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Für Flächeneffizienz: Flächenmanagement im FM » Umzug

Büroumzüge: Planung, Organisation und Kommunikation

EINE SORGFÄLTIGE PLANUNG UND DURCHFÜHRUNG UNSERES UMZUGS IST VON ENTSCHEIDENDER BEDEUTUNG, UM AUSFALLZEITEN UND STÖRUNGEN AUF EIN MINIMUM ZU REDUZIEREN.

EINE SORGFÄLTIGE PLANUNG UND DURCHFÜHRUNG UNSERES UMZUGS IST VON ENTSCHEIDENDER BEDEUTUNG, UM AUSFALLZEITEN UND STÖRUNGEN AUF EIN MINIMUM ZU REDUZIEREN.

Es ist wichtig, sicherzustellen, dass unsere IT-Infrastruktur und Telekommunikationsnetze während des Umzugs reibungslos funktionieren, um unsere Geschäftstätigkeit aufrechtzuerhalten. Die bestmögliche Vorbereitung und Unterstützung unserer Mitarbeiter während des Umzugsprozesses ist ein wichtiger Faktor für den Erfolg des Projekts. Wir legen großen Wert darauf, sicherzustellen, dass unsere neuen Räumlichkeiten unseren Anforderungen entsprechen und optimal genutzt werden können.

Umzugsmanagement - Eine systematische Planung und Umsetzung von Standortwechseln

Ein Umzug stellt immer einen Einschnitt in das organisatorische Arbeitsleben dar. Erfolgreich ist ein Umzug dann, wenn er

  • im Vorfeld keine Beeinträchtigung der Arbeit bedeutet

  • die Unterbrechung der Arbeit so gering wie möglich hält

  • termingerechte Wiederaufnahme der Arbeit garantiert

  • kostengünstig (vor allem ohne ungeplante Kosten) umgesetzt wird

  • bessere und wirtschaftlichere Arbeitsbedingungen zur Folge hat

Büroumzüge stehen in einem interaktiven Zusammenhang mit Termin relevanten Vorprojekten. Insbesondere bestehen direkte Abhängigkeiten

  • zum Baufertigstellungstermin

  • zum Übergabetermin der Räumlichkeiten

  • zum Fertigstellungstermin von Ein- und Ausbauten

  • zu betrieblich-organisatorisch wichtigen Terminen

Folgende Projektlaufzeiten sind realistisch

  • ab ca. 250 Arbeitsplätzen: 9-12 Monate

  • ca. 50 bis 250 Arbeitsplätze: 6 Monate

  • ca. 20 bis 50 Arbeitsplätze: 3 Monate

  • ca. 6 bis 20 Arbeitsplätze: 1 Monat

  • 1 bis 5 Arbeitsplätze: 14 Tage

Umzug planen

Umzüge werden durch das Technische Gebäudemanagement verantwortlich geplant, organisiert und koordiniert. EDV und Telekommunikation werden durch die Abteilung IT betreut. Die Mitarbeiter der umziehenden Organisationseinheiten (Kunde) werden aktiv in die Durchführung des Umzugs eingebunden. Die Umzugsbeauftragten auf Seite der Organisationseinheiten stellen die Verbindung zum technischen Gebäudemanagement her und nehmen die Interessen der Fachabteilung als internen Kunden wahr.

Auf Basis der Objektdokumentation können Belegungsvarianten erarbeitet und die Belegung optimiert werden.

Bei größeren Umzügen mit Organisationsveränderung berät das technische Gebäudemanagement bei Bedarf zur Flächenorganisation und konzipiert mit den Nutzern die neuen Flächen inklusive Ausstattung.

Umzüge werden geplant, unter anderem Flächenbelegung, Möblierung, Technik, Termine, und mit den anfordernden Stellen abgestimmt. Die favorisierte Planungsvariante wird von der anfordernden Stelle freigegeben.

Die Herrichtung der Räume wird auf Basis von Standards durch das technische Gebäudemanagement beauftragt und koordiniert. Parallel wird die zukünftige Möblierung sichergestellt.

Vorbereitend werden durch die Fachabteilung nicht mehr benötigte Akten entsorgt und nicht mehr benötigte Möbel an das Möbellager abgegeben. Wenn alle Kisten gepackt sind, erfolgt der eigentliche Umzug. Hierbei koordiniert das technische Gebäudemanagement auch eventuelle IT- und Telekommunikations-Dienstleistungen.

In der Regel sind noch kleine Nacharbeiten seitens der Nutzer und seitens der Technik erforderlich, welche ebenfalls im Zusammenspiel mit dem technischen Gebäudemanagement koordiniert werden.

Nach dem erfolgten Umzug wird die Objektdokumentation aktualisiert, die Flächenverrechnung angepasst, das Schließsystem angepasst und beispielsweise die Reinigungsleistungen nach den aktuellen Bedarfen abgerufen.

Jede Flächenbereitstellung und Umzugsplanung und erst recht der Umzug selbst finden auf Basis der Standards statt. Durch die zeitgerechte Durchführung der Umzugsaktivitäten wird die reibungslose Wiederaufnahme der Arbeit erreicht, und Unterbrechungen im Arbeits- bzw. Produktionsablauf werden vermieden bzw. reduziert.

Ein Möbellager in Modulversorgung und Reserveflächen ermöglichen kleine ad hoc Maßnahmen.

Rahmenverträge für kleine Bauleistungen, Transporte und Möbellieferungen sowie geklärte Geschäftsprozesse und Standards für Flächen-, Möbel-, Planung und Durchführung und eine geklärte Projektorganisation sorgen für Verbindlichkeit und beste Unterstützung des Kerngeschäfts.

Persönliche Informationen

Neben schriftlicher Information wird ein kontinuierlicher persönlicher Informationsfluss aufrechterhalten. Hier haben sich die Umzugskoordinatoren (Umzugsbeauftragte) aus den betroffenen Abteilungen bewährt.

Diese Umzugskoordinatoren liefern Informationen aus den Abteilungen an das technische Gebäudemanagement und umgekehrt. Sie stellen die aktive Schnittstelle zu allen Mitarbeitern dar.

Information der Mitarbeiter

Das richtige Maß der Kommunikation (insbesondere zu den Mitarbeitern) ist ein gewaltiger Einflussfaktor.

Informationen sollten möglichst auch in schriftlicher Form vorgelegt werden. Von den Mitarbeitern werden folgende Unterlagen in der Regel sehr geschätzt:

  • Vorabinformation zum Umzug

  • (Umzugstermin, Umzugsbeauftragte, Umgang mit den Umzugstagen, etc.)

  • Information über den neuen Standort

  • (Lage, Umgebung, Erreichbarkeit, Zutritt in das Gebäude, Orientierung im Gebäude, Parkplatzregelung, etc.)

  • Umzugsinformation detailliert (Einpacken, Auspacken, Anwesenheit während des Umzugs, Erhalt von Schlüsseln und Codekarten, etc.)

  • Willkommensblatt
    (wird am neuen Arbeitsplatz hinterlassen; oft mit einem kleinen Geschenk kombiniert)

Die Umzugsplanung

Im Rahmen der Umzugsplanung wurden frühzeitig in Form grafischer CAD-Darstellungen alternative, zu diskutierende Flächen- (um-) Nutzungsszenarien für die Zielfläche erarbeitet und intern abgestimmt. Das Ergebnis ist der freigegebene Flächenbelegungsplan eines z.B. Bürogeschosses mit der Technik, den Möbeln und der Zuordnung von Mitarbeitern. Danach wurde der eigentliche Umzugsablauf geplant, der Ist-Bestand des Umzugsguts aufgenommen und der Umzug selbst organisiert. Nach der baulichen und technischen Herrichtung der Zielfläche kann der Umzug vollzogen werden.

Umzugsvorbereitung

Unter der Umzugsvorbereitung werden alle Aktivitäten vor dem direkten Umzug subsumiert. Je nach Umzugsgröße beginnt diese Phase ca. 3-6 Wochen vor dem ersten Transport.

Aktivitäten sind u. A. :

  • Erstellung von Etiketten

  • Etikettierung von allgemeinen Gütern

  • Erstellung von Übersichtsplänen

  • Erstellung von Planausschnitten

  • Zusammenstellung von Umzugslisten

  • Organisation von Standby-Diensten (z.B. Aufzugsmonteuren)

  • Koordination von Dienstleistern (Spedition, Technik, Reinigung)

  • etc.

Oft verursachen Büro-Umzüge auch Änderungen im organisatorischen Ablauf oder sind mit Neubeschaffungen von Teilen der Einrichtung und der Bürotechnik verbunden. Sie betreffen primär die Bereiche, deren baulich-räumliche Situation andere Voraussetzungen bieten als bisher, wie Empfang, Postdienste, Altablagen, Archive, Bibliotheken und andere.

Zur konkreten Umzugsvorbereitung sind spätestens jetzt nochmals die Nutzer über den Projektstand zu informieren. Der Umzug bietet Chancen auf positive Veränderungen. Diese sollen von allen Nutzern erkannt werden, sodass Vorfreude entstehen kann.

Im Vorfeld sind durch die Nutzer viele Aktivitäten erforderlich, welche durch den Umzugskoordinatoren der Fachabteilung koordiniert werden.

Hierzu erhalten Sie eine Kundeninformation, u. A.:

  • Aussortieren persönlicher und gemeinschaftlicher, nicht mehr benötigter oder archivierbarer Unterlagen, Bücher, Geräte, usw.

  • für jeden Arbeitsplatz das Umzugsgut erfassen, "Erfassungsliste für Umzugsgut" ausfüllen und an Umzugskoordinator übergeben

  • für sicherheitsrelevante Unterlagen, usw. Security-Schränke bzw. -Boxen anfordern ("Anforderungsformular für Security-Schränke bzw. -Boxen")

  • Security-Schränke bzw. -Boxen übernehmen, "Übernahmeprotokoll für Security-Schränke bzw. -Boxen" unterzeichnen

  • sammeln aller zu entsorgender Unterlagen, Bücher, usw. in einer Raumecke, kennzeichnen mit "Entsorgung"

  • alle zu entsorgendenden Geräte, Labormöbel, mobile Ausstattungsgegenstände mit roten Klebepunkten kennzeichnen

  • umzugsrelevante Mobiliargegenstände, mobile Ausstattungsgegenstände gut sichtbar mit Umzugsaufklebern kennzeichnen

  • Bürostuhl und andere Stühle mit einem Stuhlanhängerschild versehen und das Schild mit einem Umzugsaufkleber kennzeichnen

  • großformatige Geräte gut sichtbar mit Umzugsaufklebern kennzeichnen

  • Laborschränke, -fachböden, deren Inhalte vom Spediteur verpackt werden sollen, gut sichtbar mit Umzugsaufklebern kennzeichnen

  • alle IT-Geräte herunterfahren und ausschalten

  • alle Strom- und Netzverbindungen von Geräten lösen und Geräte ausschalten

  • alle umzugsrelevanten IT-, Telefon-, Bürotechnikgeräte mit Umzugsaufklebern kennzeichnen (nicht auf die Bildschirmoberfläche!)

  • Laborgeräte und -maschinen von allen Medien trennen

  • für jeden Arbeitsplatz 1 IT-Begleitschein ausfüllen und auf die Tastatur legen

  • persönliche Arbeitsplatzakten in Aktenrollregale packen

  • Bücher, sonstiger Ablagen, Papierkorb, Kleinteile des persönlichen Arbeitsplatzes in Umzugskartons einpacken

  • sicherheitsrelevante Unterlagen, usw. in Security-Schränke bzw. -Boxen verpacken, diese dann verschließen, verplomben, mit 1 Umzugsaufkleber kennzeichnen

  • Notebooks, private Gegenstände, private Pflanzen, usw. persönlich transportieren

  • gemeinsame Akten, Bücher, sonstiger Ablagen, Teeküchenutensilien (Verpackungsmaterial benutzen!) in Aktenrollregale bzw. Umzugskartons einpacken

  • Umzugsadressblatt kopieren und vor dem Verschließen obenauf in jeden Umzugskarton bzw. in jedes Aktenrollregal legen

  • überprüfen, ob alle Schränke, Regale, Rollcontainer, usw. vollständig leer sind

  • alle Schlüssel von Schränken, Regalen, Rollcontainern, usw. stecken lassen

  • jedes gepackte Aktenrollregal mit 1 ausgegebenen Umzugsaufkleber kennzeichnen

  • jeden gepackten Umzugskarton mit 2 ausgegebenen Umzugsaufklebern kennzeichnen

  • überzählige Umzugsaufkleber auf dem persönlichen Arbeitstisch liegen lassen

  • gepackte Aktenrollregale an eine Raumwand nebeneinander stellen

  • gepackte Umzugskartons am Arbeitsplatz stapeln (max. 4 übereinander)

Standards: Checkliste für Mitarbeiter vor dem Umzug, Umzugshinweisblatt Büro, Umzugshinweisblatt Labore und Werkstätten, Präsentation Umzug als Chance

Umzugsgut und Umzugstransportbehälter

Das lose Umzugsgut am Arbeitsplatz ist bis zum vorgegebenen Termin zu packen und zu kennzeichnen. Schrank- und Regalinhalte in Laboren, welche von der Spedition verpackt werden sollen, sind bis zum vorgegebenen Termin zu kennzeichnen, ebenso die IT-/TK- und Bürotechnikgeräte, das umzugsrelevante Mobiliar sowie umzugsrelevante Laborgeräte und -ausstattungen.

Im Vorfeld von Labor- / Werkstattumzügen werden jeweils in der Woche vor dem Umzug die vorhandenen, umzugsrelevanten Gefahrstoffe durch eine Spezialfirma verpackt und in ein Zwischenlager transportiert. In der Woche nach dem Umzug liefert die Spezialfirma die Gefahrstoffe in die Zielräume an. Nicht mehr benötigte Gefahrstoffe werden durch die Firma entsorgt.

Umzugstransportbehälter:

Die Transportbehälter werden durch den Umzugsbeauftragten angefordert, ebenso Reservekartons in ausreichender Anzahl und durch die Spedition bereitgestellt bzw. verteilt. Bei Bedarf kann der Umzugsbeauftragte nachbestellen.

Diagramm eines Umzugskartons mit zwei (in rot markiert) Stellungen fuer identifizierbare Etiketten

Umzugskartons:

  • Verteilung durch die Spedition in die jeweiligen Büros bis zum angegebenen Zeitpunkt (siehe Termine)

  • Jeder Mitarbeiter erhält generell … Umzugskartons

  • Umzugskarton mit bereits namenskonkret vorgedruckten Umzugsaufklebern nach nebenstehendem Muster (Seite und Stirnseite des Kartons) kennzeichnen

  • Vor dem Verschließen eines Kartons unbedingt eine Kopie des Umzugsadressblattes obenauf in den Karton hinein legen (siehe Umzugsdokumente)

Aktenrollregale:

  • Bereitstellung durch die Spedition in den Fluren (siehe Termine)

  • Packen der Akten geschieht durch Mitarbeiter des Kunden

  • Spedition sichert die Aktenregale vor dem Abtransport

Security-Schränke und -Boxen:

  • Der Prozessablauf bezüglich der Security-Behälter ist der Anlage zu entnehmen.

  • Für den Transport von Verschlussakten sowie hochwertigen und empfindlichen Geräten (stehen im begrenzten Umfang zur Verfügung)

  • Werden nach der Beladung vom Mitarbeiter mit einer Bandplombe verplombt und mit einem Umzugsaufkleber gekennzeichnet

  • Protokoll zur Übernahme einer Security-Box durch den Mitarbeiter (siehe Anlage 12.7).

  • Anforderung von Security-Schränken und -Boxen durch den Umzugsbeauftragten bis spätestens … (siehe Anlage 12.6)

PC-Wannen:

  • Für den Umzug von IT / TK-Equipment, welches vom Mitarbeiter vorab mit Umzugsaufklebern gekennzeichnet wurde

  • Umzugsaufkleber sollten erst kurz vor dem Umzug aufgeklebt werden, um ein frühzeitiges Abfallen der Aufkleber zu vermeiden.

  • Mit Kensingtonlocks gesicherte Dockingstations sind vom Mitarbeiter aufzuschließen

  • Abteilung IT erledigt das Abbauen sowie das Wiederaufbauen sowie die Funktionsüberprüfung der IT / TK- und Bürotechnik

Bitte beachten:

Umzugsaufkleber nicht auf die Bildschirmoberfläche eines Monitors kleben.

Um Installationsproblemen vorzubeugen, bitte darauf achten, dass alle Rechner zum Umzugstermin heruntergefahren und ausgeschaltet sind.

Fassungsvermögen der Transportbehälter:

  • Umzugskarton ca. ...... Ordner

  • Aktenrollwagen ca. ...... Ordner

  • Security-Schrank ca. ...... Ordner

  • Security-Box ca. ...... Ordner

  • PC Wanne IT und TK für 2 Arbeitsplätze

Aufgaben des Umzugsbeauftragten vor dem Umzug

  • Teilnahme an den umzugsrelevanten Informationsveranstaltungen

  • Bedarfsermittlung von Kartonagen und Umzugsbehältern

  • Erfassung der Entsorgungsgüter („Erfassungsliste für Entsorgungsgut)

  • Einweisung der Kolleginnen und Kollegen in den Umzugsablauf

  • Koordination und Veranlassung notwendiger Packarbeiten

  • Überprüfung der ordnungsgemäßen Kennzeichnung der Umzugsgüter

  • Sicherstellung der Anwesenheit eines Nutzervertreters beim Einpacken durch den Spediteur im Bereich Labore / Werkstatt

  • Sicherstellung der Einhaltung des Prozessablaufs „Sicherheitstransport“ beim Einpacken durch die Spedition

Aufgaben der Mitarbeiter vor dem Umzug

Im Büro:

  • Aussortieren oder archivieren aller Unterlagen, Bücher, usw., die nicht mehr benötigt werden

  • Für jeden Arbeitsplatz das Umzugsgut mit „Erfassungsliste für Umzugsgut“ erfassen und an Umzugsbeauftragten weitergeben

  • Für sicherheitsrelevante Unterlagen, Geräte, usw. Security-Schränke bzw. -Boxen anfordern („Anforderungsformular für Security-Schränke bzw. -Boxen“)

  • Sämtliche umzugsrelevanten Mobiliargegenstände gut sichtbar mit ausgegebenen Umzugsaufklebern kennzeichnen

  • Bürostühle und andere Stühle mit einem Stuhlanhängerschild kennzeichnen, das Schild mit einen Umzugsaufkleber versehen

  • Security-Schränke bzw. -Boxen übernehmen und „Übernahmeprotokoll Security-Schrank bzw. -Box“ unterzeichnen

  • Einpacken der sicherheitsrelevanten Unterlagen, Geräte, usw.  Security-Schränke bzw. -Boxen inkl. Verplombung

  • Einpacken der persönlichen Arbeitsplatzakten  Aktenrollregale,

  • Einpacken der Bücher, sonstiger Ablagen und Kleinteile des persönlichen Arbeitsplatzes (vom Arbeitstisch, aus Rollcontainer, Schränken)  Umzugskartons

  • Gemeinschaftliches Einpacken der gemeinsam genutzten Akten, Bücher, sonstiger Ablagen, Teeküchenutensilien (Verpackungsmaterial!)  Aktenrollregale bzw. Umzugskartons

  • Einpacken der umzugsrelevanten Papierkörbe  Umzugskartons

  • Umzugsadressblatt kopieren, ausfüllen und vor Verschließen eines jeden Umzugskartons obenauf in den Karton legen

  • Kennzeichnen jedes gepackten Umzugskartons mit 2 ausgegebenen Umzugsaufklebern

  • Kennzeichnen jedes Aktenrollregals / Security-Schranks bzw. -Box mit 1 Umzugsaufkleber

  • Umzugskartons am Arbeitsplatz stapeln (max. 4 übereinander, Wege frei halten!)

  • Ausräumen aller persönlichen Akten, Bücher und sonstiger Unterlagen, die entsorgt werden können, aus den Regalen und Schränken

  • in einer freien Ecke des Raumes stapeln und mit „Entsorgung“ kennzeichnen

  • Kennzeichnung der umzugsrelevanten IT-, Telefon- und Bürotechnikgeräte mit Umzugsaufklebern (Bildschirm, Rechner, Dockingstation, Tastatur, Maus, Lautsprecher, Telefon inkl. Feststation, Drucker, Fax, usw., keine Kabel)

  • Bitte beachten: Umzugsaufkleber nicht auf Bildschirmflächen kleben!

  • Herunterfahren und Ausschalten der IT-Geräte

  • Lösen aller Strom- und Netzverbindungen bei Geräten

  • Ausfüllen des arbeitsplatzbezogenen und namenskonkreten IT-Begleitscheines mit Anzahl der IT-Komponenten und Bereitlegen auf der Tastatur

  • Überzählige Umzugsaufkleber auf dem persönlichen Arbeitstisch hinterlassen

In Laboren / Werkstätten:

  • Siehe „Im Büro“

  • Zusätzlich:

  • Kennzeichnen großvolumiger Umzugsgüter mit Umzugsaufklebern (z.B. Labormöbel, Geräte, sonstige mobile Ausstattungsgegenstände)

  • Schrank- oder fachbodenweise Kennzeichnung der umzugsrelevanten Inhalte von Laborschränken oder -regalen mit Umzugsaufklebern, welche von der Spedition verpackt werden sollen

  • Trennung aller Laborgeräte und -maschinen von allen Medien

  • Lösen aller Strom- und Netzverbindungen bei Geräten

  • Kennzeichnen des Entsorgungsguts aus Laboren mit roten Klebepunkten (z.B. Labormöbel, Geräte)

  • Sicherstellung der Anwesenheit eines Nutzervertreters am Einpacktag

Bitte beachten:

  • Alle Schränke, Regale, Container, usw. müssen vollständig leer sein.

  • Die Schlüssel an den Möbeln unbedingt stecken lassen. Sie werden von der Spedition an den Möbeln festgeklebt.

  • Notebooks sind aus Sicherungs- und Haftungsgründen kein Umzugsgut. Sie sind von den jeweiligen Mitarbeitern mitzunehmen.

  • Private Gegenstände sind ebenfalls kein Umzugsgut und müssen von den Mitarbeitern persönlich transportiert werden.

Eine Anwesenheit der Mitarbeiter ist nach dem Einpacken und Kennzeichnen des persönlichen und gemeinschaftlichen Umzugsguts und vor dem Auspacken gemäß taggenauer Terminierung, von Ausnahmeregelungen abgesehen, nicht notwendig.

Bitte beachten:

Beim Umzug von Laboren / Werkstätten ist allerdings die Anwesenheit eines Nutzervertreters des Kunden zum jeweiligen Ein- und Auspacktermin gemäß taggenauer Terminierung erforderlich.

Entsorgungsgut

Entsorgungsgut ist zu erfassen. Das technische Gebäudemanagement koordiniert dann die Entsorgung.

Standard: Erfassungsliste für Entsorgungsgut

Umzugsgut

Umzugsgut ist zu erfassen. In die Erfassungsliste für Umzugsgut lassen sich alle notwendigen Informationen gut erfassen, die für den Umzug erforderlich sind. Sofern Securitybehälter erforderlich sind, können diese ebenfalls angefordert werden. Das gleiche gilt für Umzugskartons. Umzugsadressblätter werden oben in die Kartons gelegt.

Standards: Erfassungsliste für Umzugsgut, Anforderungsformular Securitybehälter, Formular Übernahmeprotokoll Securitybehälter, Umzugsadressblatt

IT / Kommunikationstechnik

  • Umzüge von IT / Kommunikationstechnik benötigen grundsätzlich 3 Werkstage Vorlaufzeit.
    Ist bereits am gleichen Tag ein Umzug geplant, kann Ihr Wunschtermin nicht bestätigt werden.

  • Ricoh - Multifunktionsdrucker ( Standgeräte ) sind kein Eigentum.
    Eine Standortveränderung wird durch Fa. ABC durchgeführt.
    Dies ist separat über den Benutzerservice zu beauftragen und benötigt einen Vorlauf von ca.
    10 Tagen !

  • Bei IT-Umzügen > 12 Mitarbeiter reicht 1 Umzugstag nicht aus.
    Restarbeiten werden dann am
    Folgetag durchgeführt. An einem solchen Folgetag kann kein weiterer Umzug angenommen werden.

  • Zum Anschluss der Telefone steht am Montag, Dienstag, Mittwoch und Freitag ein externer
    Mitarbeiter zur Verfügung. Am Donnerstag können Sie ebenfalls umziehen, es können aber keine Telefone angeschlossen/gepatcht werden.

  • Netzwerkdosen-Nummern benötigen wir auch für Netzwerkdrucker und/oder Laptops

Umzugsdurchführung:

  • Laptops sind grundsätzlich alleine von den Mitarbeitern umzuziehen.

  • Bei Einzelumzügen von Mitarbeitern mit bis zu 5 Geräten (PCs, Workstation, Drucker außer

    Ricoh - Druckkopierern) ist das zugehörige IT-Equipment eigenverantwortlich vom alten auf den neuen Arbeitsplatz umzuziehen. Dies beinhaltet den Abbau, den Transport und den Auf- bau inkl. Anschluss von Netz- und Elektrokabel.

  • Bei Umzügen mit mehr als 5 Geräten wird eine externe Firma für den IT-Umzug beauftragt. Bitte denken Sie an eine Beschriftung aller Ihrer Geräte und -komponenten, alle Anschlusskabel bitte möglichst zusammen mit dem Gerät transportieren oder einen Karton auffällig beschriften.

  • Falls Abbau und Transport von Tischen notwendig, müssen die IT-Geräte von Mitarbeitern abgebaut werden.

Umzug

Während der Umzugsdurchführung ändert sich das Anforderungsprofil des Umzugsmanagers. Hat er in den Vorphasen noch dezidiert geplant, so ist er jetzt auch Improvisationstalent.

Aufgaben und Zuständigkeiten im Überblick

Aktivität

Verantwortung:

Bereitstellung der Umzugskartons und Umzugsbehälter

Spedition

Bereitstellung der arbeitsplatzbezogenen Umzugsaufkleber

TGM

Anbringung der Umzugsaufkleber:

 

an IT / TK-, Bürotechnikgeräten (Drucker, Fax, Scanner, usw.)

Kunde

an Aktenrollwagen, Umzugskartons und Mobiliar

Kunde

an Security-Behältern

Kunde

an Geräten aus Laboren / Werkstätten

Kunde

an Transportbehältern aus Laboren / Werkstätten

Spedition

Fachgerechte Verpackung des Umzugsgutes:

  • IT / TK-, Bürotechnikgeräte Abteilung IT

  • Akten, Bücher, persönliche Arbeitsgegenstände, usw. Kunde

  • Geräte u. Kleinteile aus Laboren / Werkstätten, inkl. Verplombung Spedition

  • Umzug und Bereitstellung am Zielort Spedition

  • Umzug von Notebooks, persönl. Gegenständen/Pflanzen/Bildern Kunde

Auspacken / Aufstellen am jeweiligen Arbeitsplatz

  • IT / TK-, BürotechnikgeräteAbteilung IT

  • Akten, Bücher, persönliche Arbeitsgegenstände, usw. Kunde

  • Security-Behälter inkl. Entplombung Kunde

  • Geräte und Kleinteile aus Labor / Werkstätten, inkl. Entplombung Spedition

  • Mobiliar Spedition

  • Rücknahme der Umzugsbehälter Spedition

Die PCs (IT) und Telefongeräte (TK) werden durch die Spedition in rollbaren PC-Wannen transportiert (ab sechs Arbeitsplätzen).

Die Security-Schränke und -Boxen werden mit ausschließlich sicherheitsrelevanten Gütern vom Mitarbeiter selbst bepackt.

Für die Bereiche Labore / Werkstätten gilt folgendes:

Alle Standgeräte, Tischgeräte sowie Kleingeräte aus Schränken, Regalen und Schubladen werden durch die Spedition in rollbaren und mit Plomben verschließbaren PC-Wannen mit Deckeln transportiert. Sollten Standgeräte über den Rand der PC-Wannen hinausragen, so dass kein Verschluss mittels Deckel möglich ist, werden die befüllten PC-Wannen durch die Spedition mit Stretchfolie gesichert. Alles Verbrauchsmaterial, Kleinmaterial, zerbrechliches Gut sowie Glaswaren aus Schränken, Regalen und Schubladen werden durch die Spedition in verschließbaren Transportwannen mit Deckel transportiert.

An den Umzugstagen ist für die Bereiche Labore / Werkstätten die durchgängige Anwesenheit eines Nutzervertreters des Kunden sicherzustellen, um das Ein- und Auspacken zu beaufsichtigen und zugegen zu sein.

Aufgaben des Umzugsbeauftragten beim Umzug:

  • Koordination der Auspackarbeiten

  • Beratung und Betreuung der Kollegen am neuen Standort

  • Koordination des zentralen Sammeln der Leerkartons, Transportbehälter und Aktenrollwagen an zentralen Sammelpunkten à Info an den Umzugsprojektleiter

  • Sicherstellung der Anwesenheit eines Nutzervertreters beim Auspacken durch den Spediteur im Bereich Labore / Werkstatt

  • Sicherstellung der Einhaltung des Prozessablaufs „Sicherheitstransport“ beim Auspacken durch die Spedition

Schließanlage

Die Raumschlüssel bzw. Transponder für die Zielbüros werden jeweils am geplanten Einzugstag durch die Umzugsbeauftragten an jeden Mitarbeiter persönlich ausgegeben. Die alten Schlüssel bzw. Transponder müssen zeitgleich abgegeben werden.

Dies gilt sinngemäß auch für Mitarbeiter mit Schließgewalt für weitere Zugänge und Räume.

Fundbüro

Das Umzugsmanagement richtet während des Umzuges ein „Fundbüro“ am Zielstandort ein (…). Hier werden Umzugsgüter gesammelt, die auf Grund mangelhafter oder fehlender Zieladressierung nicht zugeordnet werden können.

Das Fundbüro wird am … wieder aufgelöst. Etwaige Fundsachen werden dann an die Hausverwaltung übergeben.

Reinigung des umgezogenen Materials:

  • Feuchtreinigung aller Oberflächen der Möbel inkl. der Stuhlgestelle

  • Entfernung alter Schmutzrückstände von Oberflächen der Möbel

  • Zeitgerechtes feuchtes Auswischen der Innenflächen aller Schränke, Regale, usw.

  • Absaugen aller Polstermöbel

Nachbetreuung / Abschlussarbeiten

Am ersten Arbeitstag nach dem Umzug werden einzelne Wünsche der Mitarbeiter unmittelbar erfüllt (z.B. kleine Umstellaktivitäten). Eine derartige Aktivität lindert für den einen oder anderen Mitarbeiter mögliche (nicht erwartete) Umgebungssituationen.

Abschlussarbeiten:

  • Abnahme der Umzugsleistungen,

  • Koordination der Mängelbeseitigung,

  • Koordination der Nacharbeiten (Anbringen von Bildern, Whiteboards, usw.),

  • Rechnungsprüfung / Nachkalkulation

  • Organisation der Entsorgung.

Zu den Nacharbeiten für den Umzug zählen weiterhin:

  • Abschlussdokumentation

Es werden die Ergebnisse des Umzugs noch in die Dokumentation der Büroflächen übergeführt, um die Schließpläne, die Reinigungspläne und die Flächenverrechnungen zu aktualisieren. Eine Umzugsstatistik ist zu führen.

Aufgaben der Mitarbeiter nach dem Umzug:

    Im Büro:

    • Umzugsgut auf Schäden und Verluste untersuchen (Schadens- und Verlustprotokoll)

    • Übernahme der Security-Schränke bzw. -Boxen quittieren („Übernahmebestätigung des Mitarbeiters in Zielfläche“) und Entplombung

    • Auspacken der persönlichen Umzugskartons / Aktenrollregale / Security-Behälter

    • Auspacken der gemeinschaftlichen Umzugskartons / Aktenrollregale / Security-Behälter

    • Leere Umzugskartons auseinander falten und an die ausgewiesenen Sammelstellen bringen

    • Leere Security-Behälter an die ausgewiesenen Sammelstellen bringen

    • Leere Aktenrollregale in die Flure stellen

    In Laboren / Werkstätten:

    • Siehe „Im Büro“

    • Zusätzlich:

    • Sicherstellung der Anwesenheit eines Nutzervertreters am Auspacktag

    • Wiederanschluss aller Geräte und Maschinen an alle Medien

    • Wiederherstellung aller Strom- und Netzverbindungen bei Geräten

    • Ggf. Anleitung der Spedition hinsichtlich der Zuordnung der Inhalte zu einzuräumenden Schränken und Regalen

    • Ggf. Anleitung der Spedition hinsichtlich der Zuordnung der Geräte zu Tischen und Schränken

    Umzugsdokumente

    Am festgelegten Datum erhalten die Mitarbeiter über die Hauspost ihre namenskonkreten Umzugsdokumente inklusive der Umzugsaufkleber und der Stuhlanhänger zur Kennzeichnung ihrer Stühle.

    Die folgenden Umzugsdokumente werden vom Umzugsmanagement erstellt:

    • Umzugshinweisblatt für Büros (siehe Anlage 12.1)

    • Umzugshinweisblatt für Labore und Werkstätten (siehe Anlage 12.2)

    • Umzugsadressblatt (siehe Anlage 12.3)

    • IT-Begleitschein (siehe Anlage 12.4)

    • Umzugsaufkleber

    • Anhängerschild

    Umzugshinweisblatt

    Das Umzugshinweisblatt enthält allgemeine praktische Hinweise für den Umzug und wird namenskonkret auf Basis der Umzugsliste erstellt.

    Umzugsadressblatt

    Das Umzugsadressblatt ist vom Mitarbeiter zu kopieren und vor dem Verschließen eines Umzugskartons obenauf in den Karton zu legen. Das Umzugsadressblatt weist die Zieldaten gemäß Umzugsliste auf und dient dazu, den Inhalt eines Umzugskartons zuzuordnen, falls die außen aufgeklebten Umzugsaufkleber sich während des Umzugs lösen und verloren gehen sollten.

    IT-Begleitschein

    Der IT-Begleitschein begleitet das IT / TK-Equipment während des Umzugs und dient der Vollzähligkeitskontrolle. Die Mitarbeiter werden daher gebeten, den jeweils namenskonkret erstellten IT-Begleitschein mit der Anzahl der IT- und Telefonkomponenten auszufüllen und diesen zum Umzug auf der Tastatur bereitzulegen.

    Umzugsaufkleber

    Die Umzugsaufkleber dienen zur Kennzeichnung des Umzugsgutes und weisen in einer standardisierten Form die Zieladressdaten gemäß Umzugsliste auf. Die Farben auf den Umzugsaufklebern geben die Farben gemäß Umzugswegeleitsystem wieder (Farbcode dient der eindeutigen gebäude- und etagenbezogenen Orientierung im neuen Gebäude).

    Die Umzugsaufkleber werden

    • gut sichtbar nach dem Einpacken auf die Umzugskartons geklebt,

    • versehen mit dem Aufdruck „Inhalt“ – auf die Vorderseite der Schränke bzw. auf die Fachböden von Regalen und Schränken in Laboren / Werkstätten geklebt, deren Inhalt von der Spedition verpackt werden soll (Vorabkennzeichnung).

    Die Aufkleber werden namenskonkret gemäß Umzugsliste durch das FLM gedruckt und zusammen mit den übrigen Umzugsdokumenten ausgegeben. Handschriftliche Änderungen der bedruckten Umzugsetiketten sind nicht zulässig. Ggf. dennoch gemachte handschriftliche Änderungen bedruckter Umzugsetiketten werden bei der Umzugsdurchführung nicht berücksichtigt.

    Anhängerschild

    Zur Zieladressierung von Sonderumzugsgut, an denen die Umzugsaufkleber nicht, bzw. nur schlecht befestigt werden können, werden jedem Mitarbeiter zusammen mit den Umzugsdokumenten Anhängerschilder zur Verfügung gestellt. Das Schild wird z.B. am Bürostuhl befestigt und mit einem Umzugsaufkleber versehen.

    Transportschäden und Verluste werden grundsätzlich vom Umzugsprojektleiter in Schadens- und Verlustprotokollen dokumentiert (siehe Anlage 12.8).

    Aktivität:

    Verantwortung:

    Offene, d.h. direkt erkennbare Schäden werden sofort vom
    Mitarbeiter gemeldet

    Umzugsbeauftragter

    Verdeckte, d.h. nicht sofort erkennbare Schäden sowie Verluste
    werden sofort nach Feststellung durch den Mitarbeiter
    gemeldet
    (Vertreterregelung bei Abwesenheit des umgezogenen

    Mitarbeiters)

    Umzugsbeauftragter

    Zusammenfassung aller Mängel sowie Verluste

    Umzugsprojektleiter

    Abarbeitung aller Mängel, Ausgleich der Verluste

    Spedition

    Die Abteilung … leitet die Regulierung der Schäden durch den Umzugsspediteur im Rahmen der gesetzlichen Haftung ein (Mangelmanagement).

    Anlagen und Formblätter

    • Umzugshinweisblatt für Büros

    • Umzugshinweisblatt für Labore und Werkstätten

    • Erfassungsliste für Umzugsgut

    • Erfassungsliste für Entsorgungsgut

    • Umzugsadressblatt

    • IT-Begleitschein

    • Anforderungsformular für Security-Schrank / -Boxen

    • Übernahmeprotokoll Security-Schrank / -Boxen

    • Schadens- und Verlustprotokoll

    • Checkliste für Mitarbeiter vor dem Umzug

    • Checkliste für Mitarbeiter nach dem Umzug