen
gepackte Umzugskartons am Arbeitsplatz stapeln (max. 4 übereinander)
Umzugsgut und Umzugstransportbehälter
Das lose Umzugsgut am Arbeitsplatz ist bis zum vorgegebenen Termin zu packen und zu kennzeichnen. Schrank- und Regalinhalte in Laboren, welche von der Spedition verpackt werden sollen, sind bis zum vorgegebenen Termin zu kennzeichnen, ebenso die IT-/TK- und Bürotechnikgeräte, das umzugsrelevante Mobiliar sowie umzugsrelevante Laborgeräte und -ausstattungen.
Im Vorfeld von Labor- / Werkstattumzügen werden jeweils in der Woche vor dem Umzug die vorhandenen, umzugsrelevanten Gefahrstoffe durch eine Spezialfirma verpackt und in ein Zwischenlager transportiert. In der Woche nach dem Umzug liefert die Spezialfirma die Gefahrstoffe in die Zielräume an. Nicht mehr benötigte Gefahrstoffe werden durch die Firma entsorgt.
Umzugstransportbehälter:
Die Transportbehälter werden durch den Umzugsbeauftragten angefordert, ebenso Reservekartons in ausreichender Anzahl und durch die Spedition bereitgestellt bzw. verteilt. Bei Bedarf kann der Umzugsbeauftragte nachbestellen.
Verteilung durch die Spedition in die jeweiligen Büros bis zum angegebenen Zeitpunkt (siehe Termine)
Jeder Mitarbeiter erhält generell … Umzugskartons
Umzugskarton mit bereits namenskonkret vorgedruckten Umzugsaufklebern nach nebenstehendem Muster (Seite und Stirnseite des Kartons) kennzeichnen
Vor dem Verschließen eines Kartons unbedingt eine Kopie des Umzugsadressblattes obenauf in den Karton hinein legen (siehe Umzugsdokumente)
Bereitstellung durch die Spedition in den Fluren (siehe Termine)
Packen der Akten geschieht durch Mitarbeiter des Kunden
Spedition sichert die Aktenregale vor dem Abtransport
Der Prozessablauf bezüglich der Security-Behälter ist der Anlage zu entnehmen.
Für den Transport von Verschlussakten sowie hochwertigen und empfindlichen Geräten (stehen im begrenzten Umfang zur Verfügung)
Werden nach der Beladung vom Mitarbeiter mit einer Bandplombe verplombt und mit einem Umzugsaufkleber gekennzeichnet
Protokoll zur Übernahme einer Security-Box durch den Mitarbeiter (siehe Anlage 12.7).
Anforderung von Security-Schränken und -Boxen durch den Umzugsbeauftragten bis spätestens … (siehe Anlage 12.6)
Für den Umzug von IT / TK-Equipment, welches vom Mitarbeiter vorab mit Umzugsaufklebern gekennzeichnet wurde
Umzugsaufkleber sollten erst kurz vor dem Umzug aufgeklebt werden, um ein frühzeitiges Abfallen der Aufkleber zu vermeiden.
Mit Kensingtonlocks gesicherte Dockingstations sind vom Mitarbeiter aufzuschließen
Abteilung IT erledigt das Abbauen sowie das Wiederaufbauen sowie die Funktionsüberprüfung der IT / TK- und Bürotechnik
Aufgaben des Umzugsbeauftragten vor dem Umzug
Teilnahme an den umzugsrelevanten Informationsveranstaltungen
Bedarfsermittlung von Kartonagen und Umzugsbehältern
Erfassung der Entsorgungsgüter („Erfassungsliste für Entsorgungsgut)
Einweisung der Kolleginnen und Kollegen in den Umzugsablauf
Koordination und Veranlassung notwendiger Packarbeiten
Überprüfung der ordnungsgemäßen Kennzeichnung der Umzugsgüter
Sicherstellung der Anwesenheit eines Nutzervertreters beim Einpacken durch den Spediteur im Bereich Labore / Werkstatt
Sicherstellung der Einhaltung des Prozessablaufs „Sicherheitstransport“ beim Einpacken durch die Spedition
Im Büro:
Aussortieren oder archivieren aller Unterlagen, Bücher, usw., die nicht mehr benötigt werden
Für jeden Arbeitsplatz das Umzugsgut mit „Erfassungsliste für Umzugsgut“ erfassen und an Umzugsbeauftragten weitergeben
Für sicherheitsrelevante Unterlagen, Geräte, usw. Security-Schränke bzw. -Boxen anfordern („Anforderungsformular für Security-Schränke bzw. -Boxen“)
Sämtliche umzugsrelevanten Mobiliargegenstände gut sichtbar mit ausgegebenen Umzugsaufklebern kennzeichnen
Bürostühle und andere Stühle mit einem Stuhlanhängerschild kennzeichnen, das Schild mit einen Umzugsaufkleber versehen
Security-Schränke bzw. -Boxen übernehmen und „Übernahmeprotokoll Security-Schrank bzw. -Box“ unterzeichnen
Einpacken der sicherheitsrelevanten Unterlagen, Geräte, usw. Security-Schränke bzw. -Boxen inkl. Verplombung
Einpacken der persönlichen Arbeitsplatzakten Aktenrollregale,
Einpacken der Bücher, sonstiger Ablagen und Kleinteile des persönlichen Arbeitsplatzes (vom Arbeitstisch, aus Rollcontainer, Schränken) Umzugskartons
Gemeinschaftliches Einpacken der gemeinsam genutzten Akten, Bücher, sonstiger Ablagen, Teeküchenutensilien (Verpackungsmaterial!) Aktenrollregale bzw. Umzugskartons
Einpacken der umzugsrelevanten Papierkörbe Umzugskartons
Umzugsadressblatt kopieren, ausfüllen und vor Verschließen eines jeden Umzugskartons obenauf in den Karton legen
Kennzeichnen jedes gepackten Umzugskartons mit 2 ausgegebenen Umzugsaufklebern
Kennzeichnen jedes Aktenrollregals / Security-Schranks bzw. -Box mit 1 Umzugsaufkleber
Umzugskartons am Arbeitsplatz stapeln (max. 4 übereinander, Wege frei halten!)
Ausräumen aller persönlichen Akten, Bücher und sonstiger Unterlagen, die entsorgt werden können, aus den Regalen und Schränken
in einer freien Ecke des Raumes stapeln und mit „Entsorgung“ kennzeichnen
Kennzeichnung der umzugsrelevanten IT-, Telefon- und Bürotechnikgeräte mit Umzugsaufklebern (Bildschirm, Rechner, Dockingstation, Tastatur, Maus, Lautsprecher, Telefon inkl. Feststation, Drucker, Fax, usw., keine Kabel)
Bitte beachten: Umzugsaufkleber nicht auf Bildschirmflächen kleben!
Herunterfahren und Ausschalten der IT-Geräte
Lösen aller Strom- und Netzverbindungen bei Geräten
Ausfüllen des arbeitsplatzbezogenen und namenskonkreten IT-Begleitscheines mit Anzahl der IT-Komponenten und Bereitlegen auf der Tastatur
Überzählige Umzugsaufkleber auf dem persönlichen Arbeitstisch hinterlassen
In Laboren / Werkstätten:
Siehe „Im Büro“
Zusätzlich:
Kennzeichnen großvolumiger Umzugsgüter mit Umzugsaufklebern (z.B. Labormöbel, Geräte, sonstige mobile Ausstattungsgegenstände)
Schrank- oder fachbodenweise Kennzeichnung der umzugsrelevanten Inhalte von Laborschränken oder -regalen mit Umzugsaufklebern, welche von der Spedition verpackt werden sollen
Trennung aller Laborgeräte und -maschinen von allen Medien
Lösen aller Strom- und Netzverbindungen bei Geräten
Kennzeichnen des Entsorgungsguts aus Laboren mit roten Klebepunkten (z.B. Labormöbel, Geräte)
Sicherstellung der Anwesenheit eines Nutzervertreters am Einpacktag
Bitte beachten:
Alle Schränke, Regale, Container, usw. müssen vollständig leer sein.
Die Schlüssel an den Möbeln unbedingt stecken lassen. Sie werden von der Spedition an den Möbeln festgeklebt.
Notebooks sind aus Sicherungs- und Haftungsgründen kein Umzugsgut. Sie sind von den jeweiligen Mitarbeitern mitzunehmen.
Private Gegenstände sind ebenfalls kein Umzugsgut und müssen von den Mitarbeitern persönlich transportiert werden.
Eine Anwesenheit der Mitarbeiter ist nach dem Einpacken und Kennzeichnen des persönlichen und gemeinschaftlichen Umzugsguts und vor dem Auspacken gemäß taggenauer Terminierung, von Ausnahmeregelungen abgesehen, nicht notwendig.
Bitte beachten:
Beim Umzug von Laboren / Werkstätten ist allerdings die Anwesenheit eines Nutzervertreters des Kunden zum jeweiligen Ein- und Auspacktermin gemäß taggenauer Terminierung erforderlich.
Entsorgungsgut
Entsorgungsgut ist zu erfassen. Das technische Gebäudemanagement koordiniert dann die Entsorgung.
Standard: Erfassungsliste für Entsorgungsgut
Umzugsgut
Umzugsgut ist zu erfassen. In die Erfassungsliste für Umzugsgut lassen sich alle notwendigen Informationen gut erfassen, die für den Umzug erforderlich sind. Sofern Securitybehälter erforderlich sind, können diese ebenfalls angefordert werden. Das gleiche gilt für Umzugskartons. Umzugsadressblätter werden oben in die Kartons gelegt.
Standards: Erfassungsliste für Umzugsgut, Anforderungsformular Securitybehälter, Formular Übernahmeprotokoll Securitybehälter, Umzugsadressblatt
IT / Kommunikationstechnik
Umzüge von IT / Kommunikationstechnik benötigen grundsätzlich 3 Werkstage Vorlaufzeit.
Ist bereits am gleichen Tag ein Umzug geplant, kann Ihr Wunschtermin nicht bestätigt werden.Ricoh - Multifunktionsdrucker ( Standgeräte ) sind kein Eigentum.
Eine Standortveränderung wird durch Fa. ABC durchgeführt.
Dies ist separat über den Benutzerservice zu beauftragen und benötigt einen Vorlauf von ca.
10 Tagen !Bei IT-Umzügen > 12 Mitarbeiter reicht 1 Umzugstag nicht aus.
Restarbeiten werden dann am
Folgetag durchgeführt. An einem solchen Folgetag kann kein weiterer Umzug angenommen werden.Zum Anschluss der Telefone steht am Montag, Dienstag, Mittwoch und Freitag ein externer
Mitarbeiter zur Verfügung. Am Donnerstag können Sie ebenfalls umziehen, es können aber keine Telefone angeschlossen/gepatcht werden.Netzwerkdosen-Nummern benötigen wir auch für Netzwerkdrucker und/oder Laptops
Umzugsdurchführung:
Laptops sind grundsätzlich alleine von den Mitarbeitern umzuziehen.
Bei Einzelumzügen von Mitarbeitern mit bis zu 5 Geräten (PCs, Workstation, Drucker außer
Ricoh - Druckkopierern) ist das zugehörige IT-Equipment eigenverantwortlich vom alten auf den neuen Arbeitsplatz umzuziehen. Dies beinhaltet den Abbau, den Transport und den Auf- bau inkl. Anschluss von Netz- und Elektrokabel.
Bei Umzügen mit mehr als 5 Geräten wird eine externe Firma für den IT-Umzug beauftragt. Bitte denken Sie an eine Beschriftung aller Ihrer Geräte und -komponenten, alle Anschlusskabel bitte möglichst zusammen mit dem Gerät transportieren oder einen Karton auffällig beschriften.
Falls Abbau und Transport von Tischen notwendig, müssen die IT-Geräte von Mitarbeitern abgebaut werden.
Umzug
Während der Umzugsdurchführung ändert sich das Anforderungsprofil des Umzugsmanagers. Hat er in den Vorphasen noch dezidiert geplant, so ist er jetzt auch Improvisationstalent.
Aufgaben und Zuständigkeiten im Überblick
Aktivität | Verantwortung: |
---|---|
Bereitstellung der Umzugskartons und Umzugsbehälter | Spedition |
Bereitstellung der arbeitsplatzbezogenen Umzugsaufkleber | TGM |
Anbringung der Umzugsaufkleber: | |
an IT / TK-, Bürotechnikgeräten (Drucker, Fax, Scanner, usw.) | Kunde |
an Aktenrollwagen, Umzugskartons und Mobiliar | Kunde |
an Security-Behältern | Kunde |
an Geräten aus Laboren / Werkstätten | Kunde |
an Transportbehältern aus Laboren / Werkstätten | Spedition |
Fachgerechte Verpackung des Umzugsgutes:
IT / TK-, Bürotechnikgeräte Abteilung IT
Akten, Bücher, persönliche Arbeitsgegenstände, usw. Kunde
Geräte u. Kleinteile aus Laboren / Werkstätten, inkl. Verplombung Spedition
Umzug und Bereitstellung am Zielort Spedition
Umzug von Notebooks, persönl. Gegenständen/Pflanzen/Bildern Kunde
Auspacken / Aufstellen am jeweiligen Arbeitsplatz
IT / TK-, BürotechnikgeräteAbteilung IT
Akten, Bücher, persönliche Arbeitsgegenstände, usw. Kunde
Security-Behälter inkl. Entplombung Kunde
Geräte und Kleinteile aus Labor / Werkstätten, inkl. Entplombung Spedition
Mobiliar Spedition
Rücknahme der Umzugsbehälter Spedition
Die PCs (IT) und Telefongeräte (TK) werden durch die Spedition in rollbaren PC-Wannen transportiert (ab sechs Arbeitsplätzen).
Die Security-Schränke und -Boxen werden mit ausschließlich sicherheitsrelevanten Gütern vom Mitarbeiter selbst bepackt.
Für die Bereiche Labore / Werkstätten gilt folgendes:
Alle Standgeräte, Tischgeräte sowie Kleingeräte aus Schränken, Regalen und Schubladen werden durch die Spedition in rollbaren und mit Plomben verschließbaren PC-Wannen mit Deckeln transportiert. Sollten Standgeräte über den Rand der PC-Wannen hinausragen, so dass kein Verschluss mittels Deckel möglich ist, werden die befüllten PC-Wannen durch die Spedition mit Stretchfolie gesichert. Alles Verbrauchsmaterial, Kleinmaterial, zerbrechliches Gut sowie Glaswaren aus Schränken, Regalen und Schubladen werden durch die Spedition in verschließbaren Transportwannen mit Deckel transportiert.
An den Umzugstagen ist für die Bereiche Labore / Werkstätten die durchgängige Anwesenheit eines Nutzervertreters des Kunden sicherzustellen, um das Ein- und Auspacken zu beaufsichtigen und zugegen zu sein.
Aufgaben des Umzugsbeauftragten beim Umzug:
Koordination der Auspackarbeiten
Beratung und Betreuung der Kollegen am neuen Standort
Koordination des zentralen Sammeln der Leerkartons, Transportbehälter und Aktenrollwagen an zentralen Sammelpunkten à Info an den Umzugsprojektleiter
Sicherstellung der Anwesenheit eines Nutzervertreters beim Auspacken durch den Spediteur im Bereich Labore / Werkstatt
Sicherstellung der Einhaltung des Prozessablaufs „Sicherheitstransport“ beim Auspacken durch die Spedition
Schließanlage
Die Raumschlüssel bzw. Transponder für die Zielbüros werden jeweils am geplanten Einzugstag durch die Umzugsbeauftragten an jeden Mitarbeiter persönlich ausgegeben. Die alten Schlüssel bzw. Transponder müssen zeitgleich abgegeben werden.
Dies gilt sinngemäß auch für Mitarbeiter mit Schließgewalt für weitere Zugänge und Räume.
Fundbüro
Das Umzugsmanagement richtet während des Umzuges ein „Fundbüro“ am Zielstandort ein (…). Hier werden Umzugsgüter gesammelt, die auf Grund mangelhafter oder fehlender Zieladressierung nicht zugeordnet werden können.
Das Fundbüro wird am … wieder aufgelöst. Etwaige Fundsachen werden dann an die Hausverwaltung übergeben.
Nachbetreuung / Abschlussarbeiten
Am ersten Arbeitstag nach dem Umzug werden einzelne Wünsche der Mitarbeiter unmittelbar erfüllt (z.B. kleine Umstellaktivitäten). Eine derartige Aktivität lindert für den einen oder anderen Mitarbeiter mögliche (nicht erwartete) Umgebungssituationen.
Abschlussarbeiten:
Abnahme der Umzugsleistungen,
Koordination der Mängelbeseitigung,
Koordination der Nacharbeiten (Anbringen von Bildern, Whiteboards, usw.),
Rechnungsprüfung / Nachkalkulation
Organisation der Entsorgung.
Es werden die Ergebnisse des Umzugs noch in die Dokumentation der Büroflächen übergeführt, um die Schließpläne, die Reinigungspläne und die Flächenverrechnungen zu aktualisieren. Eine Umzugsstatistik ist zu führen.
Im Büro:
Umzugsgut auf Schäden und Verluste untersuchen (Schadens- und Verlustprotokoll)
Übernahme der Security-Schränke bzw. -Boxen quittieren („Übernahmebestätigung des Mitarbeiters in Zielfläche“) und Entplombung
Auspacken der persönlichen Umzugskartons / Aktenrollregale / Security-Behälter
Auspacken der gemeinschaftlichen Umzugskartons / Aktenrollregale / Security-Behälter
Leere Umzugskartons auseinander falten und an die ausgewiesenen Sammelstellen bringen
Leere Security-Behälter an die ausgewiesenen Sammelstellen bringen
Leere Aktenrollregale in die Flure stellen
In Laboren / Werkstätten:
Siehe „Im Büro“
Zusätzlich:
Sicherstellung der Anwesenheit eines Nutzervertreters am Auspacktag
Wiederanschluss aller Geräte und Maschinen an alle Medien
Wiederherstellung aller Strom- und Netzverbindungen bei Geräten
Ggf. Anleitung der Spedition hinsichtlich der Zuordnung der Inhalte zu einzuräumenden Schränken und Regalen
Ggf. Anleitung der Spedition hinsichtlich der Zuordnung der Geräte zu Tischen und Schränken
Umzugsdokumente
Am festgelegten Datum erhalten die Mitarbeiter über die Hauspost ihre namenskonkreten Umzugsdokumente inklusive der Umzugsaufkleber und der Stuhlanhänger zur Kennzeichnung ihrer Stühle.
Die folgenden Umzugsdokumente werden vom Umzugsmanagement erstellt:
Umzugshinweisblatt für Büros (siehe Anlage 12.1)
Umzugshinweisblatt für Labore und Werkstätten (siehe Anlage 12.2)
Umzugsadressblatt (siehe Anlage 12.3)
IT-Begleitschein (siehe Anlage 12.4)
Umzugsaufkleber
Anhängerschild
Umzugshinweisblatt
Das Umzugshinweisblatt enthält allgemeine praktische Hinweise für den Umzug und wird namenskonkret auf Basis der Umzugsliste erstellt.
Umzugsadressblatt
Das Umzugsadressblatt ist vom Mitarbeiter zu kopieren und vor dem Verschließen eines Umzugskartons obenauf in den Karton zu legen. Das Umzugsadressblatt weist die Zieldaten gemäß Umzugsliste auf und dient dazu, den Inhalt eines Umzugskartons zuzuordnen, falls die außen aufgeklebten Umzugsaufkleber sich während des Umzugs lösen und verloren gehen sollten.
IT-Begleitschein
Der IT-Begleitschein begleitet das IT / TK-Equipment während des Umzugs und dient der Vollzähligkeitskontrolle. Die Mitarbeiter werden daher gebeten, den jeweils namenskonkret erstellten IT-Begleitschein mit der Anzahl der IT- und Telefonkomponenten auszufüllen und diesen zum Umzug auf der Tastatur bereitzulegen.
Umzugsaufkleber
Die Umzugsaufkleber dienen zur Kennzeichnung des Umzugsgutes und weisen in einer standardisierten Form die Zieladressdaten gemäß Umzugsliste auf. Die Farben auf den Umzugsaufklebern geben die Farben gemäß Umzugswegeleitsystem wieder (Farbcode dient der eindeutigen gebäude- und etagenbezogenen Orientierung im neuen Gebäude).
Die Umzugsaufkleber werden
gut sichtbar nach dem Einpacken auf die Umzugskartons geklebt,
versehen mit dem Aufdruck „Inhalt“ – auf die Vorderseite der Schränke bzw. auf die Fachböden von Regalen und Schränken in Laboren / Werkstätten geklebt, deren Inhalt von der Spedition verpackt werden soll (Vorabkennzeichnung).
Die Aufkleber werden namenskonkret gemäß Umzugsliste durch das FLM gedruckt und zusammen mit den übrigen Umzugsdokumenten ausgegeben. Handschriftliche Änderungen der bedruckten Umzugsetiketten sind nicht zulässig. Ggf. dennoch gemachte handschriftliche Änderungen bedruckter Umzugsetiketten werden bei der Umzugsdurchführung nicht berücksichtigt.
Anhängerschild
Zur Zieladressierung von Sonderumzugsgut, an denen die Umzugsaufkleber nicht, bzw. nur schlecht befestigt werden können, werden jedem Mitarbeiter zusammen mit den Umzugsdokumenten Anhängerschilder zur Verfügung gestellt. Das Schild wird z.B. am Bürostuhl befestigt und mit einem Umzugsaufkleber versehen.
Transportschäden und Verluste werden grundsätzlich vom Umzugsprojektleiter in Schadens- und Verlustprotokollen dokumentiert (siehe Anlage 12.8).
Aktivität: | Verantwortung: |
---|---|
Offene, d.h. direkt erkennbare Schäden werden sofort vom | Umzugsbeauftragter |
Verdeckte, d.h. nicht sofort erkennbare Schäden sowie Verluste | Umzugsbeauftragter |
Zusammenfassung aller Mängel sowie Verluste | Umzugsprojektleiter |
Abarbeitung aller Mängel, Ausgleich der Verluste | Spedition |
Die Abteilung … leitet die Regulierung der Schäden durch den Umzugsspediteur im Rahmen der gesetzlichen Haftung ein (Mangelmanagement).
Anlagen und Formblätter
Umzugshinweisblatt für Büros
Umzugshinweisblatt für Labore und Werkstätten
Erfassungsliste für Umzugsgut
Erfassungsliste für Entsorgungsgut
Umzugsadressblatt
IT-Begleitschein
Anforderungsformular für Security-Schrank / -Boxen
Übernahmeprotokoll Security-Schrank / -Boxen
Schadens- und Verlustprotokoll
Checkliste für Mitarbeiter vor dem Umzug
Checkliste für Mitarbeiter nach dem Umzug